» Pasta de Prestação de Contas

A Prestação de Contas é fundamental para um gestão confiável e transparente. 

Assim, o Condomob Financeiro apresenta uma ferramenta poderosa e simples para o dia a dia do Condomínio ou Administradora: Pasta de Prestação de Contas. 

 

- Configurando a Pasta de Prestação de Contas
- Como publicar a pasta para o conselho
- Como publicar a pasta para os condôminos

 

Configurando a Pasta de Prestação de Contas

 

A função Pasta de Prestação de Contas pode ser acessada através do Condomob Financeiro, no Menu Financeiro >  Pasta de Prestação de Contas.

 

 

Poderá configurar a Pasta de Prestação de Contas marcando e/ou desmarcando, no ícone , os itens que deseja exibir ou não e também configurar filtros para as opções que deverão compor a prestação de contas.

Também é possível reordenar utilizando a seta que constará ao lado de cada um dos relatórios, "segurando" e "arrastando" o ícone para a ordenação que desejar:

 

 

Opções Gerais:

• Numeração: Numeração Automática das Páginas, Numeração Manual das Páginas, Não Exibir Numeração das Páginas, Numeração Automática das Páginas, sem total;
• Data de emissão: Exibir data de emissão ou Não exibir data de emissão;
• Gráficos: Exibir gráficos ou Não exibir gráficos;
• Dados do Condômino: Se desejar não mostrar dados do condômino, exibir apenas nome ou nome e dados.
• Título para publicação: Poderá ser editado e incluído o título desejado pelo condomínio;
• Mostrar Classificação das Contas: Poderá configurar para ser mostrado a numeração de cada classificação das contas contábeis ou não.
• Mostrar Saldos das contas sintéticas: Sim ou Não;
• Iniciar em página impar: Sim ou Não;
• Subcapas:  Sim, Não ou Conforme Relatório.

 

Logo após a configuração geral, poderá escolher quais relatórios deseja que constem na pasta de prestação de contas, iniciando pela capa, termo de abertura e assinatura e pareceres.

 

• Capa: capa com nome do condomínio aplicando o filtro Com logomarca da administradora ou Sem logomarca da administradora.
• Termo de Abertura: documento que autoriza a geração da pasta, aplicando o filtro Regime de Caixa ou Regime de Competência.
• Assinatura e Pareceres: Usado para os membros do conselho assinarem a Pasta de Prestação de Contas.

 

Abaixo, relatórios que poderão ser selecionados para serem incluídos na pasta:

 

• Demonstrativo de Receitas e Despesas:

1. No primeiro campo, poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Não detalhar período de origem, Detalhar período de origem ou Detalhar períodos e unidades.

3. Receitas Sintéticas ou Receitas Analíticas.

4. Sem subcapa.

5. Despesas Sintéticas ou Despesas Analíticas.
6. Disponibilidade e Financeiro, Apenas Disponibilidade, Apenas Financeiro ou Não exibir contas.
7. Esconder transferências ou Mostrar transferências.
8. Sem inadimplência, Inadimplência sintética, Inadimplência por grupo ou Inadimplência analítica.

9. Esconder Percentuais das contas ou exibir.

• Demonstrativo Analítico de Receitas e Despesas:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Aplicando o filtro: Receitas e Despesas, Receitas ou Despesas.

3. Subcapa.

• Demonstrativo Anual de Receitas e Despesas:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Período mínimo de Últimos 2 meses e máximo de Últimos 12 meses.
3. Disponibilidade e Financeiro, Apenas Disponibilidade, Apenas Financeiro ou Não exibir contas.

4. Subcapa.

 

 

• Receitas X Despesas por Período:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Período mínimo de Últimos 2 meses e máximo de Últimos 12 meses.

3. Subcapa.

• Movimentação Financeira:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Se deseja exibir os anexos das movimentações lançadas.

3. Se deseja agrupar todas as cobranças dentro do mês selecionado; ou se deseja visualizar separadamente neste relatório.

4. Subcapa.

• Movimentação Disponibilidade:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Subcapa.

 

 

• Composição das Cobranças Geradas por Receita,:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Data de Vencimento ou Período de Competência.

2. Não exibir pagador ou Exibir pagador.

3. Subcapa.

• Cobranças Liquidada:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Data de Liquidação/Crédito ou por Data de Pagamento.

3. Totalizar ou não o saldo por dia.

4. Exibir Sem resumo, com Resumo Contábil ou Resumo por Composição.

5. Subcapa.

• Cobranças Liquidadas por Receita:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Se deseja agrupar por grupo ou não agrupar os valores.

3. Subcapa.

 

 

• Acordos Emitidos:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Subcapa.

• Inadimplência atual:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Exibir Sem resumo, com Resumo Contábil, com Resumo Disponibilidade, Resumo por Período de Competência ou por Período de Vencimento.

3. Exibir valor nominal, Multa + Juros, Multa + Juros + Atualização, Multa + Juros + Honorários ou Multa + Juros + Atualização + Honorários.

4. Não detalhar unidade ou detalhar.

5. Subcapa.

• Histórico de Inadimplência:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Exibir o histórico de 2 meses até 12 meses.

3. Subcapa.

• Inadimplência por Unidade:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.
2. Valor Nominal ou Valor Atualizado.

3. Subcapa.

4. Mostrar por unidade ou por doc/unidade.

 

 

• Lançamentos por Unidade:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.
2. Selecionar todos os tipos ou um tipo de lançamentos específico: Reserva de Espaço, Consumo, Cota Condominial, entre outros.
3. Subcapa.

 

• Histórico de Ocorrências de Cobrança:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Subcapa.

• Despesas Liquidadas: 

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Subcapa.

• Comprovantes de Despesas:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Poderá incluir capa antes dos anexos ou manter sem capa.

3. Poderá incluir os dados da despesa por anexo, ou manter apenas os anexos sendo exibidos.

4. Ordenar os comprovantes por Plano de Contas ou por Data.

5. Poderá gerar comprovantes para todas as despesas, para despesas apenas sem anexos ou não gerar comprovantes.

6. Subcapa

• Despesas Vencidas:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Exibir Sem resumo, com Resumo Contábil, Resumo por Período de Competência ou por Período de Vencimento.

3. Subcapa.

• Despesas Rateadas:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Poderá filtrar por despesas rateadas com vencimento no mês, com competência no mês ou liquidadas no mês da pasta.

3. Exibir Sem resumo ou com Resumo Contábil.

4. Subcapa.

 

• Extrato de Recebimentos e Pagamentos:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Filtrar por Todas as contas financeiras ou uma conta específica.

3. Imprimir o relatório de forma Simples (apenas com as colunas do relatório padrão, ou Completo).

4. Subcapa.

• Cobranças Geradas por Período: 

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Filtrar por todas as cobranças ou apenas vigentes.

3. Filtrar por todos os tipos de cobranças, ordinárias, extraordinárias ou acordos.

4. Subcapa.

• Conciliação Bancária:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Subcapa.

 

 

• Cheques Emitidos: 

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Subcapa.

• Previsto x Realizado:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Poderá filtrar neste relatório por período no mês até 12 meses.

3. Subcapa.

• Previsão Orçamentária:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Se deseja sintetizar ou não.

3. Período entre Próximo mês e Próximos 12 meses.

4. Subcapa.

• Saldos por Período:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Filtrar dos últimos 2 meses até 12 meses.

3. Filtrar por disponibilidade ou financeiro.

4. Poderá exibir transferências ou esconder.

5. Subcapa.

 

 

• Consumo (Consumo de Água, Gás e Energia): Relatório de Consumos cadastrados no sistema em Consumo Individual. Se desejar exibir, selecionar as opções.

1. Primeiro campo de cada opção poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Subcapa.

 

• Anexos da Prestação de Contas: Documentos inseridos na Pasta de Prestação de Contas, clicando no sinal de mais na opção Anexos:

1. Primeiro campo poderá configurar um título personalizado neste relatório dentro da pasta.

2. Poderá Forçar Subcapas para cada anexo.

3. Poderá ordenar os anexos por descrição, ou por ordenação.

4. Subcapa.

 

Os anexos da pasta de prestação de contas, serão incluídos na aba Anexo, na parte superior da tela.

 

 

Para ordenar os anexos da forma que desejar, poderá clicar nas setas ao lado dos anexos:

 

 

Também será possível editar o nome do anexo, clicando no lápis de edição, e alterar o relatório em que eles constarão na pasta de prestação de contas.

 

A tela possui ainda a opção de incluir notas explicativas na pasta. Para incluí-la, é preciso acessar a aba Notas Explicativas e clicar no botão +:

 

 

Ainda na tela inicial da pasta de prestação de contas, o condomínio poderá clicar em Salvar para manter salva as opções marcadas para esse condomínio, Recarregar para carregar configurações já salvas nesta pasta e Replicar a configuração desta Pasta de Prestação de Contas para outros condomínios da base da administradora.

 

 

 

Como publicar a pasta para o conselho

 

O conselho do condomínio precisa ser cadastrado na aba Meu Condomínio > Corpo Diretivo, no módulo social, com a situação Ativa e com o campo Emissão de Parecer como Sim.

 

 

Para dúvidas sobre o corpo diretivo, temos o artigo Corpo Diretivo, clicando aqui.

 

Com o corpo diretivo configurado corretamente no módulo social, será preciso acessar a aba Configurações > Assinaturas de Relatórios, no módulo financeiro, para importar as informações incluídas e configurar para que a assinatura conste no relatório Assinaturas e Pareceres, marcando como sim o campo "Pasta de Prestação Conta". 

 

 

 

Após configurar a assinatura e o corpo diretivo, poderá retornar para a aba Pasta de Prestação de Contas e publicar para que o conselho possa incluir o seu parecer e aprovação/reprovação da pasta. Para isso, precisa alterar o campo Perfil, escolhendo a opção Publicação para o Conselho, clicar em Gerar na parte superior da tela e, após gerar, escolher a opção Obter Parecer.

 

 

 

Em seguida, o corpo diretivo precisará acessar o módulo social, utilizando o e-mail cadastrado em Usuários e em Corpo Diretivo. Precisará acessar a aba Documentos > Prestação de Contas e clicar na pasta gerada e que está aguardando parecer.

 

 

Nessa tela, o conselheiro conseguirá baixar a pasta, clicando em Relatório, para que possa melhor analisa-la.

 

 

Para aprovar/reprovar a pasta e incluir o seu parecer, o conselho precisará clicar na aba Prestação de Contas, nessa mesma tela, e clicar em Emitir.

 

 

 

Até que a pasta seja publicada para os condôminos, o conselho poderá reenviar o seu parecer, realizando alterações no texto ou na aprovação/reprovação, e esse histórico ficará disponibilizado ao lado do parecer enviado anteriormente.

 

 

 

Como publicar a pasta para os condôminos

 

Agora que o conselho já emitiu o parecer da pasta, o condomínio poderá acessar a aba Financeiro > Pasta de Prestação de Contas e seguir com a publicação para os condôminos. Na aba Publicação e Parecer, o condomínio conseguirá visualizar o histórico dos pareceres e se eles já foram, de fato, emitidos.

 

 

Em seguida, poderá alterar o perfil para Publicação para os Condôminos e clicar em Gerar, na parte superior da tela.

 

 

 

Pronto! A pasta terá sido gerada e publicada para os condôminos. O parecer incluído pelo conselho constará no relatório Assinaturas e Pareceres, como mostra o exemplo da imagem a seguir. 

 

 

Abaixo, vídeo explicativo sobre a assinatura e parecer do corpo diretivo na Pasta de Prestação de Contas.