Automatize o Lançamento de Despesas com Paybox

Descrição:
Após o recebimento dos documentos no sistema via Coletor de Anexos por Email, DDA ou Upload de Arquivos, é necessário realizar a Triagem de Documentos. Esse processo permite preencher informações, categorizar os arquivos e vinculá-los a despesas ou rascunhos, garantindo que os lançamentos sejam feitos corretamente. 

Solução:

Triagem de Documentos - Análise e Preenchimento de Dados

• Acesse o menu Módulo Financeiro > Painel da Administradora > Triagem de Documentos.
• Localize um documento com o status "Em Análise" e clique para acessar o cadastro.

1. Informações Exibidas na Listagem

A tela de triagem mostrará os seguintes campos:

• Data de Criação
• Nome do Arquivo
• Condomínio
• Fornecedor
• Data de Vencimento
• Valor da Cobrança

2. Preenchimento dos Dados

• Se o sistema reconhecer o nome do condomínio, ele será preenchido automaticamente.
• Os campos a serem preenchidos incluem:
  • Fornecedor
  • Data de Vencimento
  • Valor
  • Forma de Pagamento
  • Número do Documento/NF
  • Linha Digitável
  • Data de Emissão

Após o preenchimento dos dados, clique em Salvar para concluir a triagem.

Vinculação de Documentos às Despesas no Sistema

Após a triagem e o preenchimento automático dos dados, o sistema permite vincular os documentos diretamente a:

• Despesas já cadastradas
  
  
• Rascunhos de despesas existentes
  
  
• Despesas recorrentes
  
  
• Ou ainda, permite criar um novo lançamento, seja de Despesa ou Rascunho.

Esse processo evita lançamentos manuais e garante mais precisão na gestão financeira do condomínio.

1. Criar um Novo Rascunho de Despesa

• Clique no botão "Novo Rascunho".
  
  
• Os campos obrigatórios serão preenchidos conforme o tipo de documento:
  
  
  • Boletos: valor, linha digitável e vencimento já preenchidos automaticamente.
    
    
  • Notas fiscais: caso o pagamento seja por boleto, é necessário inserir a linha digitável.
    
    
• Clique em Salvar para gerar o rascunho.
  
  
• O rascunho poderá ser autorizado e efetivado posteriormente em Despesas > Rascunho de Despesas.

2. Criar uma Nova Despesa

• Clique no botão "Nova Despesa" para criar um lançamento definitivo.
  
  
• Os dados preenchidos na triagem serão transferidos automaticamente para a despesa.
  
  
• Será necessário completar apenas os demais campos, caso necessário.
  
  
• Clique em Salvar para finalizar o lançamento.
  
  

3. Vincular a um Rascunho Existente

• Selecione a opção "Vincular a outro Rascunho".
  
  
• Escolha o rascunho desejado na listagem e clique em Salvar.
  
  
• Caso os dados do documento e do rascunho sejam diferentes, será exibido um pop-up com as opções:
  
  
  • Somente Anexar – mantém os dados do rascunho original.
    
    
  • Anexar e Sobrescrever – substitui os dados do rascunho com os dados do documento.

4. Vincular a uma Despesa Existente

• Selecione a opção "Vincular a outra Despesa".
  
  
• Escolha a despesa já cadastrada e clique em Salvar.
  
  
• Se houver diferença entre os dados do documento e da despesa, será exibido um pop-up com as opções:
  
  
  • Somente Anexar – mantém os dados da despesa original.
    
    
  • Anexar e Sobrescrever – substitui os dados da despesa com os do documento.
    
    

5. Vincular a uma Despesa Recorrente

• Selecione a opção "Vincular a uma Despesa Recorrente".
  
  
• Escolha a despesa recorrente existente no sistema.
  
  
• Clique em Salvar para concluir a vinculação.
  
  
• Se houver divergência entre os dados, o sistema exibirá um pop-up com as opções:
  
  
  • Somente Anexar – apenas anexa o documento, mantendo os dados originais.
    
    
  • Anexar e Sobrescrever – substitui os dados da despesa recorrente pelos do documento.

💡 Essa funcionalidade é ideal para automatizar o lançamento de despesas fixas como contas de energia, água, contratos de manutenção, entre outros.

Tempo de Disponibilização dos Arquivos no Sistema

Após a ativação do Paybox, os arquivos serão disponibilizados conforme o método de coleta:

• DDA: atualização a cada 6 horas
• E-mail: atualização a cada 5 minutos
• Upload: instantâneo