Função para lançamento e gerenciamento das despesas do condomínio.
O gerenciamento e lançamento das despesas será realizado na aba Despesas > Despesas, no módulo financeiro.
Lançar Despesa via Código de Barras
Funcionalidades Disponíveis na Tela da Despesa Cadastrada
Buscar / Visualizar Despesa
Na tela inicial da função, é possível buscar as despesas com vencimento no mês atual. Para isso, basta clicar na lupa de pesquisa.
Se desejar uma busca específica, poderá aplicar os seguintes filtros:
- Despesas lançadas por status:
- Com vencimento no mês.
- Com competência no mês.
- Liquidadas no mês.
- Pendentes no mês.
- Pendentes no mês + vencidas.
- Pendentes no mês + próximos meses.
- Todas as pendentes.
- A vencer.
- Vencendo hoje.
- Vencidas.
- Agendadas.
- Não Agendadas.
- Lançamentos por tipo:
- Todos os tipos.
- Despesas.
- Retenções.
- Lançamentos por conta financeira:
- Todas as contas.
- Ou escolher uma conta especifica no sistema.
- Lançamentos por formas de pagamentos:
- Todas as formas de pagamento.
- Ou escolher uma forma pagamento específica.
- Lançamentos por fornecedor:
- Todos os fornecedores.
- Ou escolher um fornecedor específico.
- Lançamentos por conta contábil:
- Todas as despesas (todas as contas contábeis de despesas).
- Ou escolher uma conta contábil específica.
- Lançamentos por conta disponibilidade:
- Todas as contas disponibilidade.
- Ou escolher uma conta disponibilidade específica.
- É possível filtrar também por despesas rateadas ou não:
- Marcadas para rateio ou não.
- Apenas marcadas para rateio.
- Apenas não marcadas para rateio.
- E filtrar com ou sem anexos:
- Com ou sem anexos.
- Apenas com anexos.
- Apenas sem anexos.
- Com documento fiscal.
- Sem documento fiscal.
- Com documento de pagamento.
- Sem documento de pagamento.
- Com comprovante.
- Sem comprovante.
- Com outros.
- Sem outros.
Poderá então visualizar todas as despesas lançadas no mês com suas devidas informações.
Logo abaixo dos filtros, é possível verificar a quantidade de despesas lançadas no mês e o valor total no primeiro item. No segundo item aparecerá a quantidade de despesas liquidadas no mês, o valor total e o percentual de despesas liquidadas em comparação ao total.
No terceiro item, mostrará a quantidade de despesas vencidas no mês, o valor total e o percentual em comparação ao total. Já no quarto item, constará a quantidade de despesas vencendo no dia da consulta, o valor total e também o percentual.
No quinto item, aparecerá a quantidade de despesas a vencer, o valor total e o percentual. Por fim, no sexto item, aparecerá a quantidade de despesas que participam do rateio, o valor total e o percentual.
Na listagem das despesas, será possível visualizar as seguintes informações:
- Cód. (código da despesa gerado pelo sistema ao ser emitida).
- Fornecedor.
- Descrição.
- Anexos.
- Parcela (se for pagamento único estará em branco).
- Conta (conta financeira na qual o débito será efetuado).
- Conta Contábil.
- Conta Disponibilidade.
- Forma (forma de pagamento).
- Doc./NF.
- Período.
- Vencimento.
- Liquidação (data do agendamento na cor amarela).
- Valor.
As despesas também estarão sinalizadas por cor, onde vermelho seria as despesas em atraso, amarelo mostrará as despesas vencendo no dia da consulta, azul será a vencer e verde será as despesas liquidadas.
Por padrão a ordem das despesas aparecerá na tela pela data de vencimento e crescente, mas poderá alterar a ordem clicando em qualquer uma das colunas, seja por fornecedor, conta, liquidação e etc. E alterar para crescente ou decrescente, clicando no nome da coluna.
Ao lado de cada despesa existe ícones sinalizadores para que identifique com maior rapidez determinados status e/ou condições. Estando ativos representam:
Despesa.
Pagamento Agendado.
Vencida.
Despesa Recorrente.
Despesa Rateada.
Vencimento na data da consulta.
A Vencer.
Liquidada.
Retenção.
Pagamento realizado (quando pago com conta digital PJBank).
Lançar Despesas Nominais
Para criar uma nova despesa, é preciso clicar em + Novo, na parte superior da tela.
Na parte superior da tela, terá quatro opções de auxilio no cadastramento de despesas. Abaixo, como utilizar cada uma delas.
- Cadastrar mais 1 após salvar: Após terminar de cadastrar uma despesa e salvar, uma nova tela de cadastro de despesa já ficará disponível.
- Liquidar ao cadastrar: A nova despesa já será lançada como liquidada.
- Lançar demais parcelas: Marque essa opção para despesas com pagamento parcelado cadastrado no campo Parcela/De.
- Lançar como Recorrente: Se a despesa for recorrente, ficará salva para lançamentos em meses posteriores. Veja mais nos artigos Despesas Recorrentes e Lançamento de Despesas Recorrentes
Abaixo dessas opções, será possível informar os dados da despesa. Para auxiliar no cadastro dos campos, temos as instruções abaixo.
- Conta: Selecione uma conta financeira para a despesa.
- Descrição: Preencha com a descrição da despesa.
- Parcela / De: Inclua parcelas para que elas sejam emitidas nos meses posteriores de acordo com a quantidade.
-
Fornecedor: Selecione um fornecedor previamente cadastrado em Despesas > Fornecedores ou clique no sinal
para adicionar um novo Fornecedor. Se quiser editar os dados de um fornecedor já cadastrado, selecione o fornecedor e clique no ícone
.
- Emissão: Selecione a data da emissão da despesa.
- Vencimento: Selecione a data de vencimento da despesa.
- Competência: Selecione o mês de competência.
- Agendamento: Agende a data de pagamento da despesa. Se houver envio de remessa para o banco, a data de efetivação de pagamento será na data agendada (que poderá ser ou não a mesma que a data do vencimento). Se não houver agendamento, a data de débito será a que foi informada como vencimento. Importante: o funcionamento do agendamento dependerá do banco e se está disponível o envio de remessa para pagamento de despesas em nosso sistema.
- Forma Pagto.: Escolha a forma de pagamento, se Boleto bancário, Cheque, Dinheiro, Cartão de Crédito ou Débito, PIX e etc.
- Cheque: Se a forma de pagamento for cheque, insira o número do cheque emitido. Veja também os artigos Talões de Cheques e Cheques Emitidos.
- Doc/NF: Insira o número do documento ou nota fiscal emitida.
- Série: Numeração da nota.
- Classificação do Serviço: Informar a classificação do serviço do fornecedor.
- Natureza do Rendimento: Informar a natureza do rendimento da despesa.
-
Linha Digitável: Insira os números da linha digitável referente a fatura para pagamento da despesa que está sendo cadastrada, se for o caso.
- Se desejar poderá, na parte superior da tela, clicar no botão de código de barras
para lançar uma despesa inserindo a linha digitável por digitação, copiando e colando ou via leitor de código de barras. Após o preenchimento, clique em "Lançar" e, dessa forma, alguns campos serão preenchidos automaticamente.
- Se desejar poderá, na parte superior da tela, clicar no botão de código de barras
- Descrição: Insira uma descrição para a composição da despesa. Clicando no sinal de "+ " poderá acrescentar outras composições da despesa para o mesmo lançamento.
- Conta Contábil: Escolha a conta contábil para a despesa.
- Conta Disponibilidade: Escolha a conta disponibilidade (fundo ordinário, fundo de reserva, bancos conta movimento, fundo de caixa pequena e etc.).
- Rateio?: Se Sim, identifica que a despesa participa do rateio entre os condôminos.
- Extra: Se sim, o rateio da despesa será extraordinário.
- Valor: Insira o valor da despesa (ou da parcela, se for o caso);
- Despesa com retenções: Selecione se é uma despesa com retenção ou se a despesa é uma retenção.
Caso seja uma despesa com retenção, será preciso preencher os campos abaixo após clicar no + para inserir a retenção.
- Imposto: Selecione o tipo de imposto (os impostos deverão ser cadastrados previamente na função Despesas > Impostos Sujeitos à Retenção).
- Vencimento: Preencha com a data de vencimento do imposto retido.
- Base: Valor base a ser calculado o imposto.
- Valor: Este campo será preenchido conforme percentual do imposto e o valor da despesa.
- Out. Entidades: Preencha este campo com o valor a ser retido para outras entidades, se for o caso.
- Reter: Optar por "Sim" ou "Não".
- Descrição: Insira a descrição do imposto.
- Linha Digitável: Insira a linha digitável referente a guia de pagamento do imposto (somente informativo).
Caso a despesa seja uma retenção, é preciso preencher conforme os campos abaixo.
- Base de Cálculo: Valor base a ser calculado.
- Imposto: Selecione o tipo de imposto (os impostos deverão ser cadastrados previamente na função Despesas > Impostos Sujeitos à Retenção).
- Outras Entidades: preencha este campo com o valor a ser retido para outras entidades, se for o caso.
- Despesa de origem (opcional): preencha com a descrição da despesa de origem.
Veja também o artigo Impostos Sujeitos à Retenção.
Após o campo de imposto, também é possível informar anexos da despesa.
Por fim, precisará clicar em Salvar para finalizar o cadastro.
Depois de salvar a Despesa, será possível visualizar três novos blocos de informação: Ocorrência, Patrimônio e Produtos.
Em ocorrências, poderá incluir alguma observação na despesa. Em patrimônios, poderá vincular a despesa a um patrimônio e, na aba Produtos, poderá vincular produtos a despesa.
Lançar Despesa Recorrente
Se uma despesa já estiver cadastrada como recorrente, poderá efetuar o lançamento no mês clicando no botão , localizado na parte superior da tela de Despesas.
No filtro da tela, poderá escolher entre visualizar as despesas recorrentes Não Lançadas no Período (com aviso), Não Lançadas no Período ou Todas as Recorrências.
Após filtrar como deseja, conseguirá visualizar a lista de despesas recorrentes. Será preciso marcar as despesas que deseja lançar, clicando na caixa de marcação no lado esquerdo.
Se for necessário, poderá ainda editar a descrição da despesa, a conta, forma de pagamento, data de emissão, dia do vencimento, nota fiscal, cheque e valor.
Após isso, poderá Lançar a despesa, Lançar e Agendar ou Lançar e Liquidar.
Veja mais sobre Despesas Recorrentes lendo o artigo » Despesas Recorrentes.
Lançar Despesa via Código de Barras
O sistema permite também a inclusão de uma despesa via código de barras ou linha digitável. Para isso, é preciso clicar no ícone , na parte superior da tela de Despesas.
Clicando no botão, poderá preenche-lo através de um leitor de código de barras ou inserindo a linha digitável na caixa de diálogo que se abrirá.
Após incluir o código de barras, clique em Lançar para que a despesa seja criada.
Ao lançar, o sistema abrirá a tela da despesa para realizar a inclusão dos demais dados e, após isso, é preciso clicar em Salvar.
Funcionalidades Disponíveis na Tela da Despesa Cadastrada
Após efetuar o lançamento de uma despesa no sistema, poderá realizar as seguintes ações utilizando as funcionalidades disponíveis na tela da despesa cadastrada.
- Anterior: Ir para uma despesa cadastrada anterior a atual.
- Voltar: Voltar para a tela inicial de Despesas.
- + Nova: Lançar uma nova despesa.
- Código de Barras: Lançar uma nova despesa via código de barras/linha digitável.
-
Clonar: Clonar a despesa cadastrada, podendo realizar alterações nos dados cadastrados e salvar.
- Liquidar: Liquidar a despesa.
- Pagar na Conta Digital: Caso o condomínio utilize a Conta Digital, o botão auxiliará no pagamento da despesa.
- Estornar: Estornar a despesa liquidada.
- Relatório: Emitir um relatório com as informações da despesa.
- Recibo: Emitir um recibo. Ao clicar em Recibo, teremos algumas opções de filtros, como por exemplo qual será a data de pagamento que constará no recibo, e se deseja exibir o campo de assinatura do fornecedor e do responsável.
-
RPA: Emitir um recibo de pagamento a autônomo - RPA. Preencha os seguintes campos e clique em seguida no botão Imprimir:
- % IRRF.
- % INSS.
- % ISSQN.
- Descrição do Serviço.
- Cheque: Realizar a impressão em cheque, caso seja esta a forma de pagamento. É possível preencher o nome que sairá no cheque e, caso deixar o campo em branco, o sistema irá preencher a Razão Social do Fornecedor da despesa.
- % Imposto: Transformar a despesa em imposto retido e vincular a uma despesa origem.
-
Editar: Editar dados de uma despesa liquidada, sem precisar estorná-la. Poderá editar os seguintes dados:
- Doc/NF.
- Série.
- Forma de Pagto.
- Descrição.
- Excluir: Excluir a despesa cadastrada.
- Log: Verificar informações de inclusão e atualizações.
- Próximo: Ir para uma despesa cadastrada posterior a atual.
Liquidar Despesas no Sistema
Na tela inicial da função, poderá liquidar mais de uma despesa ao mesmo tempo e realizar algumas alterações, caso necessário.
Para isso, é preciso acessar Despesas > Despesas e filtra as despesas que deseja visualizar utilizando os campos de filtro. Após isso, basta clicar na lupa de pesquisa para que as despesas apareçam listadas abaixo.
Marque as despesas que deseja liquidar, clicando na caixa de marcação ao lado delas e clique em Liquidar, na parte superior da tela.
Após isso, será aberto um pop up em que poderá alterar ou não a conta financeira e a forma de pagamento. Também conseguirá informar a data de liquidação.
- Conta: deixe a opção "Não alterar" ou escolha uma outra conta financeira para débito diferente da que havia sido cadastrada na originalmente despesa.
- Forma de pagamento: deixe a opção "Não alterar" ou escolha uma outra forma de pagamento diferente da que havia sido cadastrada originalmente na despesa.
- Data de Liquidação: deixe a opção "No vencimento" para liquidar mantendo a data do vencimento , a data em que está realizando a liquidação, No agendamento para liquidar na data de preenchida de agendamento da despesa, ou selecione a opção "Outra data" para inserir uma data de liquidação diferente no campo seguinte.
Ao realizar a configuração como deseja, já poderá clicar em Liquidar.
Agendar Pagamento de Despesas
Na tela inicial da função, também é possível agendar mais de uma despesa ao mesmo tempo, realizando alteração da data de agendamento, caso necessário.
Para isso, é preciso marcar as despesas que deseja e clicar em Agendar, na parte superior da tela.
No pop up que irá abrir, preencha o campo "Data de Agendamento" com uma das opções, caso seja necessário alterar a data de agendamento.
- No vencimento: o agendamento será realizado com a mesma data do vencimento para pagamento da despesa, não sendo necessário preencher o campo seguinte;
- Outra data: selecione esta opção para definir uma nova data de agendamento para pagamento da despesa no sistema e preencha o campo seguinte com a data desejada
Caso queira cancelar o agendamento cadastrado nas despesas anteriormente, selecione a opção "Outra data" e deixe o campo seguinte referente a data em branco.
Obs.: Caso o campo esteja preenchido com a data atual, clique no ícone de calendário no campo e clique em limpar.
Após isso, clique em Agendar.
Emitir Relatório
Para emitir um relatório, filtre o período desejado e clique no botão Relatório, na parte superior da tela.
Uma caixa de diálogo se abrirá com os seguintes campos:
- Mostrar Assinatura: selecione Sim para que sejam mostrados os campos de assinatura ou as assinaturas digitais no relatório previamente configuradas na aba Assinaturas dos Relatórios.
- Mostrar as classificações: selecione Sim para que a classificação das contas contábeis apareça no relatório.
- Modelo: Listagem, Listagem + Ocorrências ou Detalhado (com anexo).
Após isso, poderá clicar em PDF ou XLS para gerar o relatório no formato desejado.
Preencher Cheques
Com esta funcionalidade poderá realizar a impressão em folhas de cheque, conforme os dados cadastrados na despesa com essa forma de pagamento.
Para isso, selecione o período desejado na tela de Despesas e filtre as despesas que possuem apenas a forma de pagamento Cheque.
Ao buscar, aparecerá a listagem de despesas que utilizam essa forma de pagamento. Com isso, precisará marcar as despesas que deseja e clicar em Cheque, na parte superior da tela.
No pop up que se abrirá, é possível preencher o nome que sairá no cheque e, caso deixe o campo em branco, o sistema irá preencher a Razão Social do Fornecedor da despesa.
Pesquisar Despesa pelo Código
Na tela inicial da função poderá pesquisar uma despesa através de seu código, independente do período de sua emissão.
Para isso, clique no botão com uma lupa, na parte superior da tela.
Ao clicar, poderá escolher se deseja buscar a despesa por código ou por número da nota fiscal incluída na despesa.
Ao pesquisar, o sistema levará o usuário diretamente para a despesa em questão.
Mais Opções
Na tela inicial da função poderá acessar mais opções de ações. Clicando em + Mais, será possível localizar os itens abaixo.
- Remessa: Envio de remessa ao banco para pagamentos das despesas. Importante: Consultar os bancos disponíveis em nosso sistema.
- Estornar: Realize a busca e seleção das despesas que deseja estornar e clique nesta opção.
- Alterar Vencimento: Realize a busca e seleção das despesas que deseja alterar o vencimento e clique nesta opção.
- Alterar Período de Competência: Realize a busca e seleção das despesas que deseja alterar o período de competência e clique nesta opção.
-
Alterar Conta contábil: Alterar a conta contábil de cobranças geradas selecionadas.
- Alterar Conta de disponibilidade: Alterar a conta de disponibilidade de cobranças geradas selecionadas.
- Alterar Forma de Pagamento: Alterar a forma de pagamento das despesas selecionadas.
- Incluir / Remover Rateio: Realize a busca e seleção das despesas que deseja incluir ou remover o rateio e clique nesta opção.
- Excluir: Realize a busca e seleção das despesas que deseja excluir e clique nesta opção.
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