» Despesas – Condomob - Central de Ajuda

Despesas lançadas por status:
- Com vencimento no mês;
- Com competência no mês;
- Liquidadas no mês;
- Pendentes no mês;
- Pendentes no mês + vencidas;
- Pendentes no mês + próximos meses;
- Todas as pendentes;
- A vencer;
- Vencendo hoje;
- Vencidas.
Lançamentos por tipo:
- Todos os tipos;
- Despesas;
- Retenções.
Lançamentos por conta financeira:
- Todas as contas;
- Ou escolher uma conta especifica no sistema
Lançamentos por formas de pagamentos:
- Todas as formas de pagamento;
- Ou escolher uma forma pagamento específica.
Lançamentos por fornecedor:
- Todos os fornecedores;
- Ou escolher um fornecedor específico.
Lançamentos por conta contábil:
- Todas as despesas (todas as contas contábeis de despesas);
- Ou escolher uma conta contábil específica.
É possível filtrar também por despesas rateadas ou não:
- Marcadas para rateio ou não;
- Apenas marcadas para rateio;
- Apenas não marcadas para rateio;
E filtrar com ou sem anexos:
- Com ou sem anexos;
- Apenas com anexos;
- Apenas sem anexos.

Poderá então visualizar todas as despesas lançadas no mês com as seguintes informações:

Na primeira linha:

Quantidade de despesas lançadas no mês e valor total;
Quantidade de despesas liquidadas no mês, valor total e o percentual;
Quantidade de despesas vencidas no mês, valor total e o percentual;
Quantidade de despesas vencendo no dia da consulta, valor total e percentual;
Quantidade de despesas a vencer, valor total e percentual.
Quantidade de despesas que participam do rateio.

Colunas:

Cód. (código da despesa gerado pelo sistema ao ser emitida);
Fornecedor;
Descrição;
Anexos;
Parcela (se for pagamento único estará em branco);
Conta (conta financeira na qual o débito será efetuado);
Conta Contábil;
Conta Disponibilidade;
Forma (forma de pagamento);
Doc./NF;
Período;
Vencimento;
Liquidação (data da liquidação ou a data de agendamento na cor amarela);
Valor.

Sinalização por cor:

Vermelho: em atraso;
Amarelo: vencendo no dia da consulta;
Azul: a vencer;
Verde: liquidada.

Ordenação:

Por padrão a ordem das despesas aparecerá na tela pela data de vencimento e crescente, mas poderá alterar a ordem clicando em qualquer uma das colunas, seja por fornecedor, conta, liquidação e etc. E alterar para crescente ou decrescente. Basta clicar no nome da coluna.

Exemplos:

Forma de Pagamento - Ordem alfabética crescente:

Fornecedor - Ordem alfabética decrescente:

Ícones sinalizadores:

Ao lado de cada despesa existem ícones sinalizadores para que identifique com maior rapidez determinados status e/ou condições. Estando ativos representam:

Despesa

Pagamento Agendado

Vencida

Despesa Recorrente

Despesa Rateada

Vencimento na data da consulta

A Vencer

Liquidada

Lançar Despesas Nominais

1 - Para criar uma nova despesa clique no botão "+ Nova":

2 - Selecione uma das opções abaixo para agilizar o cadastramento da despesa caso necessário:

Cadastrar mais 1 após salvar: Após terminar de cadastrar uma despesa e salvar, uma nova tela de cadastro de despesa já ficará disponível. Caso não marque essa opção, ao salvar a despesa cadastrada permanecerá na mesma tela, com mais opções de ações posteriores ao cadastro, que explicaremos mais para frente.
Liquidar ao cadastrar: A nova despesa já será lançada como liquidada.
Lançar demais parcelas: Marque essa opção para despesas com pagamento parcelado.
Preencha o campo Parcela com o valor 1 e o campo De com o número de parcelas que deverão ser lançadas.
Preencher o campo Valor com o valor de cada parcela e não com o valor total. Ao salvar será exibido o vencimento e valor das próximas parcelas que podem ser alterada e em seguida clicar no botão "Salvar". (Exemplo imagem abaixo).

Lançar como Recorrente: Se a despesa for recorrente, ficará salva para lançamentos em meses posteriores. Veja mais nos artigos Despesas Recorrentes e Lançamento de Despesas Recorrentes

3 - Preencha os dados da despesa:

Conta: Selecione uma conta financeira para a despesa;
Descrição: Preencha com a descrição da despesa;
Parcela / De: Inclua parcelas para que elas sejam emitidas nos meses posteriores de acordo com a quantidade;
Fornecedor: Selecione um fornecedor anteriormente cadastrado (função Despesas > Fornecedores) ou clique no sinal para adicionar um novo Fornecedor. Se quiser editar os dados de um fornecedor já cadastrado, selecione o fornecedor e clique no ícone ;
Emissão: Selecione a data da emissão da despesa;
Vencimento: Selecione a data de vencimento da despesa;
Competência: Selecione o mês de competência;
Agendamento: Agende a data de pagamento da despesa. Se houver envio de remessa para o banco, a data de efetivação de pagamento será na data agendada (que poderá ser ou não a mesma que a data do vencimento), se não houver agendamento a data de débito será a que foi informada como vencimento. Importante: o funcionamento do agendamento dependerá do banco e se está disponível o envio de remessa para pagamento de despesas em nosso sistema.
Forma Pagto.: Escolha a forma de pagamento, se Boleto bancário, Cheque, Dinheiro, Cartão de Crédito ou Débito, PIX e etc;
Cheque: Se a forma de pagamento for cheque, insira o número do cheque emitido. Veja também os artigos Talões de Cheques e Cheques Emitidos
Doc/NF: Insira o número do documento ou nota fiscal emitida.
Linha Digitável: Insira os números da linha digitável referente a fatura para pagamento da despesa que está sendo cadastrada, se for o caso.
- Se desejar poderá no menu superior, clicar no botão de código de barras para lançar uma despesa inserindo a linha digitável por digitação ou copiando e colando ou via leitor de código de barras. Após o preenchimento, clique em "Lançar", e dessa forma alguns campos serão preenchidos automaticamente.
Descrição: Insira uma descrição para a composição da despesa. Clicando no sinal de "+ " poderá acrescentar outras composições da despesa para o mesmo lançamento;
Conta Contábil: Escolha a conta contábil para a despesa;
Conta Disponibilidade: Escolha a conta disponibilidade (fundo ordinário, fundo de reserva, bancos conta movimento, fundo de caixa pequena e etc.);
Rateio?: Se Sim, identifica que a despesa participa do rateio entre os condôminos;
Valor: Insira o valor da despesa (ou da parcela, se for o caso);
Despesa com retenções: Selecione se é uma despesa com retenção ou se a despesa é uma retenção, se for o caso.

4 - Se necessário, preencha os dados referentes as retenções de impostos:

Preencha os campos conforme a seleção efetuada, se despesa com retenções ou se a despesa é uma retenção:

> Despesa com retenções:

Clique no sinal de "+" para inserir uma nova retenção:

Imposto: selecione o tipo de imposto (os impostos deverão ser cadastrados previamente na função Despesas > Impostos Sujeitos à Retenção);
Vencimento: preencha com a data de vencimento do imposto retido;
Base: Valor base a ser calculado o imposto;
Valor: este campo será preenchido conforme percentual do imposto e o valor da despesa;
Out. Entidades: preencha este campo com o valor a ser retido para outras entidades, se for o caso;
Reter: optar por "Sim" ou "Não";
Descrição: insira a descrição do imposto;
Linha Digitável: insira a linha digitável referente a guia de pagamento do imposto (somente informativo).

> Despesa é uma retenção:

Base de Cálculo: valor base a ser calculado;
Imposto: selecione o tipo de imposto (os impostos deverão ser cadastrados previamente na função Despesas > Impostos Sujeitos à Retenção);
Outras Entidades: preencha este campo com o valor a ser retido para outras entidades, se for o caso;
Despesa de origem (opcional): preencha com a descrição da despesa de origem.

Veja também o artigo Impostos Sujeitos à Retenção.

5 - Insira anexos:

Clique no sinal de "+" para anexar um recibo ou uma nota fiscal.
Clique em Manter anexo em todas as parcelas, se desejar.

Também é possível "arrastar um anexo" de seu computador para esta tela.

6 - Clique no botão "Salvar":

Depois de salvar a Despesa, iremos visualizar novos blocos, Ocorrência e Patrimônio:

Poderá vincular uma ocorrência nesta despesa com as informações desejadas;
Poderá cadastrar e vincular um Patrimônio nesta despesa

Lançar Despesa Recorrente

Se uma despesa já estiver cadastrada como recorrente, poderá efetuar o lançamento no mês seguindo os seguintes passos:

1 - Clique no botão de despesa recorrente:

2 - Selecione no primeiro campo uma das seguintes opções de lançamento:

Não lançadas no período, com aviso;
Não lançadas no período;
Todas as recorrências.

3 - Marque todas as despesas para lançamento no mês, clicando na caixa de seleção no canto esquerdo ao lado da coluna "Fornecedor" ou marque somente uma ou mais despesas, clicando na caixa de seleção no canto esquerdo ao lado do nome do fornecedor:

4 - Clique em um dos seguintes botões:

Lançar: realiza o lançamento da despesa no mês de competência escolhido;
Lançar e agendar: realiza o lançamento da despesa no mês de competência escolhido com o agendamento para pagamento com a mesma data informada para o vencimento;
Lançar e liquidar: realiza o lançamento da despesa no mês de competência escolhido já liquidada.

Veja mais sobre Despesas Recorrentes lendo os artigos » Despesas - Lançamento de Despesas Recorrentes e » Despesas Recorrentes.

Lançar Despesa via Código de Barras

Poderá lançar uma despesa via código de barras ou linha digitável, conforme os passos a seguir:

1 - Clique no botão "Lançar despesa via código de barras":

2 - Preencha o campo através de um leitor de código de barras ou inserindo a linha digitável, na caixa de diálogo que se abrirá:

3 - Clique no botão "Lançar":

4 - Preencha os demais campos para realizar o lançamento e clique no botão "Salvar":

Funcionalidades Disponíveis na Tela da Despesa Cadastrada

Após efetuar o lançamento de uma despesa no sistema, poderá realizar as seguintes ações utilizando as funcionalidades disponíveis na tela da despesa cadastrada:

Ir para uma despesa cadastrada anterior a atual clicando no botão "Anterior":
Voltar para a tela inicial de Despesas clicando em no botão "Voltar":

Lançar uma nova despesa clicando no botão "+Nova":

Lançar uma nova despesa via código de barras/linha digitável, clicando no botão de "Código de Barras":

Clonar a despesa cadastrada, clicando no botão "Clonar":

Alterar os dados que forem diferentes, caso necessário, inserir o mês de competência e se houver anexos selecionar se deseja manter os mesmos arquivos nesta nova despesa. Clicar em "Salvar".
Liquidar a despesa clicando no botão "Liquidar":

Estornar a despesa liquidada clicando no botão "Estornar":

Emitir um relatório com as informações da despesa clicando no botão "Relatório":

Se houverem anexos inseridos na despesa, também estarão disponíveis na emissão do relatório.

Emitir um recibo clicando no botão "Recibo":
Ao clicar em Recibo, teremos algumas opções de filtros, como por exemplo qual será a data de pagamento que constará no recibo, e se deseja exibir o campo de assinatura do fornecedor e do responsável.

Emitir um recibo de pagamento a autônomo - RPA - clicando no botão "RPA":Preencha os seguintes campos e clique em seguida no botão "Imprimir":

- % IRRF;
- % INSS;
- % ISSQN;
- Descrição do Serviço.

Realizar a impressão em cheque, caso seja esta a forma de pagamento, clicando no botão "Cheque" (é possível preencher o nome que sairá no cheque, caso deixar o campo em branco, o sistema irá preencher a Razão Social do Fornecedor da despesa):
Ir para uma despesa cadastrada posterior a atual clicando no botão "Próximo":
Editar dados de uma despesa liquidada, sem precisar estorná-la, clicando no botão "Editar":

Poderá editar os seguintes dados:
- Doc/NF;
- Série;
- Forma de Pagto.;
- Descrição.
  
  Após terminar de preencher, clique no botão "Editar":

Excluir a despesa cadastrada clicando no botão "Excluir":

Verificar informações de inclusão e atualizações clicando no botão "Log":

Também poderá registrar Ocorrências após o lançamento da despesa:

Clique no sinal de "+", escreva a ocorrência e clique no botão "Salvar":

Na área de Anexos poderá visualizá-los, inserir mais anexos e ordená-los. Também é possível definir o Tipo do anexo.

Liquidar Despesas no Sistema

Na tela inicial da função poderá liquidar mais de uma despesa no sistema, realizando algumas alterações caso necessário.

1 - Selecione o período, utilize os filtros se desejar uma busca mais específica e clique no botão "Buscar":

2 - Marque as despesas que desejar liquidar clicando em sua respectiva caixa de seleção:

3 - Clique no botão "Liquidar":

4 - Preencha os seguintes campos caso seja necessária alguma alteração na liquidação:

Conta: deixe a opção "Não alterar" ou escolha uma outra conta financeira para débito diferente da que havia sido cadastrada na originalmente despesa;
Forma de pagamento: deixe a opção "Não alterar" ou escolha uma outra forma de pagamento diferente da que havia sido cadastrada originalmente na despesa;
Data de Liquidação: deixe a opção "No vencimento" para liquidar mantendo a data do vencimento , a data em que está realizando a liquidação, No agendamento para liquidar na data de preenchida de agendamento da despesa, ou selecione a opção "Outra data" para inserir uma data de liquidação diferente no campo seguinte.

5 - Clique no botão "Liquidar":

Agendar Pagamento de Despesas

Na tela inicial da função poderá agendar mais de uma despesa no sistema, realizando alteração da data de agendamento caso necessário.

1 - Selecione o período, utilize os filtros se desejar uma busca mais específica e clique no botão "Buscar":

2 - Marque as despesas que deseja agendar clicando em sua respectiva caixa de seleção:

3 - Clique no botão "Agendar":

4 - Preencha o campo "Data de Agendamento" com uma das opções caso seja necessário alterar a data de agendamento:

No vencimento: o agendamento será realizado com a mesma data do vencimento para pagamento da despesa, não sendo necessário preencher o campo seguinte;
Outra data: selecione esta opção para definir uma nova data de agendamento para pagamento da despesa no sistema e preencha o campo seguinte com a data desejada

Caso queira cancelar o agendamento cadastrado nas despesas anteriormente, selecione a opção "Outra data" e deixe o campo seguinte referente a data em branco. Obs.: Caso o campo esteja preenchido com a data atual, clique no ícone de calendário no campo e clique em "limpar".

5 - Clique no botão "Agendar":

Emitir Relatório

Na tela inicial da função poderá emitir um relatório referente as despesas lançadas.

1 - Selecione o período, utilize os filtros se desejar uma busca mais específica e clique no botão "Buscar":

2 - Clique no botão "Relatório":

3 - Selecione no campo "Mostrar assinaturas?" e "Mostrar classificação" entre as opções "Sim" ou "Não". Também escolha se deseja exibir o relatório no campo "Modelo" como Listagem ou Detalhado (detalhado irá vir dados ao topo do relatório e os anexos das despesas):

Observação: Para inserir assinaturas digitais ou o campo para assinatura no relatório impresso é necessário realizar primeiramente a configuração na função "Configurações > Assinaturas dos Relatórios". Saiba mais lendo o artigo » Assinaturas dos Relatórios.

4 - Escolha o formato para emissão, clicando nos botões "PDF" ou "XLS" (planilha):

Preencher Cheques

Com esta funcionalidade poderá realizar a impressão em folhas de cheque, conforme os dados cadastrados na despesa e com essa forma de pagamento.

1 - Selecione o período, escolha no campo "Formas de Pagamento" a opção "Cheque" e clique no botão "Buscar":

2 - Selecione as despesas para as quais irá realizar a impressão dos cheques:

3 - Clique no botão "Cheque":

(É possível preencher o nome que sairá no cheque, caso deixar o campo em branco, o sistema irá preencher a Razão Social do Fornecedor da despesa):

Pesquisar Despesa pelo Código

Na tela inicial da função poderá pesquisar uma despesa através de seu código, independente do período de sua emissão.

1 - Clique no botão com o símbolo de uma lupa para pesquisar a despesa:

2 - Digite o código da despesa:

3 - Clique no botão "Pesquisar":

Mais Opções

Na tela inicial da função poderá acessar mais opções de funcionalidades.

1 - Selecione o período e clique no botão "+Mais":

Opções disponíveis:

Remessa: Envio de remessa ao banco para pagamentos das despesas. Importante: Consultar os bancos disponíveis em nosso sistema;
Estornar: Realize a busca e seleção das despesas que deseja estornar e clique nesta opção;
Alterar Vencimento: Realize a busca e seleção das despesas que deseja alterar o vencimento e clique nesta opção;
Alterar Período de Competência: Realize a busca e seleção das despesas que deseja alterar o período de competência e clique nesta opção;
Alterar Conta contábil: Alterar a conta contábil de cobranças geradas selecionadas;
Alterar Conta de disponibilidade: Alterar a conta de disponibilidade de cobranças geradas selecionadas;
Incluir / Remover Rateio: Realize a busca e seleção das despesas que deseja incluir ou remover o rateio e clique nesta opção;
Excluir: Realize a busca e seleção das despesas que deseja excluir e clique nesta opção.

Função para lançamento e gerenciamento de despesas

Buscar / Visualizar Despesa

Lançar Despesas Nominais

Lançar Despesa Recorrente

Lançar Despesa via Código de Barras

Funcionalidades Disponíveis na Tela da Despesa Cadastrada

Liquidar Despesas no Sistema

Agendar Pagamento de Despesas

Emitir Relatório

Preencher Cheques

Pesquisar Despesa pelo Código

Mais Opções

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