Paybox: Recebimento de Documentos por E-mail, DDA ou Upload

Descrição:

O Paybox é uma ferramenta que automatiza a recepção e organização de documentos financeiros, como boletos, notas fiscais e guias de pagamento. Os arquivos podem ser coletados de diferentes fontes e organizados no sistema para posterior análise e lançamento de despesas.

Solução:

1. Ativar o Paybox por Condomínio

Após a contratação e ativação do Paybox pelo time comercial, é necessário ativar o serviço individualmente para cada condomínio.

Como ativar:

1. Acesse o menu Painel da Administradora > Triagem de Documentos > Paybox.

2. Clique no nome do condomínio desejado.

3. Em seguida, clique no seletor ao lado da pergunta:
   "Ativar os serviços do Paybox do <nome do condomínio>?"

4. Pronto! O Paybox estará ativo para aquele condomínio, permitindo a coleta automatizada de documentos.

2. Como os Arquivos São Recebidos?

Os documentos podem ser recebidos no sistema por três formas:

• Coletor de Anexos por E-mail

• Débito Direto Autorizado (DDA)

• Upload de Arquivos

• Anexos enviados pelo WhatsApp do chatbot (Atende).

2.1 Coletor de Anexos por E-mail

Com o coletor de anexos por e-mail, é possível enviar documentos como boletos, notas fiscais, guias de pagamento, FGTS Digital e outros, diretamente da sua caixa de entrada para que o Paybox extraia as informações automaticamente e disponibilize o conteúdo para lançamento como despesa na plataforma.

Como ativar e utilizar o serviço:

1. Acesse o menu Painel da Administradora > Triagem de Documentos > Paybox.

2. Clique no nome do condomínio desejado (ou utilize o e-mail da administradora, caso deseje centralizar os envios).

3. Vá até a aba "Coletor de Anexos de E-mail".

4. Insira o endereço de e-mail remetente autorizado e clique em "Salvar".

5. Para cadastrar mais e-mails, clique em "+ Mais um".

6. Para excluir um e-mail da lista, clique em "Excluir".

Importante:

• Apenas anexos enviados por e-mails previamente cadastrados serão processados.

• Os anexos devem ser enviados para o endereço: superlogicadocs@superlogica.com

• Após o envio, os documentos serão encaminhados automaticamente e ficarão disponíveis na tela de Triagem de Documentos para análise e posterior lançamento como despesa.

2.2 Débito Direto Autorizado (DDA)

O DDA permite o recebimento automático de boletos emitidos contra o CNPJ do condomínio, eliminando a necessidade de boletos físicos ou digitação de código de barras.

Pré-requisito:

• O condomínio deve possuir uma Conta Digital PJBank ativa.

Como ativar:

1. Acesse Painel da Administradora > Triagem de Documentos > Paybox.

2. Clique no condomínio desejado.

3. Acesse a aba "Débito Direto Autorizado (DDA)".

4. Clique no botão disponível para habilitar o DDA.

5. Pronto! O serviço estará ativo.

2.3 Upload de Arquivos

Também é possível enviar documentos manualmente por meio da função de upload.

Como utilizar:

1. Acesse o menu Painel da Administradora > Triagem de Documentos > Triagem de Documentos > Upload de Arquivos.

2. Clique em "Upload de Arquivos".

3. Envie arquivos nos formatos PDF, JPG ou PNG.

4. Os documentos ficarão listados com o status "Aguardando Processamento".

5. Após clicar em "Processar Arquivos", o status será atualizado para "Processado".

6. É possível excluir arquivos antes do processamento, individualmente ou em lote.

3. Localizando e Gerenciando os Arquivos

Após o envio, todos os documentos (via e-mail, DDA ou upload) estarão disponíveis na função Triagem de Documentos.

• Clique no botão Buscar (ícone de lupa) para visualizar os arquivos.

Observação: 

Após localizar os arquivos, será necessário realizar a triagem dos documentos — preenchendo as informações, validando os dados e vinculando os documentos às despesas.
👉 Esse processo está detalhado no artigo: Automatize o Lançamento de Despesas com Paybox