Visitantes e Colaboradores

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de visitantes e colaboradores, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina no sistema.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que houver necessidade de realizar visitantes e colaboradores ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.

Sintoma ou cenário

O usuário precisa realizar as etapas de visitantes e colaboradores para garantir que a informação seja registrada corretamente ou para resolver uma demanda operacional específica.

Benefício para o usuário ou operação

Padronização do processo de registro.
Redução de erros manuais.
Maior agilidade e autonomia na gestão condominial.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu correspondente ao módulo em questão.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissões de escrita/gestão no módulo correspondente.
Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado.
Insumos e Dados Técnicos: Informações completas sobre a unidade ou registro a ser manipulado.

Causas prováveis

Necessidade de atualização de dados ou execução de rotina periódica do condomínio.

Como fazer ou corrigir

Esta função tem como objetivo auxiliar o usuário a verificar no sistema quais os visitantes estão autorizados pelos moradores a entrar no condomínio.

A autorização é feita pelo próprio morador através do aplicativo. O usuário também poderá fazer o cadastro de um visitante com a autorização prévia do morador.

Acesse o menu Portaria > Visitantes e Colaboradores;
Clique no botão + Novo para iniciar um novo cadastro;

Pesquisa para localizar um cadastro de visitante dentro do sistema.

Caso preencha um CPF na pesquisa que já esteja cadastrado como Morador, será exibido a mensagem abaixo, podendo ser direcionado para o cadastro do morador clicando na opção "Ir para o morador":

Ou caso preencha um CPF que não tenha sido cadastrado nos moradores, e nem nos visitantes, será exibido a mensagem abaixo, perguntando se deseja cadastrar um visitante com este CPF:

Excluir Selecionados para selecionar a quantidade de visitantes desejado na caixa de seleção ao lado dos cadastros, e depois efetuar a exclusão;

Relatório para imprimir um relatório de Visitantes.

Além disso, é possível também Registrar Entrada/Saída no livro de ocorrências, e no ícone Contatos visualizar o Telefone dos Titulares da unidade.

Se desejar realizar uma busca, poderá filtrar por Todos os Status, Todos os Grupos, Todas as unidades, e Ordenar por Unidade ou Nome.

Ao clicar em + Novo, Preencha os dados do novo visitante nos campos abaixo:

Preencha os dados do visitante nos campos obrigatórios:

Unidade: selecione a unidade do morador;
Status: escolha entre Bloqueado ou Liberado;
Tipo: selecione Visitante ou Colaborador;
Nome: insira o nome completo do visitante;
Motivo/Função/Finalidade: descreva a relação com o morador;
Documento: selecione o tipo e insira o número;
Nascimento: informe a data de nascimento;
Fone: forneça o telefone pessoal;
Idoso: marque se o visitante é idoso ou portador de necessidades especiais;
Dados do Veículo: informe os dados do veículo, se aplicável;
Para adicionar uma foto, clique no ícone da Câmera;

(Ao selecionar o ícone da Câmera, também é possível adicionar a foto do visitante.)

Caso o morador não defina um período específico de entrada, mantenha o status como Liberado;
Se necessário, clique no botão + para cadastrar permissões adicionais;
Após salvar, utilize os ícones disponíveis para clonar, registrar entrada/saída, excluir ou visualizar o log de alterações;

Após salvar, é possível visualizar novos ícones na exibição deste cadastro:

Clonar: Para casos onde o visitante irá visitar outras unidades, poderá clonar o mesmo cadastro e alterar apenas o campo da Unidade;

Registrar Entrada/Saída: Para registrar Entrada/Saída no livro de ocorrências;
Excluir: Excluir o cadastro;
Log: Visualizar todas as alterações feitas neste cadastro desde sua criação.

Desça a barra de rolagem para acessar a opção Últimas Ocorrências e visualizar as últimas atividades do visitante.

Resultado esperado

Ao concluir os passos, o sistema processará a solicitação de visitantes e colaboradores com sucesso. Você visualizará uma confirmação na tela e o registro será atualizado com os novos dados, permitindo a continuidade do fluxo operacional com total transparência.

Quando escalar

Caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas ou se o comportamento divergir do esperado após a execução dos passos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de erro.
ID ou nome do registro afetado.
Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

Mantenha os dados sempre atualizados para evitar inconsistências em relatórios futuros.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Botão de salvar inativo.
Causa provável: Falta de preenchimento de campo obrigatório.
Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco.

Dúvidas relacionadas

P: Como conferir se a ação em 'Visitantes e Colaboradores' foi validada em sistema? R: Consulte os logs de auditoria de usuário ou extraia um relatório rápido do respectivo módulo.

P: Restrições de acesso implicam no salvamento dessa rotina? R: Apenas perfis com atributo de 'Escrita' conseguem consolidar alterações; caso contrário, o botão de salvamento aparecerá bloqueado.

Palavras-chave de busca

Visitantes e Colaboradores, suporte condomob, ajuda, manual