Gerenciamento de malotes e documentos despachados

Descrição:
Este artigo orienta sobre o uso da função Malotes, uma ferramenta para o registro e controle da movimentação de documentos e cheques no condomínio, permitindo cadastrar, gerenciar e gerar relatórios.

Solução:

1. Acessar a função Malotes:

• No módulo Financeiro, vá para Despesas > Malotes > Malotes.

2. Cadastrar Malotes:

• Na tela inicial, visualize os malotes cadastrados ou clique em + Novo para criar um novo malote.
• Preencha os campos obrigatórios:
  • Responsável: Usuário do sistema responsável pelo malote.
  • Para: Responsável por receber o malote.
  • Status: Selecione entre A despachar ou Despachado.
  • Data: Informe a data do registro.
  • Lacre de ida: Campo opcional para identificação.
  • Lacre de volta: Campo opcional para identificação.
  • Observação: Campo opcional para informações adicionais.
  • Anexos: Inclua anexos, se necessário.
• Após salvar, o campo Documentos será habilitado.

3. Adicionar documentos ou cheques ao malote:

• Clique no ícone + no campo Documentos e preencha os campos conforme o tipo:
  • Documento:
    • Descrição/Código de barras: Informe os detalhes do documento.
    • Retorno: Escolha entre as opções disponíveis (ex.: próximo malote, sem retorno, ou datas específicas).
  • Cheque:
    • Conta: Informe a conta onde o cheque está registrado.
    • Número do cheque: O vencimento e o valor serão preenchidos automaticamente.
    • Retorno: Escolha entre as opções disponíveis.
• Com o status A Despachar, você pode:
  • Inserir, excluir ou editar documentos/cheques.
• Após incluir todas as informações, clique em Salvar.

4. Gerar relatório de malotes:

• Na tela inicial, clique em Relatório na parte superior da tela e configure conforme a necessidade.
• O relatório Protocolo inclui informações cadastrais, dados de documentos e campo para assinatura. O relatório Cadastro inclui apenas informações cadastrais e dados de documentos.

5. Despachar múltiplos malotes:

• Na tela inicial, marque diversos malotes e clique em Despachar para enviar todos de uma vez.

6. Gerenciar documentos/cheques de malotes despachados:

• Acesse Despesas > Malotes > Documentos para visualizar malotes com status Despachado.
• Utilize os filtros para localizar documentos/cheques por código, cheque, documento ou status.
• Para alterar o status de retorno:
  • Marque o documento/cheque desejado.
  • Clique em Mudar Status.
  • No pop-up, indique o novo status e clique em Alterar.