Como utilizar as funcionalidades de uma Cobrança Individual – Condomob - Central de Ajuda

Visão geral

Este artigo apresenta o detalhamento das ações e funcionalidades disponíveis no gerenciamento de uma cobrança individualizada. Ele abrange desde a consulta, edição e cancelamento até a emissão de boletos, envio por e-mail e registro de acordos, fornecendo orientação clara para o gerenciamento de títulos no sistema.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo quando for necessário realizar a gestão ou alteração de um título individual já emitido para uma unidade, aplicar descontos, alterar datas de vencimento, realizar liquidações manuais, gerar acordinhos/acordos ou consultar o histórico de alterações de uma cobrança.

Sintoma ou cenário

O operador precisa realizar ajustes pontuais em uma cobrança já emitida (como alterar vencimento, dar abatimento, registrar pagamento manual ou emitir segunda via) ou precisa analisar as informações detalhadas e o histórico de uma determinada cobrança individual.

Benefício para o usuário ou operação

Agilidade e Autonomia: Permite a resolução pontual de solicitações do condômino diretamente na cobrança.
Rastreabilidade: Facilita o acompanhamento do histórico e log de eventos da cobrança.
Conformidade: Garante que alterações financeiras e emissões de segunda via sigam as regras de negócio configuradas no condomínio.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu Receitas > clique em Cobranças, localize e clique na cobrança desejada na listagem.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissão no módulo de Receitas / Cobranças com nível de acesso para edição e liquidação de títulos.
Recursos Sistêmicos: Módulo de Receitas e emissão de boletos ativo no condomínio.
Insumos e Dados Técnicos: Código do condomínio, identificação da unidade/bloco e número ou vencimento da cobrança a ser consultada/alterada.

Causas prováveis

Solicitação de condômino para atualização de vencimento de boleto vencido.

Necessidade de concessão de desconto ou abatimento autorizado pela administração/síndico.

Correção de lançamentos ou taxas vinculadas ao título.

Registro de recebimento efetuado fora da rotina bancária automatizada.

Como fazer ou corrigir

Ao gerar uma cobrança no módulo Financeiro Condomob, através da função Receitas > Cobranças, e clicando nessa cobrança, terá acesso a algumas funcionalidades adicionais que irão facilitar o seu dia a dia quando estiver tratando de casos específicos.

Neste artigo iremos falar sobre essas funcionalidades, informando os caminhos de acesso e para que servem cada uma delas.

Acessar a Cobrança

Acesse, no menu lateral esquerdo do módulo Financeiro, a função Receitas > Cobranças:

Escolha um período e clique no botão de “Buscar”:

Clique em cima da cobrança desejada:

Agora estará visualizando todas as informações referentes a esta cobrança e poderemos começar a falar das funcionalidades:

Descrição Geral da Tela

Logo abaixo dos botões verá a seguinte área com informações referentes a cobrança:

Se a cobrança estiver faturada:

Número do documento;
Tipo de cobrança;
Período de competência;
Se está Disponível ou Indisponível no aplicativo para o condômino;
Se a cobrança foi ou não visualizada pelo condômino;
Status da Cobrança;
Com qual conta foi faturada;
Nosso Número;
Status de faturamento.

Se a cobrança não estiver faturada, não aparecerão as informações da segunda linha - conta, nosso número e status de faturamento.

Em seguida irá visualizar os dados da cobrança como a unidade, o vencimento, a composição e etc.

Se clicar no ícone em formato de círculo com a letra “i”, que está ao lado do nome do campo Unidade, um pop- up se abrirá com informações referentes a unidade:

No bloco apresentado a seguir, clicando em cada item poderá:

Visualizar informações sobre as instruções do boleto;
Visualizar as Unidades vinculadas a esta unidade da cobrança, caso exista.
Visualizar e registrar ocorrências referentes a cobrança;
Checar as visualizações realizadas pelo condômino nessa cobrança;
Verificar os e-mails enviados para o condômino, incluindo os e-mails enviados pela régua de cobrança, caso utilize (para mais informações ler o artigo sobre Régua de Cobrança);
Visualizar as cobranças vencidas na unidade.
Histórico Cartão de Crédito.

Para registrar uma ocorrência, clique em Ocorrências e depois no botão “+” na cor verde na lateral direita:

Escreva a ocorrência e clique no botão “Salvar”:

Na aba Ocorrência também irá aparecer quando for encaminhado uma informação de envio de carta de cobrança relacionada a esta cobrança:

Se a cobrança estiver vencida, aparecerá antes do bloco demonstrado acima, um outro bloco com as seguintes informações:

Na faixa vermelha, aparecerá a quantidade de dias em que a cobrança está em atraso e abaixo os seguintes campos:

Valor Original - valor original da cobrança;
+ Multa - Valor da multa (conforme instrução de boleto);
+ Juros - Valor de juros até a data em que estiver visualizando, pois a atualização é diária (conforme instrução do boleto);
+ Atual. - Valor da atualização monetária - se for utilizada - até a data em que a cobrança estiver sendo visualizada (conforme índice configurado em Configurações > Receitas > Atualização Monetária);
+ Hon. - Valor de honorários advocatícios - se for utilizado - até a data em que a cobrança estiver sendo visualizada, pois é atualizado conforme quantidade de dias configurada em Configurações > Receitas > Honorários Advocatícios.
Vl. Atual. - Valor atualizado com a soma do valor original + multa + juros + atualização monetária (se houver) + honorários advocatícios (se houver).

Logo à frente verá o botão de acordo, que falaremos no próximo tópico.

Botão Acordo

Se a cobrança estiver vencida e já passado o prazo para pagamento no banco (já estiver baixada pelo banco), poderá fazer um acordo dessa cobrança clicando no botão verde “Acordo”:

Clicando nesse botão já será direcionado para a função de Acordos (Receitas > Acordos) do módulo Financeiro. Para saber mais sobre como realizar acordos acesse o artigo Acordos.

Botão Clonar

Poderá clonar uma cobrança em situações nas quais precise gerar uma nova cobrança para uma mesma unidade e que seja muito semelhante a uma cobrança já existente, não sendo necessário portanto, iniciar o preenchimento de uma nova cobrança do zero.

Importante: A nova cobrança gerada a partir do clone terá o mesmo período de competência da cobrança original. Se desejar, poderá alterar a competência através do botão “+Mais” > “Alterar período de competência”.

Clique no botão “Clonar”:

A tela que se abrirá é de uma nova cobrança, mas já com os campos preenchidos, sendo necessário somente alterar o que for diferente da cobrança original, sendo que poderá alterar qualquer um dos campos.

No exemplo acima os campos ficaram preenchidos da seguinte forma:

Tipo: Ordinária (conforme a cobrança anterior);
Unidade: A mesma unidade referente a cobrança que cliquei em cima para clonar;
Emissão: Esse campo com a data de emissão precisará ser preenchida;
Pagador: O mesmo pagador já definido na unidade selecionada;
Competência: A competência da nova cobrança;
Vencimento: Por padrão a data que aparecerá nesse campo será a da geração da cobrança, poderá alterar para a data desejada;
Composição, Conta Contábil, Conta Disponibilidade, Parcela, Apl/Desc e Valor: Todos esses campos estão preenchidos da mesma forma e com os mesmos itens da cobrança clonada, mas poderá alterá-los ou excluir ou adicionar itens;

Depois que realizar as alterações necessárias, clique no botão “Salvar” e a nova cobrança será gerada.

Botão Faturar

Clique em uma cobrança gerada e depois clique no botão “Faturar”:

Confira os dados para o faturamento no pop-up que se abrirá e depois clique no botão “Faturar”:

Botão +Mais

No botão “+Mais” poderá acessar várias funcionalidades. Clique no botão para abrir o menu:

Alterar período de competência: Permite modificar o período de competência das cobranças selecionadas;
Alterar o tipo da cobrança: Possibilita alterar o tipo da cobrança (ex: ordinária, extraordinária, etc.);
Alterar instruções: Permite editar as instruções vinculadas ao boleto da cobrança;
Tornar disponível: Deixa a cobrança disponível para visualização e pagamento pelo morador;
Tornar indisponível: Remove a disponibilidade da cobrança para o morador;
Cancelar / Baixar: Realiza o cancelamento ou baixa da cobrança selecionada;
Reverter cancelamento: Desfaz o cancelamento da cobrança, tornando-a ativa novamente;
Alterar status de faturamento: Permite modificar o status de faturamento da cobrança;
Reverter faturamento: Desfaz o faturamento realizado anteriormente;
Excluir: Remove a cobrança do sistema;
Processar pagamento via cartão de crédito: Permite realizar o pagamento da cobrança utilizando cartão de crédito para cobranças faturadas usando o PJBank;
Cancelar pagamento via cartão de crédito: Cancela um pagamento já realizado via cartão de crédito.

Botão Enviar

Ao clicar no “Enviar” poderá enviar a cobrança para o condômino de diversas formas:

Mas antes de realizar qualquer ação de envio, lembre-se que é preciso disponibilizar a cobrança online para o condômino primeiro.

Para disponibilizar a cobrança, clique no botão “+Mais” e depois clique em “Tornar Disponível”.

Agora sim, clique no botão “Enviar” e irá aparecer as seguintes opções:

Enviar por e-mail - Abrirá uma janela pop-up na qual você poderá inserir outros contatos de e-mail para envio além do que já está cadastrado na unidade do proprietário ou inquilino. Obs.: Separe os e-mails com ponto e vírgula ( ; ).
No campo "Enviar para", é possível escolher se deseja enviar para Configuração da unidade, Proprietário, Inquilino, Proprietário e Inquilino, E-mail Alternativo ou Todos.
Clique no botão “Enviar”.

Notificar via app - Notifica o condômino via aplicativo que a cobrança está disponível;
Link do boleto - Ao clicar nessa opção, um pop-up se abrirá com o link do boleto que poderá ser enviado ao condômino:

Linha Digitável - Ao clicar nessa opção, um pop-up se abrirá com a linha digitável do boleto que poderá ser copiada e encaminhada ao condômino.

Pix Code: Ao clicar nessa opção, será exibido um pop-up com o código Pix, que poderá ser enviado ao condômino, desde que a cobrança tenha sido faturada pelo PJBank e que o Pix esteja habilitado na conta do PJBank.

Enviar por Whatsapp: Ao clicar nessa opção, o usuário será redirecionado para a tela do Whatsapp que possui logado no computador, podendo ser no app Whatsapp baixado anteriormente ou no Whatsapp do navegador.

Nessa tela, precisará clicar em “Ir para a conversa” e, caso não tenha o Whatsapp baixado em seu computador, precisará clicar em “Utilize o Whatsapp Web”. Caso possua o app do Whatsapp baixado em seu computador, será automaticamente aberto.

Ao acessar, precisará escolher para qual contato já existente em seu Whatsapp irá enviar a cobrança.

Após isso, aparecerá a mensagem a ser enviada para o contato, informando o nome do condomínio, a unidade a qual o boleto de refere e o link para visualização do mesmo.

Observação: essa funcionalidade não está disponível para envio em massa de cobranças. Ela somente pode enviar cobranças individuais para o contato que desejar e que já esteja em seu Whatsapp.

Botão Boleto

Se precisar imprimir o boleto (apenas para as cobranças que estão faturadas), clique no botão “Boleto”, que uma nova aba do navegador se abrirá com o arquivo em formato PDF para impressão:

Poderá baixar o arquivo ou já realizar a impressão direta.

Botão Liquidar

Clique em uma cobrança faturada, e clique no botão “Liquidar” para realizar uma liquidação manual:

Aparecerá o seguinte pop-up para preenchimento:

Após o preenchimento, clicar no botão “Liquidar”.

Botão Recibo

É possível emitir um recibo de pagamento caso o condômino solicite, clicando no botão “Recibo”:

Botão Estornar

Caso seja necessário estornar uma cobrança liquidada, basta clicar no botão “Estornar”:

Ao clicar no botão, aparecerá um pop-up de confirmação de estorno. Clicar em “OK” para confirmar:

Botão Log

Para verificar todas as alterações realizadas em uma cobrança clique no botão “Log”:

Poderá verificar a data, hora, usuário e qual a operação realizada. Clicando em cima de cada log conseguirá ver mais detalhes.

Resultado esperado

A cobrança individual é atualizada, baixada, cancelada ou reenviada com sucesso, refletindo as novas informações na listagem de cobranças e no extrato financeiro da unidade.

Quando escalar

Escalone o atendimento caso:

O sistema exiba mensagens de erro desconhecidas ao tentar salvar ou alterar a cobrança.
As opções de edição/cancelamento estejam desabilitadas mesmo com as permissões corretas de perfil.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Antes de abrir o chamado interno, colete:

CNPJ e Nome do Condomínio.
Bloco e Unidade informados.
Documento ou Nosso Número do boleto.
Print da tela inteira do erro exibido no momento da tentativa de alteração/salvamento.
Nome e e-mail do usuário logado que realizou o procedimento.

Regras importantes / Observações

Impacto Bancário: Alterações em títulos já registrados junto ao banco exigem sincronização via remessa para atualização do registro com o banco.
Segurança: Baixas manuais afetam diretamente o fluxo de caixa do condomínio; garanta a comprovação do recebimento antes de efetivar o lançamento.
Cobranças em Acordo: Cobranças que fazem parte de um parcelamento/acordo formalizado não devem ser editadas individualmente sem a analise do acordo em Receitas > Acordo.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O botão de editar ou liquidação não aparece no título.

Como resolver: Verifique se o perfil exato do usuário possui os privilégios de acesso de edição/liquidação no módulo de Receitas.

Dúvidas relacionadas

2 O envio de e-mail da cobrança gera comprovante no sistema? Sim. Em Visualizações/E-mails Enviados fica registrado a data, horário e o e-mail para o qual a cobrança foi enviada.

3. Como desfazer uma liquidação realizada por engano em uma cobrança? Caso a baixa tenha sido feita manualmente, utilize a opção Estornar dentro do detalhamento da cobrança, fazendo com que o título retorne ao status de "Em Aberto".

Palavras-chave de busca

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