Cobranças - Funcionalidades em uma Cobrança Individual

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de cobranças - funcionalidades em uma cobrança individual, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina no sistema.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que houver necessidade de realizar cobranças - funcionalidades em uma cobrança individual ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.

Sintoma ou cenário

O usuário precisa realizar as etapas de cobranças - funcionalidades em uma cobrança individual para garantir que a informação seja registrada corretamente ou para resolver uma demanda operacional específica.

Benefício para o usuário ou operação

Padronização do processo de registro.
Redução de erros manuais.
Maior agilidade e autonomia na gestão condominial.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu correspondente ao módulo em questão.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissões de escrita/gestão no módulo correspondente.
Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado.
Insumos e Dados Técnicos: Informações completas sobre a unidade ou registro a ser manipulado.

Causas prováveis

Necessidade de atualização de dados ou execução de rotina periódica do condomínio.

Como fazer ou corrigir

Saiba sobre as funcionalidades existentes dentro de uma cobrança individual gerada no módulo Financeiro do sistema Condomob

Ao gerar uma cobrança no módulo Financeiro Condomob, através da função Receitas > Cobranças, e clicando nessa cobrança, terá acesso a algumas funcionalidades adicionais que irão facilitar o seu dia a dia quando estiver tratando de casos específicos.

Neste artigo iremos falar sobre essas funcionalidades, informando os caminhos de acesso e para que servem cada uma delas.

Se quiser ir direto para a descrição de uma funcionalidade específica, clique no item do menu abaixo:

Acessar a Cobrança
Descrição Geral da Tela
Botão Acordo
Botão Clonar
Botão Faturar
Botão +Mais
Botão Enviar
Botão Boleto
Botão Liquidar
Botão Recibo
Botão Estornar
Botão Log
Vídeo

Acessar a Cobrança

Acesse, no menu lateral esquerdo do módulo Financeiro, a função Receitas > Cobranças:

Escolha um período e clique no botão de “Buscar”:

Clique em cima da cobrança desejada:

Agora estará visualizando todas as informações referentes a esta cobrança e poderemos começar a falar das funcionalidades:

Descrição Geral da Tela

Logo abaixo dos botões verá a seguinte área com informações referentes a cobrança:

Se a cobrança estiver faturada:

Número do documento;
Tipo de cobrança;
Período de competência;
Se está Disponível ou Indisponível no aplicativo para o condômino;
Se a cobrança foi ou não visualizada pelo condômino;
Status da Cobrança;
Com qual conta foi faturada;
Nosso Número;
Status de faturamento.

Se a cobrança não estiver faturada, não aparecerão as informações da segunda linha - conta, nosso número e status de faturamento.

Em seguida irá visualizar os dados da cobrança como a unidade, o vencimento, a composição e etc.

Se clicar no ícone em formato de círculo com a letra “i”, que está ao lado do nome do campo Unidade, um pop- up se abrirá com informações referentes a unidade:

No bloco apresentado a seguir, clicando em cada item poderá:

Visualizar informações sobre as instruções do boleto;
Visualizar as Unidades vinculadas a esta unidade da cobrança, caso exista.
Visualizar e registrar ocorrências referentes a cobrança;
Checar as visualizações realizadas pelo condômino nessa cobrança;
Verificar os e-mails enviados para o condômino, incluindo os e-mails enviados pela régua de cobrança, caso utilize (para mais informações ler o artigo Régua de Cobrança);
Visualizar as cobranças vencidas na unidade.

Para registrar uma ocorrência, clique em Ocorrências e depois no botão “+” na cor verde na lateral direita:

Escreva a ocorrência e clique no botão “Salvar”:

Na aba Ocorrência também irá aparecer quando for encaminhado uma informação de envio de carta de cobrança relacionada a esta cobrança:

Se a cobrança estiver vencida, aparecerá antes do bloco demonstrado acima, um outro bloco com as seguintes informações:

Na faixa vermelha, aparecerá a quantidade de dias em que a cobrança está em atraso e abaixo os seguintes campos:

Valor Original - valor original da cobrança;
+ Multa - Valor da multa (conforme instrução de boleto);
+ Juros - Valor de juros até a data em que estiver visualizando, pois a atualização é diária (conforme instrução do boleto);
+ Atual. - Valor da atualização monetária - se for utilizada - até a data em que a cobrança estiver sendo visualizada (conforme índice configurado em Atualização Monetária);
+ Hon. - Valor de honorários advocatícios - se for utilizado - até a data em que a cobrança estiver sendo visualizada, pois é atualizado conforme quantidade de dias configurada em Honorários Advocatícios no sistema.
Vl. Atual. - Valor atualizado com a soma do valor original + multa + juros + atualização monetária (se houver) + honorários advocatícios (se houver).

Logo à frente verá o botão de acordo, que falaremos no próximo tópico.

Botão Acordo

Se a cobrança estiver vencida e já passado o prazo para pagamento no banco (já estiver baixada pelo banco), poderá fazer um acordo dessa cobrança clicando no botão verde “Acordo”:

Clicando nesse botão já será direcionado para a função de Acordos (Receitas > Acordos) do módulo Financeiro. Para saber mais sobre como realizar acordos acesse o artigo Acordos.

Botão Clonar

Poderá clonar uma cobrança em situações nas quais precise gerar uma nova cobrança para uma mesma unidade e que seja muito semelhante a uma cobrança já existente, não sendo necessário portanto, iniciar o preenchimento de uma nova cobrança do zero.

Importante: A nova cobrança gerada a partir do clone terá o mesmo período de competência da cobrança original. Se desejar, poderá alterar a competência através do botão “+Mais” > “Alterar período de competência”.

Clique no botão “Clonar”:

A tela que se abrirá é de uma nova cobrança, mas já com os campos preenchidos, sendo necessário somente alterar o que for diferente da cobrança original, sendo que poderá alterar qualquer um dos campos.

No exemplo acima os campos ficaram preenchidos da seguinte forma:

Tipo: Ordinária (conforme a cobrança anterior);
Unidade: A mesma unidade referente a cobrança que cliquei em cima para clonar;
Emissão: Esse campo com a data de emissão precisará ser preenchida;
Pagador: O mesmo pagador já definido na unidade selecionada;
Vencimento: Por padrão a data que aparecerá nesse campo será a da geração da cobrança, poderá alterar para a data desejada;
Composição, Conta Contábil, Conta Disponibilidade, Parcela, Apl/Desc e Valor: Todos esses campos estão preenchidos da mesma forma e com os mesmos itens da cobrança clonada, mas poderá alterá-los ou excluir ou adicionar itens;

Depois que realizar as alterações necessárias, clique no botão “Salvar” e a nova cobrança será gerada.

Botão Faturar

Clique em uma cobrança gerada e depois clique no botão “Faturar”:

Confira os dados para o faturamento no pop-up que se abrirá e depois clique no botão “Faturar”:

Botão +Mais

No botão “+Mais” poderá acessar várias funcionalidades. Clique no botão para abrir o menu:

Botão Enviar

Ao clicar no “Enviar” poderá enviar a cobrança para o condômino de diversas formas:

Mas antes de realizar qualquer ação de envio, lembre-se que é preciso disponibilizar a cobrança online para o condômino primeiro.

Para disponibilizar a cobrança, clique no botão “+Mais” e depois clique em “Tornar Disponível”.

Agora sim, clique no botão “Enviar” e irá aparecer as seguintes opções:

Enviar por e-mail - Abrirá uma janela pop-up na qual você poderá inserir outros contatos de e-mail para envio além do que já está cadastrado na unidade do proprietário ou inquilino. Obs.: Separe os e-mails com ponto e vírgula ( ; ).
No campo "Enviar para", é possível escolher se deseja enviar para Configuração da unidade, Proprietário, Inquilino, Proprietário e Inquilino, E-mail Alternativo ou Todos.
Clique no botão “Enviar”.

Notificar via app - Notifica o condômino via aplicativo que a cobrança está disponível;
Link do boleto - Ao clicar nessa opção, um pop-up se abrirá com o link do boleto que poderá ser enviado ao condômino:

Linha Digitável - Ao clicar nessa opção, um pop-up se abrirá com a linha digitável do boleto que poderá ser copiada e encaminhada ao condômino.

Pix Code: Ao clicar nessa opção, um pop-up se abrirá com o link do Pix Code que poderá ser enviada ao condômino.
Enviar por Whatsapp: Ao clicar nessa opção, o usuário será redirecionado para a tela do Whatsapp que possui logado no computador, podendo ser no app Whatsapp baixado anteriormente ou no Whatsapp do navegador.

Nessa tela, precisará clicar em “Ir para a conversa” e, caso não tenha o Whatsapp baixado em seu computador, precisará clicar em “Utilize o Whatsapp Web”. Caso possua o app do Whatsapp baixado em seu computador, será automaticamente aberto.

Ao acessar, precisará escolher para qual contato já existente em seu Whatsapp irá enviar a cobrança.

Após isso, aparecerá a mensagem a ser enviada para o contato, informando o nome do condomínio, a unidade a qual o boleto de refere e o link para visualização do mesmo.

Observação: essa funcionalidade não está disponível para envio em massa de cobranças. Ela somente pode enviar cobranças individuais para o contato que desejar e que já esteja em seu Whatsapp.

Botão Boleto

Se precisar imprimir o boleto, clique no botão “Boleto”, que uma nova aba do navegador se abrirá com o arquivo em formato PDF para impressão:

Poderá baixar o arquivo ou já realizar a impressão direta.

Botão Liquidar

Clique em uma cobrança faturada, e clique no botão “Liquidar” para realizar uma liquidação manual:

Aparecerá o seguinte pop-up para preenchimento:

Após o preenchimento, clicar no botão “Liquidar”.

Botão Recibo

É possível emitir um recibo de pagamento caso o condômino solicite, clicando no botão “Recibo”:

Botão Estornar

Caso seja necessário estornar uma cobrança liquidada, basta clicar no botão “Estornar”:

Ao clicar no botão, aparecerá um pop-up de confirmação de estorno. Clicar em “OK” para confirmar:

Botão Log

Para verificar todas as alterações realizadas em uma cobrança clique no botão “Log”:

Poderá verificar a data, hora, usuário e qual a operação realizada. Clicando em cima de cada log conseguirá ver mais detalhes.

Importante: Para mais informações com mais detalhamento sobre faturamento, as funcionalidades do botão +Mais, envio e impressão de boleto, liquidação manual, entre outros, acesse o artigo Cobranças - Geração, Faturamento, Envio de Boletos, Liquidação Manual e Outras Funcionalidades.

Vídeo

Resultado esperado

Ao concluir os passos, o sistema processará a solicitação de cobranças - funcionalidades em uma cobrança individual com sucesso. Você visualizará uma confirmação na tela e o registro será atualizado com os novos dados, permitindo a continuidade do fluxo operacional com total transparência.

Quando escalar

Caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas ou se o comportamento divergir do esperado após a execução dos passos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de erro.
ID ou nome do registro afetado.
Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

Mantenha os dados sempre atualizados para evitar inconsistências em relatórios futuros.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Botão de salvar inativo.
Causa provável: Falta de preenchimento de campo obrigatório.
Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco.

Dúvidas relacionadas

P: É possível emitir segunda via sem multa? R: Sim, configurando a excepcionalidade no painel financeiro da respectiva unidade.

P: Como configuro envio automático por e-mail? R: Isso pode ser feito ativando as notificações de emissão nas configurações principais do condomínio.

Palavras-chave de busca

Cobranças - Funcionalidades em uma Cobrança Individual, suporte condomob, ajuda, manual

Cobranças Funcionalidades em uma Cobrança Individual