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Tela disponibilizada para criação e gerenciamento das cotações enviadas para os fornecedores.

* Função ativa para planos específicos. Consulte o seu analista de Value Creation para mais informações.

 

Como criar uma nova cotação

Como o fornecedor visualiza a cotação enviada

Visualizando as propostas enviadas pelos fornecedores

Visualizando as cotações no Módulo Social

Vídeo - Cotações

 

 

Para visualizar a funcionalidade, é preciso acessar a aba Painel da Administradora > Cotações, no módulo financeiro.

 

Na tela inicial, será possível filtrar as cotações já existentes na administradora, utilizando os filtros abaixo.

• Período: escolher o período em que foi criada a cotação.
• Todos os condomínios: informar se deseja visualizar cotações de todos os condomínios ou de um condomínio específico. 
• Todos os status: informar se deseja visualizar cotações com todos os status, apenas em rascunho, apenas em andamento, apenas aguardando aprovação, apenas aprovadas ou apenas rejeitadas. 
• Todas as categorias: escolher se deseja visualizar cotações com todas as categorias ou uma categoria específica.

Ao realizar a busca, será possível visualizar a lista de cotações informando o código, o status da cotação, o nome do condomínio, o título da cotação, a quantidade de respostas, a data de cadastro e em quantos dias ela será encerrada. 

 

 

 

Como criar uma nova cotação

 

Para criar uma nova cotação, é preciso clicar em + Nova Cotação, na parte superior da tela. O usuário será redirecionado para o cadastro da nova cotação, sendo necessário preencher os campos abaixo.

• Título da cotação.
• Descrição da cotação.
• Qual condomínio está relacionado a essa solicitação.
• Data em que a cotação será encerrada.
• Anexos, caso deseje, podendo incluir até 5 anexos.

 

Abaixo das informações da cotação criada, será possível buscar os fornecedores para os quais deseja enviar essa cotação. Essa pesquisa poderá ser feita utilizando os filtros:

• Cidade do fornecedor, podendo escolher uma cidade específica ou todas as cidades.
• Categoria desejada ou todas as categorias.
• Fornecedores apenas com e-mails, sem e-mail cadastrado ou todos.

Com base nos filtros escolhidos, o sistema irá listar os fornecedores que poderão ser marcados ou não para envio da cotação. Caso o fornecedor não conste na listagem, será possível clicar no +, localizado ao lado do campo Fornecedores, para incluir um novo fornecedor na lista de fornecedores da administradora.

 

 

Após marcar os fornecedores que deseja enviar a cotação, é preciso clicar em Salvar, na parte superior da tela.

 

 

Ao clicar em Salvar, será aberta uma caixa de diálogo para confirmação do envio da cotação por e-mail.

 

 

Ao realizar esse envio, a cotação se manterá com o status Andamento. Na tela superior da cotação, será possível realizar o envio por e-mail novamente ou realizar um envio por WhatsApp. Também será possível gerar um relatório com os dados da tela.

 

 

Ao clicar na opção de envio por WhatsApp, será aberto um pop up com o nome do fornecedor e o link destinado especificamente para ele. esse link poderá ser copiado ou poderá clicar no ícone de WhatsApp para que ele seja aberto em seu navegador e possa encaminhar para o fornecedor.

 

 

Enquanto a cotação estiver em andamento, o usuário poderá retornar nessa tela e marcar novos fornecedores para o envio da cotação. Para isso, basta marca-los na listagem e clicar em Enviar por E-mail ou Enviar por WhatsApp.

 

 

 

Como o fornecedor visualiza a cotação enviada

 

Após realizar o envio da cotação por e-mail, o fornecedor escolhido receberá um e-mail para visualização da cotação solicitada. 

 

 

Clicando em visualizar, o fornecedor poderá acessar todas as informações incluídas na cotação.

 

 

Abaixo desses dados, o fornecedor conseguirá incluir descrição da proposta, a forma de pagamento, anexos, os itens que serão necessários e o valor a ser cobrado será calculado automaticamente pelo sistema com base nos itens incluídos.

 

 

 

Visualizando as propostas enviadas pelos fornecedores

 

Assim que as cotações forem respondidas pelos fornecedores, o usuário da administradora poderá visualizar acessando novamente a aba Painel da Administradora > Cotações. Ao clicar na cotação enviada, as propostas poderão ser visualizadas logo abaixo da listagem de fornecedores.

 

 

Será possível verificar o nome do fornecedor que enviou a proposta, a cidade/estado em que se encontra, o valor e a forma de pagamento disponibilizados por ele na proposta.

Também será possível clicar em Visualizar a proposta respondida, aprova-la ou reseta-la. Ao resetar uma proposta, o formulário preenchido pelo fornecedor será zerado e ele precisará preencher e enviar novamente a proposta.

Clicando nos três pontinhos, poderá rejeitar todas as propostas enviadas em massa.

 

Ao clicar em Aprovar, será aberto um pop up para confirmação da ação assim como um campo para justificar a aprovação daquela proposta.

 

 

Assim que for confirmado, as demais propostas serão rejeitadas e a cotação terá o seu status alterado para Aprovada.

 

 

 

Visualizando as cotações no Módulo Social

 

O histórico de status das cotações também poderão ser vistos na aba Cotações, no módulo social, lembrando que a tela será apenas informativa, não podendo incluir ou editar dados por ela.

 

 

 

Vídeo - Cotações