Como configurar o alerta de renovação em Gestão de Documentos e Contratos

Visão Geral

Este artigo detalha o funcionamento e a configuração da funcionalidade de alerta de renovação no módulo de Gestão de Documentos e Contratos. O objetivo é orientar sobre como ativar os avisos de vencimento, consultar as pendências nos painéis do sistema e gerenciar a remoção dos alertas.

Quando usar este artigo

Utilize este guia quando houver necessidade de cadastrar documentos que possuem prazo de validade (como contratos de prestação de serviço, apólices de seguro e laudos), ativar notificações preventivas de vencimento ou quando surgir dúvidas sobre onde e como os alertas de renovação são exibidos na operação.

Sintoma ou Cenário

O usuário precisa acompanhar a validade de contratos e documentos do condomínio para evitar atrasos na renovação, mas não sabe como configurar os alertas do sistema ou onde visualizar a lista de documentos próximos do vencimento.

Benefício para o Usuário ou Operação

• Prevenção de riscos: Evita o vencimento de contratos e licenças cruciais sem aviso prévio.

• Autonomia operacional: Centraliza a visualização de prazos no painel da administradora.

• Redução de falhas: Automatiza a identificação visual de itens que necessitam de renovação.

Onde Acessar / Contexto de Uso

Acesse o portal e navegue por:

• Cadastro do Documento: Menu Documentos > Documentos e Contratos.

• Painel de Acompanhamento: Menu Minha Administradora > Painel da Administradora > seção Documentos.

Pré-requisitos (Antes de Começar)

• Perfil Exato: Perfil com acesso e permissão de gestão/escrita no módulo de Documentos.

• Recursos Sistêmicos: Módulo de Gestão de Documentos e Contratos ativo no plano contratado.

• Insumos e Dados Técnicos: Documento cadastrado contendo as datas exatas de início e fim da vigência.

Causas Prováveis

Necessidade de controle de prazos contratuais, atualização de certidões e licenças do condomínio, ou demanda de acompanhamento preventivo de renovações pela administradora.

Como Fazer ou Corrigir

1. Ativação do Alerta no Cadastro do Documento

1. Acesse o menu Documentos > Documentos e Contratos.

2. Localize o documento desejado na lista ou clique em + Novo para criar um registro.

3. Preencha os campos obrigatórios de vigência:

   • Data de Início

   • Data de Fim (data de vencimento)

4. No campo Alertar para renovação, selecione a opção Sim.

5. Preencha os demais campos obrigatórios da tela e clique em Salvar.

6. Validação: Verifique se o documento foi salvo com sucesso e se os campos de data e a opção "Sim" permanecem gravados.

2. Acompanhamento no Painel da Administradora

1. Acesse o menu Minha Administradora > Painel da Administradora.

2. Localize e clique na seção Documentos.

3. Por padrão, o sistema apresentará a pré-visualização dos documentos vencidos há 7 dias.

4. Para alterar a visualização, utilize os filtros de período de vencimento disponíveis na tela.

5. Validação: Confirme se os documentos configurados com "Alertar para renovação = Sim" e dentro do prazo do filtro aparecem na listagem.

3. Remoção do Alerta

1. Acesse a lista no painel em Minha Administradora > Painel da Administradora > Documentos.

2. Identifique o documento que não necessita mais do aviso visual.

3. Clique no botão Remover alerta diretamente na linha correspondente do painel.

4. Validação: Atualize a página e valide se o aviso referente ao documento foi removido da listagem.

Resultado Esperado

Após a configuração com o parâmetro "Sim" e as datas vigentes preenchidas, o sistema gerará alertas visuais automáticos na seção de documentos do Painel da Administradora. A equipe visualiza os prazos de forma clara e pode gerenciar ou remover os alertas conforme a tratativa das renovações.

Quando Escalar

Escalone o atendimento caso o parâmetro "Alertar para renovação" esteja como "Sim" com datas preenchidas corretamente e o documento não apareça no Painel da Administradora após aplicar os filtros correspondentes, ou se o botão de remoção de alerta apresentar mensagem de erro.

Informações para Escalonamento

Antes de abrir o chamado, reúna os seguintes dados:

• Print da tela de cadastro do documento (evidenciando as datas de início/fim e o campo "Alertar para renovação").

• Print da tela do Painel da Administradora mostrando o filtro aplicado.

• Nome do condomínio e título/ID do documento afetado.

• Nome e e-mail do usuário que identificou a divergência.

• Data e hora da ocorrência.

Regras Importantes / Observações

• Notificações exclusivamente visuais: As notificações de vencimento são apenas visuais no painel do sistema e não são enviadas por e-mail a nenhum perfil de usuário.

• Dependência das datas: O alerta só funcionará se ambos os campos (Data de Início e Data de Fim) estiverem devidamente preenchidos no cadastro do documento.

• Atenção aos filtros: Caso um documento próximo do vencimento não apareça no painel, revise o filtro de período selecionado na seção de documentos.

• Guia físico: A inclusão de arquivos no sistema visa a conveniência e transparência. Este procedimento não exime o condomínio da obrigação legal de manter as vias originais em meios próprios conforme a legislação vigente.

Problemas Comuns e Como Resolver

• Problema: O documento não gera alerta no Painel da Administradora.

  • Causa provável: O campo "Alertar para renovação" está marcado como "Não" ou as datas de início e fim estão incompletas.

  • Ação recomendada: Acesse o cadastro do documento em Documentos > Documentos e Contratos, garanta que as datas de início e fim estão preenchidas e altere a opção "Alertar para renovação" para Sim.

• Problema: O alerta não aparece na tela inicial do painel.

  • Causa provável: O filtro padrão exibe apenas itens vencidos há 7 dias e o documento pode estar fora desse período.

  • Ação recomendada: Clique na seção de documentos dentro do Painel da Administradora e selecione outros períodos de vencimento nos filtros disponíveis.

• Problema: Botão de salvar inativo ao tentar cadastrar o documento.

  • Causa provável: Falta de preenchimento de algum campo obrigatório ou permissão de acesso insuficiente.

  • Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco e certifique-se de que seu usuário possui perfil com permissão de escrita/gestão no módulo.

Dúvidas Relacionadas (FAQ)

P: Os moradores ou síndicos recebem e-mail quando um documento está prestes a vencer?

R: Não. As notificações de alerta de renovação são estritamente visuais no Painel da Administradora e não são enviadas por e-mail para nenhum perfil.

P: Onde vejo a lista completa de documentos vencidos ou a vencer?

R: A consulta é realizada no caminho Minha Administradora > Painel da Administradora > Documentos, utilizando os filtros de período de vencimento disponíveis.

P: O que acontece quando clico em "Remover alerta" no painel?

R: A notificação visual referente àquele documento é desativada no painel, permitindo organizar a lista de pendências sem alterar o arquivo original.

P: O alerta de renovação funciona se eu preencher apenas a data de fim do contrato?

R: Não. É necessário preencher obrigatoriamente as datas de início e fim, além de marcar a opção "Alertar para renovação" como "Sim".

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