Como criar e gerenciar cotações para fornecedores

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de como criar e gerenciar cotações para fornecedores, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina no sistema.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que houver necessidade de realizar como criar e gerenciar cotações para fornecedores ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.

Sintoma ou cenário

O usuário precisa realizar as etapas de como criar e gerenciar cotações para fornecedores para garantir que a informação seja registrada corretamente ou para resolver uma demanda operacional específica.

Benefício para o usuário ou operação

Padronização do processo de registro.
Redução de erros manuais.
Maior agilidade e autonomia na gestão condominial.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu correspondente ao módulo em questão.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissões de escrita/gestão no módulo correspondente.
Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado.
Insumos e Dados Técnicos: Informações completas sobre a unidade ou registro a ser manipulado.

Causas prováveis

Necessidade de atualização de dados ou execução de rotina periódica do condomínio.

Como fazer ou corrigir

A funcionalidade de cotações no Condomob permite que Síndicos e Administradores criem e gerenciem solicitações de cotações para fornecedores. Esta função, disponível em planos específicos, facilita o envio e o acompanhamento das respostas, otimizando a comunicação com os fornecedores.

Acessar a Tela de Cotações

No módulo Financeiro, acesse Painel da Administradora > Cotações.
Utilize os filtros para buscar cotações existentes, como:
Período: Data de criação da cotação.
Condomínios: Visualizar cotações de todos os condomínios ou de um condomínio específico.
Status: Filtrar por cotações em rascunho, em andamento, aguardando aprovação, aprovadas ou rejeitadas.
Categorias: Selecionar todas as categorias ou uma específica.
1. Criar uma Nova Cotação
Clique em + Nova Cotação e preencha os seguintes campos:
Título e Descrição da Cotação
Condomínio relacionado
Data de Encerramento
Anexos (até 5 arquivos)
Após preencher, busque os fornecedores usando filtros como cidade, categoria, e disponibilidade de e-mail, e selecione os fornecedores desejados. Clique em Salvar para enviar a cotação por e-mail. 3. Confirmar o Envio e Gerar Relatório
Uma caixa de diálogo de confirmação será exibida ao salvar. É possível reenviar a cotação por e-mail ou WhatsApp, ou gerar um relatório com dados da tela. 4. Como o Fornecedor Visualiza a Cotação
Após o envio, o fornecedor recebe um e-mail e acessa a cotação para incluir detalhes como descrição da proposta, forma de pagamento, anexos, itens e valor. 5. Visualizar Respostas dos Fornecedores
Na aba Painel da Administradora > Cotações, clique na cotação para ver as respostas dos fornecedores. É possível visualizar, aprovar, ou resetar propostas. A cotação será finalizada ao aprovar uma proposta, alterando o status para Aprovada.

Observações:

O histórico de cotações pode ser visualizado na aba Cotações no módulo Social, mas apenas em formato informativo.

Resultado esperado

Ao concluir os passos, o sistema processará a solicitação de como criar e gerenciar cotações para fornecedores com sucesso. Você visualizará uma confirmação na tela e o registro será atualizado com os novos dados, permitindo a continuidade do fluxo operacional com total transparência.

Quando escalar

Caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas ou se o comportamento divergir do esperado após a execução dos passos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de erro.
ID ou nome do registro afetado.
Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

Mantenha os dados sempre atualizados para evitar inconsistências em relatórios futuros.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Botão de salvar inativo.
Causa provável: Falta de preenchimento de campo obrigatório.
Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco.

Dúvidas relacionadas

P: Como conferir se a ação em ‘Como criar e gerenciar cotações para fornecedores’ foi validada em sistema? R: Consulte os logs de auditoria de usuário ou extraia um relatório rápido do respectivo módulo.

P: Restrições de acesso implicam no salvamento dessa rotina? R: Apenas perfis com atributo de ‘Escrita’ conseguem consolidar alterações; caso contrário, o botão de salvamento aparecerá bloqueado.

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