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A função Malotes é uma ferramenta para o registro e controle de movimentação de documentos do condomínio.

As opções para criar e gerenciar os malotes pode ser acessada na aba Despesas > Malotes > Malotes, no módulo financeiro.

Cadastrar Malotes

Na tela inicial da função, é possível visualizar malotes já cadastrados ou clicar em + Novo para cadastrar um novo malote.

Para que o cadastro do malote seja feito corretamente, é preciso preencher os campos abaixo.

1. • Responsável: Usuário do sistema responsável pelo malote.
   • Para: Responsável por receber o malote.
   • Status: A despachar ou despachado.
   • Data: Data do registro.
   • Lacre de ida: Campo opcional para identificação de lacre de ida.
   • Lacre de volta: Campo opcional para identificação de lacre de volta.
   • Observação: Campo opcional para registro de observação.
   • Anexos: Incluir anexos, caso deseje.

Após salvar, um novo campo ficará disponibilizado, o campo Documentos. 

Clicando em +, será necessário preencher os campos conforme o tipo de documento. Caso o tipo seja Documento, o sistema apresentará os campos abaixo.

•  Documento: informe o código de barras ou uma breve descrição para o documento.
• Retorno: Próximo malote, sem retorno, em 3 dias, 1 semana, 15 dias, 1 mês ou data selecionada (em seguida selecione a data).

Caso o tipo seja Cheque, o sistema apresentará os campos abaixo.

• Conta: Informar a conta em que o cheque está registrado.
• Cheque: Indicar o número do cheque (o vencimento e o valor serão automaticamente carregados de acordo com o cadastro do cheque).
• Retorno: Próximo malote, sem retorno, em 3 dias, 1 semana, 15 dias, 1 mês ou data selecionada (em seguida selecione a data).

Enquanto o status do malote estiver em A Despachar, é possível:

• Inserir outro documento/cheque.
• Excluir documento/cheque.
• Editar documento/cheque.

Após incluir todas as informações e documentos no malote, é preciso clicar em Salvar, na parte superior da tela.

Gerar relatório de Malotes

Na tela inicial da função, é possível gerar um relatório, clicando em Relatório, na parte superior da tela. Ao clicar, poderá configurar o relatório editando os campos:

• Modelo Relatório: Protocolo ou Cadastro
• Mostrar Endereço: sim ou não.
• Imprimir em Duas Vias: sim ou não.

O modelo protocolo, contém as informações cadastrais do malote, os dados de cada documento e campo para assinatura do responsável por entregar e receber o malote. Já o modelo cadastro, contém as informações cadastrais do malote e os dados de cada documento.

Na tela inicial, ainda será possível marcar diversos malotes e despachar todos, clicando em Despachar na parte superior da tela.