Paybox: Recebimento de Documentos por E-mail, DDA ou Upload
Visão geral
Este conteúdo detalha o processo de paybox: recebimento de documentos por e-mail, dda ou upload, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina no sistema.
Quando usar este artigo
Utilize este guia sempre que houver necessidade de realizar paybox: recebimento de documentos por e-mail, dda ou upload ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.
Sintoma ou cenário
O usuário precisa realizar as etapas de paybox: recebimento de documentos por e-mail, dda ou upload para garantir que a informação seja registrada corretamente ou para resolver uma demanda operacional específica.
Benefício para o usuário ou operação
- Padronização do processo de registro.
- Redução de erros manuais.
- Maior agilidade e autonomia na gestão condominial.
Onde acessar / contexto de uso
Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu correspondente ao módulo em questão.
Pré-requisitos (Antes de começar)
- Perfil Exato: É necessário possuir permissões de escrita/gestão no módulo correspondente.
- Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado.
- Insumos e Dados Técnicos: Informações completas sobre a unidade ou registro a ser manipulado.
Causas prováveis
Necessidade de atualização de dados ou execução de rotina periódica do condomínio.
Como fazer ou corrigir
Descrição:
O Paybox é uma ferramenta que automatiza a recepção e organização de documentos financeiros, como boletos, notas fiscais e guias de pagamento. Os arquivos podem ser coletados de diferentes fontes e organizados no sistema para posterior análise e lançamento de despesas.
Solução:
1. Ativar o Paybox por Condomínio
Após a contratação e ativação do Paybox pelo time comercial, é necessário ativar o serviço individualmente para cada condomínio.
Como ativar:
- Acesse o menu Painel da Administradora > Triagem de Documentos > Paybox.
- Clique no nome do condomínio desejado.
- Em seguida, clique no seletor ao lado da pergunta:
“Ativar os serviços do Paybox do ?” - Pronto! O Paybox estará ativo para aquele condomínio, permitindo a coleta automatizada de documentos.
2. Como os Arquivos São Recebidos?
Os documentos podem ser recebidos no sistema por três formas:
- Coletor de Anexos por E-mail
- Débito Direto Autorizado (DDA)
- Upload de Arquivos
- Anexos enviados pelo WhatsApp do chatbot (Atende).
2.1 Coletor de Anexos por E-mail
Com o coletor de anexos por e-mail, é possível enviar documentos como boletos, notas fiscais, guias de pagamento, FGTS Digital e outros, diretamente da sua caixa de entrada para que o Paybox extraia as informações automaticamente e disponibilize o conteúdo para lançamento como despesa na plataforma.
Como ativar e utilizar o serviço:
- Acesse o menu Painel da Administradora > Triagem de Documentos > Paybox.
- Clique no nome do condomínio desejado (ou utilize o e-mail da administradora, caso deseje centralizar os envios).
- Vá até a aba “Coletor de Anexos de E-mail”.
- Insira o endereço de e-mail remetente autorizado e clique em “Salvar”.
- Para cadastrar mais e-mails, clique em ”+ Mais um”.
- Para excluir um e-mail da lista, clique em “Excluir”.
Importante:
- Apenas anexos enviados por e-mails previamente cadastrados serão processados.
- Os anexos devem ser enviados para o endereço: superlogicadocs@superlogica.com
- Após o envio, os documentos serão encaminhados automaticamente e ficarão disponíveis na tela de Triagem de Documentos para análise e posterior lançamento como despesa.
2.2 Débito Direto Autorizado (DDA)
O DDA permite o recebimento automático de boletos emitidos contra o CNPJ do condomínio, eliminando a necessidade de boletos físicos ou digitação de código de barras.
Pré-requisito:
- O condomínio deve possuir uma Conta Digital PJBank ativa.
Como ativar:
- Acesse Painel da Administradora > Triagem de Documentos > Paybox.
- Clique no condomínio desejado.
- Siga as instruções para ativar o DDA diretamente na credencial da conta digital.
2.3 Upload de Arquivos
Também é possível enviar documentos manualmente por meio da função de upload.
Como utilizar:
- Acesse o menu Painel da Administradora > Triagem de Documentos > Triagem de Documentos > Upload de Arquivos.
- Clique em “Upload de Arquivos”.
- Envie arquivos nos formatos PDF, JPG ou PNG.
- Os documentos ficarão listados com o status “Aguardando Processamento”.
- Após clicar em “Processar Arquivos”, o status será atualizado para “Processado”.
- É possível excluir arquivos antes do processamento, individualmente ou em lote.
3. Localizando e Gerenciando os Arquivos
Após o envio, todos os documentos (via e-mail, DDA ou upload) estarão disponíveis na função Triagem de Documentos.
- Clique no botão Buscar (ícone de lupa) para visualizar os arquivos.
Observação:
Após localizar os arquivos, será necessário realizar a triagem dos documentos — preenchendo as informações, validando os dados e vinculando os documentos às despesas.
👉 Esse processo está detalhado no artigo: Automatize o Lançamento de Despesas com Paybox
Resultado esperado
Ao concluir os passos, o sistema processará a solicitação de paybox: recebimento de documentos por e-mail, dda ou upload com sucesso. Você visualizará uma confirmação na tela e o registro será atualizado com os novos dados, permitindo a continuidade do fluxo operacional com total transparência.
Quando escalar
Caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas ou se o comportamento divergir do esperado após a execução dos passos.
Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento
- Print da tela de erro.
- ID ou nome do registro afetado.
- Data e hora do ocorrido.
Regras importantes / Observações
- Mantenha os dados sempre atualizados para evitar inconsistências em relatórios futuros.
Problemas comuns e como resolver
- Problema: Botão de salvar inativo.
- Causa provável: Falta de preenchimento de campo obrigatório.
- Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco.
Dúvidas relacionadas
P: Como conferir se a ação em ‘Paybox: Recebimento de Documentos por E-mail, DDA ou Upload’ foi validada em sistema? R: Consulte os logs de auditoria de usuário ou extraia um relatório rápido do respectivo módulo.
P: Restrições de acesso implicam no salvamento dessa rotina? R: Apenas perfis com atributo de ‘Escrita’ conseguem consolidar alterações; caso contrário, o botão de salvamento aparecerá bloqueado.
Palavras-chave de busca
Paybox: Recebimento de Documentos por E-mail, DDA ou Upload, suporte condomob, ajuda, manual
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