Documentos e Contratos

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de documentos e contratos, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina no sistema.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que houver necessidade de realizar documentos e contratos ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.

Sintoma ou cenário

O usuário precisa realizar as etapas de documentos e contratos para garantir que a informação seja registrada corretamente ou para resolver uma demanda operacional específica.

Benefício para o usuário ou operação

• Padronização do processo de registro.
• Redução de erros manuais.
• Maior agilidade e autonomia na gestão condominial.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu correspondente ao módulo em questão.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: É necessário possuir permissões de escrita/gestão no módulo correspondente.
• Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado.
• Insumos e Dados Técnicos: Informações completas sobre a unidade ou registro a ser manipulado.

Causas prováveis

Necessidade de atualização de dados ou execução de rotina periódica do condomínio.

Como fazer ou corrigir

1. Título: Gestão de Documentos e Contratos

   Descrição

   Este artigo detalha o processo de cadastro, disponibilização e monitoramento de documentos no sistema. O objetivo é permitir que a administração centralize arquivos importantes (contratos, regimentos, atas) para consulta dos condôminos ou corpo diretivo, garantindo o controle de visualização e notificações.

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   Solução

   Para realizar a gestão de documentos no portal, siga os passos abaixo:

   1. Cadastro de Novo Documento

   Acesse o menu Documentos > Documentos e Contratos.

   Clique no botão + Novo para iniciar o formulário.

   Preencha os campos obrigatórios e opcionais:

   • Título: Nome de identificação do documento;

   • Categoria: Defina uma classificação (ex: Contratos, Regras, Atas);

   • Para: Selecione se o arquivo será visível para Todos os condôminos ou apenas para o Corpo Diretivo;

   • Opção de Envio: Escolha entre carregar um arquivo do seu dispositivo ou inserir um Link da internet;

   • Tags: Insira palavras-chave para facilitar buscas futuras;

   • Link Público: Campo preenchido automaticamente pelo sistema após o upload;

   • Preview: Visualize o documento antes de finalizar.

   Clique em Salvar.

   2. Monitoramento e Auditoria

   Após salvar o arquivo, o sistema desbloqueia abas de controle para rastreabilidade:

   • Visualizações: Lista quais moradores já acessaram o documento;

   • E-mail Enviados: Registra os endereços que receberam o arquivo;

   • Notificações enviadas via App: Identifica as unidades que receberam o alerta no smartphone.

   3. Notificação e Relatórios

   Notificar Moradores: Clique no botão Notificar e selecione o canal de envio (App, E-mail ou App/E-mail).

   Extração de Dados: Clique no botão Relatório para obter a lista consolidada por unidade, detalhando o status de visualização por Proprietário e Inquilino.

   4. Organização e Exclusão

   Busca: Utilize o campo Busca Rápida ou o filtro por Categoria na lista principal para localizar arquivos.

   Excluir: Para remover um item, clique sobre o documento desejado e selecione o botão Excluir.

   Atenção: A inclusão de arquivos no sistema visa a conveniência e transparência para os condôminos. Este procedimento não exime o condomínio da obrigação legal de manter as vias originais em meios próprios conforme a legislação vigente.

Resultado esperado

Ao concluir os passos, o sistema processará a solicitação de documentos e contratos com sucesso. Você visualizará uma confirmação na tela e o registro será atualizado com os novos dados, permitindo a continuidade do fluxo operacional com total transparência.

Quando escalar

Caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas ou se o comportamento divergir do esperado após a execução dos passos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Print da tela de erro.
• ID ou nome do registro afetado.
• Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

• Mantenha os dados sempre atualizados para evitar inconsistências em relatórios futuros.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: Botão de salvar inativo.
• Causa provável: Falta de preenchimento de campo obrigatório.
• Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco.

Dúvidas relacionadas

P: Como conferir se a ação em ‘Documentos e Contratos’ foi validada em sistema? R: Consulte os logs de auditoria de usuário ou extraia um relatório rápido do respectivo módulo.

P: Restrições de acesso implicam no salvamento dessa rotina? R: Apenas perfis com atributo de ‘Escrita’ conseguem consolidar alterações; caso contrário, o botão de salvamento aparecerá bloqueado.

Palavras-chave de busca

Documentos e Contratos, suporte condomob, ajuda, manual