Assembleias Virtuais

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de assembleias virtuais, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina no sistema.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que houver necessidade de realizar assembleias virtuais ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.

Sintoma ou cenário

O usuário precisa realizar as etapas de assembleias virtuais para garantir que a informação seja registrada corretamente ou para resolver uma demanda operacional específica.

Benefício para o usuário ou operação

• Padronização do processo de registro.
• Redução de erros manuais.
• Maior agilidade e autonomia na gestão condominial.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu correspondente ao módulo em questão.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: É necessário possuir permissões de escrita/gestão no módulo correspondente.
• Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado.
• Insumos e Dados Técnicos: Informações completas sobre a unidade ou registro a ser manipulado.

Causas prováveis

Necessidade de atualização de dados ou execução de rotina periódica do condomínio.

Como fazer ou corrigir

Com a função Assembleias Virtuais poderá promover debates sobre quaisquer assunto em um condomínio.

Menu do Artigo

Tela Inicial Assembleia Virtual

Criar uma Assembleia Virtual

- Cadastro das Informações Iniciais

- Sua Pauta

-Link de Reunião - Zoom ou Google Meet

-Unidades com Procuração

- Adicionar mais Enquetes a um Item de Pauta

- Modo Rascunho e Publicação

Visualizar e Alterar uma Assembleia Virtual

Criar Ata

Para saber como um condômino irá visualizar e como poderá participar de uma assembleia pelo aplicativo, leio o artigo Como participar de uma Assembleia Virtual

Tela Inicial Assembleia Virtual

Para acessar a função Assembleia Virtual, acesse no menu lateral esquerdo do módulo social Comunicação > Assembleias Virtuais:

Na primeira tela estarão listadas todas as assembleias criadas, com os status Aberta, Aguardando, Encerrada ou Cancelada. Também poderá verificar se está em como “Rascunho”, isto é, a assembleia foi criada mas ainda não foi publicada (veremos mais sobre esse assunto no item “Criar uma Assembleia Virtual” deste artigo).

Nesta tela também poderá visualizar as seguintes informações por assembleia:

• Título da assembleia;
• Data e hora de início e data e hora de término;
• Categoria: Ordinária ou Extraordinária;
• Formato: Virtual, Presencial ou Híbrida;
• Se para está aberta para “Todos os grupos” ou grupos selecionados.

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Criar uma Assembleia Virtual

Na tela inicial da função Assembleias Virtuais, clique no botão ”+ Novo” para criar uma assembleia:

Se for usar o Zoom para realizar uma assembleia virtual e ainda não tiver instalado esta aplicação, clique no botão “Instalar Zoom” e siga as orientações:

Observação: Além do Zoom poderá usar o Google Meet se preferir.

Cadastro das Informações Iniciais

Depois que clicar no botão ”+ Novo”, preencha as seguinte informações iniciais:

• Titulo: Nome da assembleia;
• Categoria: Ordinária ou Extraordinária;
• Formato: Virtual, Presencial ou Híbrida;
• Intervalo de Postagem: Intervalo mínimo em que o condômino poderá inserir uma nova opinião.
• Inicia em / Horário: Data e horário de início da assembleia. Obs.: Este é o período que os condôminos começarão a debater pelo aplicativo.
• Encerra em / Horário: Data e horário de encerramento da assembleia. Obs.: Encerramento da assembleia não sendo mais possível que os condôminos debatam pelo aplicativo.
• Quem pode registrar presença: Selecione a opção “Apenas administração” se o registro de presença somente puder ser efetuado por marcação da administradora ou a opção “Usuários do aplicativo” para que o próprio condômino registre a sua presença na assembleia pelo app (a administradora também poderá marcar presença selecionando esta opção);
• Quem pode postar mensagens:Selecione se todas as unidades poderão postar mensagens (com ou sem marcação de presença) ou selecione a opção “Apenas unidades marcadas como presente”.
• Intervalo de postagem:Se desejar, poderá estabelecer um tempo entre as mensagens postadas por uma unidade. Por exemplo: Se escolher a opção “5 minutos” cada unidade poderá postar uma mensagem com intervalo de 5 minutos entre uma mensagem e outra. Caso não tenha intervalo escolha a opção com um traço ” - “.
• Quem pode votar: Se na assembleia houverem itens de pauta vinculados a uma ou mais enquetes, selecione se todas as unidades poderão votar (com ou sem marcação de presença) ou se “Apenas unidades marcadas como presente”. O condômino poderá marcar sua presença através do aplicativo.
• Para: Selecione os grupos/marcadores de unidades que terão acesso à assembleia ou selecione a opção “Todos os grupos/Marcadores”.

Após finalizar o preenchimento dos campos dessa primeira parte, clique no botão “Salvar”.

A assembleia cadastrada até este momento estará em modo “Rascunho”, isto é, ainda não estará disponível para visualização dos condôminos e o status será “Aguardando”.

Sua Pauta

Depois que salvar, ficará disponível a área “Sua Pauta” para cadastro de itens:

Poderá adicionar vários itens de pauta. Por exemplo, poderá incluir uma pauta principal com a convocação e cada assunto a ser discutido na assembleia ser um novo item de pauta.

Para adicionar um item de pauta clique em “+ Adicionar item”:

Na caixa de diálogo que se abrirá, insira o “Título” do item de pauta e clique no botão “Salvar”:

Preencha este campo com o assunto a ser discutido. Exemplos: Pauta principal, Votação para Reforma da área de lazer, Eleição Novo Síndico, etc.

O próximo passo será o de inserir o conteúdo do item de pauta. Clique no item de pauta que acabou de criar:

• Vincular Votação/Enquete: Selecione uma enquete para vincular ao item de pauta (a enquete deverá ser criada antes do cadastro do item de pauta). Para saber mais sobre Enquetes e Votações, clique no seguinte link: Enquetes e Votações. Após encerrar esta parte de criação da assembleia, poderá inserir mais enquetes a um item de pauta. Saiba mais no final desta parte do artigo “Criar uma Assembleia Virtual”.
• Descrição: Na descrição poderá adicionar conteúdo de texto, inserir um anexo, uma imagem, um link do Youtube e/ou um link externo:

Clique no botão “editar” e para adicionar conteúdo clique no botão referente ao tipo de conteúdo que deseja inserir:

“Texto“

“Anexo“

“Imagem“

“Vídeo do Youtube“

“Link Externo“

Finalizada a criação do item de pauta, clique no botão “Salvar”.

Repita esses passos para inserir quantos itens de pauta forem necessários. Para redefinir a ordem dos itens de pauta, basta arrastar os itens os deixando na sequência desejada:

Ao finalizar, clique no botão “Salvar” localizado na parte superior da tela.

O usuário também poderá criar novas pautas enquanto a assembleia está em andamento e constará a observação de que a mesma foi incluída após a convocação.

Observação: Existe o limite de 15 pautas por assembleia criada no sistema.

Se precisar cancelar um item de pauta, clique no item e em seguida no botão “Excluir”.

Link de Reunião - Zoom ou Google Meet

Após salvar esta etapa, poderá inserir um link para uma reunião virtual, seja pelo Google Meet ou pelo Zoom:

• Clique no botão “Link de Reunião”;
• Selecione se irá adicionar um link pelo Google Meet ou pelo Zoom;

• Se pelo Google Meet, insira o link da reunião:

Observação: Caso não tenha gerado ainda o link, clique em “clique aqui para gerar um link” e será redirecionado para sua agenda Google. - - Se pelo Zoom, realize o registro:

Observação: Antes de registrar uma chamada de vídeo do Zoom na assembleia virtual é necessário instalar o Condomob Meeting, para saber como realizar a integração do Zoom com o Condomob, clique aqui. O link de acesso à reunião no Zoom será gerado no cadastro da assembleia virtual. - Clique no botão “Registrar”.

Pronto! A reunião já estará vinculada com a assembleia.

Exemplo com Google Meet:

Exemplo com Zoom:

Se precisar cancelar o registro do link, clique no botão “Cancelar” a direita.

Unidades com Procuração

Se precisar cadastrar unidades com procuração, isto é, inserir um morador ou inquilino da unidade que irá votar, que não seja o proprietário titular ou que não esteja cadastrado como morador titular e que possua procuração, clique na aba “Unidades com Procuração”:

Em seguida clique no botão “+ Nova” e preencha os seguinte campos:

• Unidade: Selecione a unidade;
• Procurador: Selecione o morador ou inquilino que possua a procuração;
• Arquivo: Clique no botão “Arquivo” para inserir a procuração.

Para finalizar o cadastro da unidade com procuração, clique no botão “Salvar”.

A unidade cadastrada ficará disponível para consulta nesta aba “Unidades com Procuração”, e poderá clicar no ícone para visualizar a procuração ou no ícone se quiser excluir.

Adicionar mais enquetes a um item de pauta

Para adicionar mais enquetes a um item de pauta, siga os seguintes passos:

• Clique no item de pauta desejado;
• Clique no botão “Cancelar” para fechar a janela de edição do item;
• Clique no botão “Vincular”;

• Selecione a enquete (já deverá ter sido criada na função “Enquetes e Votações”);

• Clique no botão “Vincular”.

Repita esses passos para vincular outras enquetes.

Importante: Não esqueça de mudar o item de pauta para adicionar as enquetes relativas a cada assunto que será discutido e votado.

Para permitir que o condômino possa cancelar o voto dentro do período permitido, quando for criar uma enquete através da função “Enquetes e Votações”, no campo “Voto cancelável”, preencher com a opção “Sim”. Na enquete também poderá emitir um relatório de votos cancelados. Para saber mais leia o artigo Enquetes e Votações.

Modo Rascunho e Publicação

Após terminar de criar a assembleia não esqueça de clicar no botão “Publicar” para que fique disponível para os condôminos no aplicativo e possa realizar a notificação (pelo app e/ou por e-mail):

Enquanto estiver em modo rascunho poderá ir preenchendo com todas as informações necessárias e ir salvando pois ainda não estará disponível para os condôminos no aplicativo. Poderá sair da função e retornar posteriormente para continuar criando a assembleia.

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Visualizar e Alterar uma Assembleia Virtual

Após criar uma assembleia poderá visualizar na tela inicial (clicando na assembleia), todas as informações referentes a assembleia criada:

• Título da assembleia;
• Status (aberta, aguardando, cancelada ou encerrada);
• Categoria (ordinária ou extraordinária);
• Formato (virtual, presencial ou híbrida);
• Grupos que estão participando;
• Data e hora de início e data e horário de término da assembleia;
• Tempo de intervalo entre a postagens de mensagens (caso tenha estipulado um intervalo);
• Votantes presentes (se optou que somente poderão votar os condôminos que tenham marcado presença);
• Participantes presentes (se optou que somente poderão postar mensagens os condôminos que tenham marcado presença).

Também na tela inicial na parte superior poderá utilizar os seguintes botões:

• Voltar, para acessar a página inicial de Assembleias virtuais.
• Alterar, para alterar algumas informações da assembleia:
• Alterar data
• Data e horário de início;
• Data e horário de término;
• Configurações

•  

  • Categoria;
  • Formato;
  • Quem pode registrar presença (se somente a administradora ou se os condôminos pelo app escolhendo a opção “Usuários do aplicativo”);
  • Quem pode postar mensagens (com marcação de presença ou não);
  • Intervalo de postagem;
  • Quem pode votar (com marcação de presença ou não).

  - Relatório, para imprimir um relatório. E poderá selecionar quais informações deseja imprimir no relatório: - Pauta; - Enquetes; - Histórico de Postagens; - Unidades Presentes; - Unidades com Procuração; - Visualizações.
  
  - Link de Reunião, para inserir um link para a reunião (Google Meet, mas poderá utilizar esse campo para inserir um outro link) ou para registrar a reunião no Zoom; - Notificar via app, para notificar os condôminos via aplicativo; - Enviar por email, para enviar a notificação para os condôminos por e-mail. - Cancelar, para cancelamento da assembleia. - Log, para checar o registros desde a criação e qualquer alteração que venha a ser realizada posteriormente.

Na aba “Pauta”, clicando em cada item de pauta poderá visualizar:

• O conteúdo da pauta;
• As enquetes vinculadas e as votações que estiverem sendo realizadas;
• E o histórico de postagens. Se a administradora quiser enviar uma mensagem, clique no botão “Postar”, escreva a mensagem e envie.

Lembrando que cada item de pauta terá o seu conteúdo, enquetes e histórico de postagens separados.

Se for preciso retirar uma enquete da assembleia, clique no botão “Desvincular” referente a enquete.

Na aba “Unidades Presentes” poderá visualizar as unidades que marcaram presença através do aplicativo, assim como poderá marca a presença para alguma unidade (Obs.: Se houver marcação de presença pela administradora e pelo condômino pelo aplicativo, o registro que prevalecerá será o realizado pelo condômino).

Nesta aba também irá localizar o botão “Relatório” para que possa emitir um relatório com as unidades presentes na assembleia.

Clicando no botão “Log” poderá ver qualquer alteração de marcação de presença.

Como já comentado anteriormente, na aba “Unidades com Procuração”, poderá consultar as unidades, ver as procurações e excluir alguma unidade caso seja necessário.

Na última aba, “Visualizações”, poderá consultar as unidades que visualizaram a assembleia com as informações do e-mail de acesso e data e hora da última visualização por unidade. Assim como, as unidades que não visualizaram.

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Criar Ata

Após o encerramento da assembleia poderá criar a ata selecionando as informações que irão compor o documento.

Clique no botão “Criar Ata”:

Preencha os seguintes campos:

• Nome do Presidente;
• CPF do Presidente;
• Profissão;
• Estado Civil (não obrigatório);
• Nome do Secretário;
• CPF do Secretário;
• Profissão;
• Estado Civil (não obrigatório);
• Horário segunda convocação;
• Descrição;
• Incluir deliberação sobre as pautas;
• O que deseja mostrar na Ata:
• Pauta;
• Unidades Presentes;
• Enquetes;
• Unidades com Procuração;
• Histórico de Postagens;
• Visualizações.

Ao finalizar, clique no botão “Salvar”.

Depois de criada a ata, clicando novamente no botão “Criar Ata” poderá:

• Fazer o download da ata;
• Excluir;
• Editar.

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Resultado esperado

Ao concluir os passos, o sistema processará a solicitação de assembleias virtuais com sucesso. Você visualizará uma confirmação na tela e o registro será atualizado com os novos dados, permitindo a continuidade do fluxo operacional com total transparência.

Quando escalar

Caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas ou se o comportamento divergir do esperado após a execução dos passos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Print da tela de erro.
• ID ou nome do registro afetado.
• Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

• Mantenha os dados sempre atualizados para evitar inconsistências em relatórios futuros.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: Botão de salvar inativo.
• Causa provável: Falta de preenchimento de campo obrigatório.
• Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco.

Dúvidas relacionadas

P: Como conferir se a ação em ‘Assembleias Virtuais’ foi validada em sistema? R: Consulte os logs de auditoria de usuário ou extraia um relatório rápido do respectivo módulo.

P: Restrições de acesso implicam no salvamento dessa rotina? R: Apenas perfis com atributo de ‘Escrita’ conseguem consolidar alterações; caso contrário, o botão de salvamento aparecerá bloqueado.

Palavras-chave de busca

Assembleias Virtuais, suporte condomob, ajuda, manual