Cobranças - Geração, Faturamento, Envio de Boletos, Liquidação Manual e Outras Funcionalidades

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de cobranças - geração, faturamento, envio de boletos, liquidação manual e outras funcionalidades, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina no sistema.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que houver necessidade de realizar cobranças - geração, faturamento, envio de boletos, liquidação manual e outras funcionalidades ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.

Sintoma ou cenário

O usuário precisa realizar as etapas de cobranças - geração, faturamento, envio de boletos, liquidação manual e outras funcionalidades para garantir que a informação seja registrada corretamente ou para resolver uma demanda operacional específica.

Benefício para o usuário ou operação

• Padronização do processo de registro.
• Redução de erros manuais.
• Maior agilidade e autonomia na gestão condominial.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu correspondente ao módulo em questão.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: É necessário possuir permissões de escrita/gestão no módulo correspondente.
• Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado.
• Insumos e Dados Técnicos: Informações completas sobre a unidade ou registro a ser manipulado.

Causas prováveis

Necessidade de atualização de dados ou execução de rotina periódica do condomínio.

Como fazer ou corrigir

Função do módulo Financeiro Condomob que permite gerar, faturar, liquidar manualmente, gerenciar cobranças, entre outras funcionalidades.

Gerar cobranças

Faturar cobranças

Disponibilizar e enviar boleto por E-mail e/ou notificação via App

Impressão de boletos

Liquidar manualmente cobranças

Gerar cobranças avulsas

Gerar relatório de cobranças

Pesquisa por Documento ou por Nosso Número

Outras funcionalidades no botão +Mais…

Gerar Cobranças

Após configurar a Composição das Cobranças (ver artigos Lançamentos Gerais e Lançamentos por Unidade), poderá gerar as cobranças acessando a tela Receitas > Cobranças.

Ao acessar a tela, é preciso clicar em Gerar, na parte superior da tela.

Ao clicar, será preciso informar os dados abaixo.

• Período de Competência: Informar mês e ano de competência das cobranças.
• Data de Vencimento: Definindo o ”vencimento padrão” em Configurações > Receitas > Cobranças este campo já estará preenchido com o dia configurado como padrão, mas caso desejar poderá alterar a data.
• Vencimento personalizado: Se sim, será considerado o dia de vencimento personalizado em cada unidade definido em Geral > Unidades, se não todas as cobranças serão emitidas com a mesma data de vencimento padrão do campo anterior.
• Ordinárias / Extra:Selecione quais as cobranças serão geradas (ordinária e extra, apenas ordinárias ou apenas extras).
• Agrupar Extraordinárias:Se sim, as cobranças extraordinárias serão agrupadas em uma única cobrança para cada unidade.
• Unidades Vinculantes: selecione a opção Vincular cobranças para agrupar cobranças de unidades vinculadas em um boleto único.
• Unidades sem pagador: Escolha se o sistema vai gerar (ignorar) ou não (não ignorar) cobranças para unidades sem um pagador definido.
• Gerar cobranças com valor zero: Se sim, será gerado um boleto para o síndico e/ou subsíndico, sem a possibilidade de pagamento.
• Gerar para: Utilize os campos dessa sessão, se desejar filtrar a geração das cobranças conforme os campos abaixo:
• Todas as contas contábeis:Deixe selecionada a opção “todas as contas contábeis” se desejar gerar todas as cobranças, com todas as contas contábeis cadastradas nos lançamentos gerais.
• Todos os grupos: Deixe selecionada a opção “todos os grupos” se desejar gerar as cobranças para todos os blocos/torres ou selecione um bloco específico.
• Todos os marcadores: Deixe selecionada a opção “todos os marcadores” se desejar gerar as cobranças para todos os marcadores ou selecione um marcador específico.
• Para - Todas as Unidades: Deixe seleciona a opção “todas as unidades” se desejar gerar as cobranças para todas as unidades ou filtre unidades com as seguintes opções:
  • Identificador iniciado por
  • Identificador não iniciado por
  • Identificador igual a
  • Identificador diferente de
• Filtros (separados por vírgulas): E neste campo insira a informação conforme a seleção efetuada no campo anterior.

Após realizar a configuração desejada, pode clicar em Continuar.

Ao continuar, o usuário será direcionado para a tela de simulação, onde poderá visualizar o que será cobrado no boleto de cada unidade. Estando tudo conforme deseja, poderá clicar em Confirmar, na parte superior direita da tela.

Faturar Cobranças

Logo após gerar as cobranças, será possível visualizar um pop up para faturar as cobranças.

Se desejar, também poderá faturar as cobranças em outro momento. Para isso, é preciso acessar a tela Receitas > Cobranças e filtrar o período desejado.

Selecione todas as cobranças que deseja faturar da listagem e clique em Faturar, na parte superior da tela.

Ao clicar em Faturar, será aberto um pop up para preenchimento das configurações do faturamento.

• Faturar com: Escolha entre as opções Conta Bancária ou Conta PJBank.
• Conta: Escolha a conta financeira cadastrada e homologada ou uma conta PJBank habilitada.
• Instruções de Boleto: Escolha a instrução de boleto desejada e previamente criada na aba Configurações > Instruções de Boleto.
• Ignorar Erros?: Escolha “Não” para que o faturamento não seja realizado caso haja alguma inconsistência.

Lembrando que antes de realizar o faturamento é necessário que a conta bancária esteja cadastrada e homologada para emissão de boletos (Contas Financeiras), ou que a conta esteja credenciada e habilitada pela PJBank (Contas PJBank).

Obs.: Não estamos realizando novos credenciamentos de conta com o prestador Safe2pay.

Após configurar o pop up, já poderá clicar em Faturar para que as cobranças de fato sejam faturadas e enviadas para registro.

Caso o condomínio fature com o PJBank, após o faturamento, é preciso apenas aguardar a confirmação do registro pelo banco.

Se o condomínio fatura diretamente com o banco, será preciso gerar a remessa para envio. Para isso, é preciso marcar todas as cobranças faturadas e clicar em + Mais > Remessa.

Será aberto um pop up em que escolherá o tipo de movimento que será realizado com as cobranças, escolhendo entre Entrada de Título, Pedido de Baixa ou Alteração de Vencimento.

Clicando em Gerar, será feito o download da remessa em seu computador para que possa enviar ao sistema do banco.

Disponibilizar e enviar boleto por E-mail e/ou notificação via App

Após faturar e registrar as cobranças, elas precisam ser disponibilizadas online para que os condôminos possam visualiza-las. Para isso, selecione as cobranças e clique no botão Disponibilizar, na parte superior da tela.

Recomendamos que o boleto seja disponibilizado online apenas após confirmação do registro bancário, identificado pelo ícone do banco na cor verde .

Após clicar no botão Disponibilizar, poderá escolher entre Disponibilizar, Disponibilizar/Email/App, Disponibilizar/Email ou Disponibilizar/App.

Escolhendo a opção Disponibilizar/Email/App, o sistema já irá disponibilizar online, enviar para o e-mail e notificar no aplicativo do condômino. Porém, se ainda assim desejar enviar por e-mail a cobrança, poderá marca-las e clicar em Enviar, na parte superior da tela.

Impressão de boletos

Para imprimir os boletos desejados, é preciso marca-los na tela Receitas > Cobranças e clicar em Boletos, na parte superior da tela.

Será aberto um pop up para configuração da impressão desejada.

• Área Livre: informações que desejar que sejam impressas no boleto conforme as opções:
• Sem conteúdo.
• Demonstrativo de Receitas e Despesas.
• Relação de Despesas Rateadas.
• Unidades Vinculadas.
• Previsão Orçamentária.
• Personalizada.
• Previsão Orçamentária - Despesas.
• Rateio de Despesas (Lançamentos Gerais).
• Capa (no verso):
• Com capa.
• Sem capa.
• Ordenar por: ordem os boletos no arquivo que será gerado em PDF.
• Unidade (Grupo/Identificador).
• Unidade (Identificador).
• Vencimento.
• Cobranças Vencidas:
• Não exibir.
• Detalhar cobranças.
• Apenas aviso.
• Optantes do Boleto Digital:
• Imprimir.
• Não imprimir.
• Informações complementares: campo livre para inserir qualquer informação necessária que considerar importante.

Para já deixar essas configurações padronizadas, acessar Configurações > Receitas > Boletos, sendo possível alterar nesse pop up um dos campos em alguma situação especial.

Liquidar manualmente cobranças

A tela de Cobranças ainda permite a liquidação manual e em massa das cobranças desejadas. Para isso, é preciso marcar todas as cobranças desejadas na listagem e clicar em Liquidar, na parte superior da tela.

No pop up que será aberto, poderá preencher os campos para personalizar a liquidação de todas as cobranças marcadas na listagem.

• Conta de crédito: escolha a conta de crédito.
• Data de pagamento: no vencimento ou outra data.
• Liquidação/Crédito: data de liquidação e/ou data que o crédito foi efetuado:
• Mesmo dia
• Dia +1
• Dia +2
• Dia +3
• Dia +4
• Dia +5
• Aplicar acréscimos / descontos?: Sim ou não (se estiver configurado previamente).

Se desejar, é possível também liquidar apenas uma das cobranças. Para isso, é preciso clicar na cobrança desejada e, após acessar a cobrança, clicar em Liquidar na parte superior da tela.

Será aberto um pop up para configurar a liquidação, disponibilizando os campos abaixo.

• Conta de crédito: escolha a conta de crédito.
• Pagamento: informe a data de pagamento.
• Liquidação/Crédito: informe a data de liquidação e/ou data que o crédito foi efetuado.
• Valor: valor da cobrança (não é um campo para edição pois trata-se do valor da cobrança gerada).
• + Multa: acréscimo de multa por atraso, se houver.
• + Juros: acréscimo de juros por atraso, se houver.
• - Desconto: desconto por antecipação de pagamento, se houver.
• Dif. +/-: diferença paga a menor ou a maior.
• Pago: valor pago pelo condômino.
• - Tarifa: desconto da tarifa bancária.
• Recebido: valor efetivo recebido.

Obs.: Multa, juros e desconto precisam estar configurados no sistema.

Gerar cobranças avulsas

Na tela de Cobranças, é possível criar cobranças avulsas, ou seja, cobranças que não utilizarão os valores criados em lançamentos Gerais ou em Lançamentos por Unidade. Para isso, é preciso clicar em + Nova, na parte superior da tela.

Na tela que será aberta, o usuário precisará preencher os campos abaixo, conforme a cobrança que deseja gerar.

• Tipo:Escolha se a cobrança será Ordinária, Extraordinária ou Acordo.
• Unidade: Escolha a unidade que a cobrança está sendo direcionada.
• Emissão: Data que a cobrança está sendo emitida.
• Pagador: Selecione quem será o pagador (que deverá estar registrado no sistema previamente).
• Competência: Informe o mês e ano de competência da cobrança.
• Vencimento: Coloque a data do vencimento do boleto.
• Composição:
• Descreva a cobrança.
• Escolha a conta contábil.
• Escolha a conta disponibilidade.
• Escolha as parcelas, se houver.
• Escolha se deverá ser aplicado desconto de antecipação de pagamento ou não (se o desconto estiver configurado na instrução de boleto).
• Digite o valor da cobrança.
• Clique em “+” se desejar inserir mais itens na composição e preencha os mesmos campos mencionados acima.

Após preencher os campos, clique em Salvar para que a cobrança seja criada no sistema. Em seguida, o usuário já poderá seguir os passos anteriores, faturando e disponibilizando a cobrança para o condômino.

Gerar relatório de cobranças

Para gerar um relatório na tela, é preciso clicar em Relatório, na parte superior.

• Escolha se deseja exibir Mostrar Assinaturas previamente configuradas na aba Configurações > Assinaturas de Relatórios.
• Informe se, no relatório, irá Separar por Unidades Vinculadas.

Após isso, poderá clicar em PDF ou XLS para gerar o relatório no formato desejado.

Pesquisa por Documento ou por Nosso Número

Caso deseje pesquisar uma cobrança específica, é possível utilizar o número do documento ou o Nosso Número da cobrança. Para isso, clique na lupa de pesquisa na parte superior da tela.

Ao clicar, poderá escolher se a busca será por documento ou Nosso Número. Escolha a opção desejada, informe o número e clique em pesquisar. Dessa forma, o usuário será redirecionado para a cobrança pesquisada.

Outras funcionalidades no botão +Mais…

A tela ainda possui outras funcionalidades, clicando em + Mais, na parte superior da tela.

As funcionalidades disponíveis são:

• Remessa: Gerar arquivos de remessa ao banco.
• Atualizar: Atualizar vencimento e valor incluindo acréscimos de cobranças vencidas.
• Estornar: Estornar cobranças liquidadas selecionadas.
• Alterar data de vencimento: Alterar a data de vencimento de cobranças geradas selecionadas;
• Alterar data de emissão: Alterar a data de emissão de cobranças geradas selecionadas;
• Alterar pagamento/liquidação: Poderá alterar nas cobranças selecionadas:
• conta de crédito
• data do pagamento
• data de liquidação/crédito
• Alterar período de competência: Alterar o período de competências de cobranças geradas selecionadas.
• Alterar instruções de boleto: Alterar as instruções de boleto de cobranças geradas selecionadas;
• Alterar conta contábil: Alterar a conta contábil de cobranças geradas selecionadas, lembrando que o sistema fará a substituição com base na descrição da composição ou pela conta contábil já utilizada na cobrança.
• Alterar conta de disponibilidade: Alterar a conta de disponibilidade de cobranças geradas selecionadas;
• Tornar indisponível: Indisponibilizar online cobranças selecionadas;
• Reverter faturamento: Reverter o faturamento de cobranças selecionadas. Só está disponível para cobranças faturadas direto com uma conta bancária e que o arquivo de remessa ainda não tenha sido enviado.
• Cancelar/Baixar: Cancelar ou Baixar cobranças selecionadas (lembrando que deverá enviar arquivo de remessa para o banco se for faturamento direto com conta bancária).
• Reverter Cancelamento: Primeiro será necessário filtrar as cobranças com o status de canceladas no filtro “Todas as Cobranças”. Selecionar então as cobranças ou a cobrança específica que deseja reverter o cancelamento e clicar em Reverter Cancelamento. Obs.: Não é possível reverter o cancelamento de cobranças referentes a acordos que foram cancelados ou cobranças canceladas porque foram substituídas por um acordo.
• Excluir: Excluir cobranças que estejam com o status de “Canceladas”.
• Alterar status de faturamento: Alterar manualmente o status de faturamento as cobranças selecionadas. Permitido somente para cobranças geradas direto por uma conta bancária.
• Verificar status PJBank: Atualizar status de cobranças faturadas com PJBank.
• Forçar refaturamento PJBank: Forçar um refaturamento mas somente para uma ajuste, uma edição. Não realiza alteração no faturamento já enviado para a PJBank.
• Invalidar boletos PJBank: Invalidar um boleto PJBank para que não seja mais possível utilizá-lo para pagamento.
• Verificar pagamentos Safe2Pay: Atualizar o status de pagamento da Safe2Pay.
• Processar pagamentos via cartão de crédito
• Cancelar pagamentos via cartão de crédito

Resultado esperado

Ao concluir os passos, o sistema processará a solicitação de cobranças - geração, faturamento, envio de boletos, liquidação manual e outras funcionalidades com sucesso. Você visualizará uma confirmação na tela e o registro será atualizado com os novos dados, permitindo a continuidade do fluxo operacional com total transparência.

Quando escalar

Caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas ou se o comportamento divergir do esperado após a execução dos passos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Print da tela de erro.
• ID ou nome do registro afetado.
• Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

• Mantenha os dados sempre atualizados para evitar inconsistências em relatórios futuros.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: Botão de salvar inativo.
• Causa provável: Falta de preenchimento de campo obrigatório.
• Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco.

Dúvidas relacionadas

P: É possível emitir segunda via sem multa? R: Sim, configurando a excepcionalidade no painel financeiro da respectiva unidade.

P: Como configuro envio automático por e-mail? R: Isso pode ser feito ativando as notificações de emissão nas configurações principais do condomínio.

Palavras-chave de busca

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