As funções Triagem de Documentos e Paybox são soluções para obtenção de arquivos, identificação e agilização no lançamento de despesas para cada condomínio.
Atenção: Esta função estará disponível apenas para administradoras. Contate o seu representante comercial para realizar a ativação.
Tutorial - Triagem de Documentos:
Tutorial - Paybox:
O que é Triagem de Documentos e Paybox?
Quais os benefícios?
Quais tipos de cobranças são obtidos direto na fonte automaticamente pelo Paybox?
Como acessar as funções no módulo Financeiro Condomob
Triagem de Documentos - Upload de Arquivos
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Upload - Carregar os arquivos
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Excluir arquivos antes do processamento
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Processar arquivos
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Filtros disponíveis na triagem de documentos
Como ativar o Paybox nos condomínios
Quanto tempo depois de ativar o serviço os arquivos ficam disponíveis?
Fontes de coleta - Paybox
Triagem de Documentos - Análise e preenchimento de dados dos arquivos
Triagem de Documentos - Relacionar um arquivo a uma despesa
O que é Triagem de Documentos e Paybox?
As funções Triagem de Documentos e Paybox são soluções para obtenção de arquivos (boletos, notas fiscais, etc), identificação e agilização no lançamento de despesas para cada condomínio.
Com o Paybox, as cobranças são obtidas diretamente da fonte e todos os lançamentos são analisados para anexá-los automaticamente à despesa (despesa nova, uma despesa já cadastrada, um novo rascunho ou um rascunho já cadastrado).
Por meio da Triagem de Documentos, é possível extrair informações de qualquer arquivo de cobrança para lançar uma despesa na plataforma com informações auto preenchidas, o que agiliza o processo e evita erros.
A extração das informações é feita em arquivos pdf ou imagens (png, jpeg). Quaisquer outros formatos de arquivo não são identificáveis.
Na Triagem de Documentos poderá, por exemplo, fazer o upload de um boleto de pagamento e ter o preenchimento da despesa relativa a este documento facilitado, pois essa função preencherá os dados como, valor, linha digitável e vencimento.
Quais os benefícios?
- Obtenção das cobranças diretamente na fonte;
- Redução do uso de papel e diminuição no impacto ambiental;
- Redução de problemas com extravios ou não recebimento de cobranças;
- Extração de informações de cobrança, como valor, vencimento, etc de arquivos enviados;
- Agilização no lançamento de uma despesa, preenchendo-a automaticamente com as informações extraídas;
- Evita-se erros no lançamento de despesas.
Quais tipos de cobranças são obtidos direto na fonte automaticamente pelo Paybox?
- Boletos de cobrança
- Contas de energia e de água
- Notas fiscais de serviço e de produto
Como acessar as funções no módulo Financeiro Condomob
Para acessar esta função no módulo financeiro, clique em Painel da Administradora > Triagem de Documentos e em seguida Triagem de Documentos ou Paybox:
Triagem de Documentos - Upload de Arquivos
Upload - Carregar os arquivos
Para fazer o upload das imagens dos documentos (somente PDF/ JPG / PNG), acessar a função "Triagem de Documentos" e clicar no botão "Upload de arquivo":
Arraste e solte os arquivos na tela ou clique no botão "Selecione arquivos no computador".
Poderá selecionar os arquivos de todos os condomínios da base da administradora:
Todos os arquivos ficarão listados na tela com o status "Aguardando Processamento" e ainda poderá adicionar mais arquivos se necessário clicando no sinal de mais "+" ou realizando as mesmas ações de arrastar e soltar arquivos ou ou os selecionando através do botão.
Excluir arquivos antes do processamento
Se precisar, poderá excluir um arquivo ou todos de uma vez, antes de realizar o processamento. Para excluir todos, clique no ícone de lixeira ao lado do sinal de mais "+". Para excluir arquivos isoladamente, clique no ícone de lixeira na frente do nome do arquivo que deseja excluir.
Processar arquivos
Após adicionar todos os arquivos desejados, clique no botão "Processar arquivos" e aguarde o processamento (o status dos documentos ficarão "Em processamento" até que a ação finalize).
Após os processamento de todos os arquivos o status de cada um deles ficará como "Processado".
Clique no botão "Voltar" para retornar à tela inicial da função e em seguida clique no botão de pesquisa:
Filtros disponíveis na triagem de documentos
Para facilitar a busca e tratamento do documentos, poderá refinar a pesquisa utilizando os filtros da função:
- Status - Todos os status, Aguardando Processamento, Em Análise ou Vinculado;
- Período - Mês e ano da triagem dos documentos;
- Fontes - Todas as fontes, Upload, E-mail ou DDA;
- Condomínios - Todos os condomínios ou selecione um condomínio específico;
- Fornecedores - Todos os fornecedores ou selecione um fornecedor específico;
- Tipos - Documento Fiscal, Documento Pagamento, Comprovante ou Outros.
Após fazer as seleções nos filtros, clique no botão de "Buscar".
No campo de "Busca Rápida" poderá digitar qualquer palavra que esteja disponível em tela para realizar uma busca de determinado documento:
Como ativar o Paybox nos condomínios
Após contratação e ativação do Paybox pelo comercial, será necessário realizar a ativação por condomínio. Acesse a função Paybox (Painel da administradora > Triagem de documentos > Paybox).
Nesta tela poderá checar as fontes que utilizamos para coletar os arquivos:
Clique no nome do condomínio e em seguida, clique no seletor em frente da pergunta "Ativar os serviços do Paybox do <nome do condomínio>?":
Na tela inicial da função Paybox poderá ver a lista de condomínios da base da administradora, com a informação se o serviço está ou não ativo por condomínio, com um totalizador informando quantos condomínios estão ativos e quantos estão inativos:
Quanto tempo depois de ativar o serviço os arquivos ficam disponíveis?
Cada serviço tem uma recorrência na consulta. Então, depois de ativá-lo, cada um seguirá a periodicidade abaixo para captura dos arquivos.
DDA: 6h em 6h.
E-mail: a cada 5 min.
Fontes de coleta - Paybox
Coletor de Anexos de E-mail
Caso você tenha um arquivo que não possa ser obtido automaticamente pelas outras fontes disponíveis, é possível mandá-lo por e-mail para que o Paybox extraia suas informações e o disponibilize para ser lançado como despesa na plataforma.
O coletor de anexos de e-mail identifica arquivos do tipo: PDF ou imagem, enviados para superlogicadocs@superlogica.com pelo remetente autorizado, com frequência a cada 5 minutos.
Para isso faça o cadastro dos endereços de e-mail que vão enviar os arquivos, pois somente anexos enviados pelos e-mails informados abaixo poderão ser identificados.
Para ativar esse serviço, acesse Painel da Administradora > Triagem de Documentos > Paybox, em seguida adicione o e-mail da administradora, pois o usuário poderá centralizar o envio de documentos para o e-mail da própria administradora.
Ou se desejar clique no nome do condomínio específico para o qual deseja ativar este serviço.
Clique na aba "Coletor de Anexos de E-mail":
Insira o endereço de e-mail do remetente e clique em "Salvar":
Para realizar o cadastro de mais um endereço de e-mail, clique no botão "+ Mais um":
Se precisar excluir um cadastro, clique no botão "Excluir":
Depois de ativar o serviço, basta enviar os documentos que deseja fazer o upload com o anexos para o endereço superlogicadocs@superlogica.com e eles serão encaminhados e ficarão disponíveis na tela de gestão de arquivos na função Triagem de Documentos (Painel da Administradora >Triagem de Documentos > Triagem de Documentos) com a indicação da fonte "E-mail":
O tratamento dos documentos coletados por e-mail a partir deste momento será o mesmo para todas as formas de coleta dos arquivos. Clique nos links a seguir para saber mais: Triagem de Documento - Análise e preenchimento de dados dos arquivos e Triagem de Documentos - Relacionar um arquivo a uma despesa.
É possível automatizar o encaminhamento de mensagens para o e-mail superlogica@superlogica.com. Clique no botão "Saiba mais" disponível na função:
Um pop up se abrirá com os links do passo a passo para o Gmail e o Outlook:
Se preferir, acesse por aqui os links abaixo:
Encaminhar as mensagens do Gmail automaticamente para outra conta
Ativar o encaminhamento automático no Outlook
Débito Direto Autorizado - DDA - Conta Digital PJBank
O DDA (Débito Direto Autorizado) permite receber seus boletos de cobrança de forma eletrônica, sem que precise recebê-los impressos. Aderindo ao DDA, todos os boletos de cobranças emitidos contra o CNPJ do condomínio estarão disponíveis para serem lançados como uma despesa, sem a necessidade de ter o boleto físico ou digitar código de barras.
Para ativar este serviço é necessário que o condomínio tenha uma conta digital PJBank ativa.
Para ativar no sistema Condomob, acesse Painel da Administradora > Triagem de Documentos > Paybox, em seguida clique no nome do condomínio para o qual deseja ativar este serviço.
Clique na aba "Débito Direto Autorizado (DDA)":
Clique no seletor para checar:
Pronto! O serviço já estará ativado!
Os arquivos coletados através do DDA ficarão disponíveis na função Triagem de Documentos (Painel da Administradora >Triagem de Documentos > Triagem de Documentos) com a indicação da fonte "DDA":
O tratamento dos documentos coletados pelo DDA a partir deste momento será o mesmo para todas as formas de coleta dos arquivos. Clique nos links a seguir para saber mais: Triagem de Documento - Análise e preenchimento de dados dos arquivos e Triagem de Documentos - Relacionar um arquivo a uma despesa.
Triagem de Documentos - Análise e preenchimento de dados dos arquivos
Nesta tela ficarão disponíveis os arquivos do upload, concessionárias, e-mail e DDA, mas ainda sem tratamento, isto é, será necessário análise e o preenchimento das informações faltantes, além da criação de uma nova despesa ou rascunho de despesa ou o vinculo com uma despesa ou rascunho de despesa já existente. Esses arquivos estarão indicados com a fonte "Upload" e com o status "Em Análise". Depois de finalizar todo o processo de cadastramento, transformando em uma despesa ou rascunho de despesa, o status passará a ser "Vinculado".
Na listagem em tela poderá visualizar as seguintes informações nas colunas:
- Criação (data de criação do documento no sistema);
- Fonte (Upload, Concessionária, E-mail ou DDA);
- Condomínio;
- Fornecedor;
- Tipo (Documento Fiscal, Documento Pagamento, Comprovante e Outros);
- Vencimento (data de vencimento da cobrança);
- Valor;
- Status (Aguardando processamento, Em análise ou Vinculado).
Clique em um arquivo para visualizar as informações:
Se no documento o sistema reconhecer a informação do nome do condomínio, já será informado na tela, porém se não conseguir reconhecer, o primeiro campo que irá aparecer para preenchimento é o "Condomínio" e deverá selecionar um dos condomínios de sua base relativo ao documento.
No exemplo abaixo, a leitura do arquivo de uma NF trouxe a informação do condomínio e fornecedor:
Neste outro exemplo abaixo não foi possível reconhecer o condomínio e portanto apareceu o campo "Condomínio" para que efetue a seleção:
Após selecionar o condomínio novos campos estão disponíveis para preenchimento:
- Fornecedor;
- Data de emissão;
- Data de vencimento;
- Valor;
- Forma de Pagamento;
- Doc/NF;
- Tipo de Arquivo;
- Linha Digitável.
No campo "Fornecedor" irá selecionar um fornecedor já cadastrado no condomínio, sendo que se na leitura do documento pelo sistema for identificado o CNPJ de um fornecedor já cadastrado, o campo já estará preenchido. Porém caso ainda não exista o cadastro, clique no ícone "+", e da mesma forma se forem reconhecidas as informações do fornecedor no documento, o cadastro já estará preenchido com pelo menos a razão social e CNPJ, sendo necessário preencher o restante dos campos. Se não, realize o cadastramento inserindo o CNPJ e demais informações:
Clicando no botão "Ver metadados", poderá checar os dados que foram coletados na leitura do documento:
Preenchidos todos os campos necessários, clique no botão "Salvar":
Se desejar deletar o arquivo, clique no botão "Excluir" e em seguida confirme a exclusão clicando em "OK":
Para checar dados de inclusão ou alterações efetuados no cadastro de um arquivo, clique no botão "Log":
Triagem de Documentos - Relacionar um arquivo a uma despesa
Após salvar um cadastro de um documento, depois que os campos estiverem preenchidos, irá visualizar os seguintes botões para que possa relacionar o arquivo a uma despesa:
- Novo rascunho;
- Nova despesa;
- Vincular a outro rascunho;
- Vincular a outra despesa.
Novo rascunho
Com esta opção poderá vincular o arquivo com um novo rascunho de despesa. Clique no botão "Novo rascunho" e preencha os campos conforme o tipo de documento. Por exemplo, caso seja uma imagem de boleto, os campos de valor, linha digitável etc, já estarão preenchidos na etapa anterior, mas se for a imagem de uma nota fiscal, e o pagamento for por boleto, será necessário inserir a linha digitável.
Os campos abaixo já estarão preenchidos conforme a primeira triagem realizada antes de salvar (se necessário, releia Triagem de Documentos - Análise e preenchimento de dados dos arquivos):
- Fornecedor;
- Data de emissão;
- Data de vencimento;
- Valor;
- Forma de Pagamento;
- Doc/NF;
- Tipo de Arquivo;
- Linha Digitável.
Portanto, neste momento os campos abaixo estarão em branco sendo necessário o preenchimento:
- Descrição (descrição da despesa);
- Parcela - De (se o pagamento da despesa for parcelado);
- Classificação do Serviço (se não for necessário, deixar o padrão "Não informado").
Se apenas salvar as alterações realizadas será gerada um novo rascunho de despesa, mas ainda não autorizado:
Neste caso, será necessário efetuar a autorização posterior na função "Despesas > Rascunho de Despesas":
Após autorização, clicar no botão "Efetivar" para que o rascunho se torne efetivamente uma despesa a ser paga pelo condomínio:
Mas poderá já deixar o rascunho de despesa autorizado na própria função "Triagem de Documentos" se antes de salvar o rascunho clicar na caixa de seleção "Autorizar Rascunho". Depois somente será necessário efetivar o rascunho em uma despesa:
Nova despesa
Com esta opção poderá vincular o arquivo a um novo cadastro de despesa. Clique no botão "Nova despesa" e preencha os campos conforme o tipo de documento.
Os campos abaixo já estarão preenchidos conforme a primeira triagem realizada antes de salvar (se necessário, releia Triagem de Documentos - Análise e preenchimento de dados dos arquivos):
- Fornecedor;
- Data de emissão;
- Data de vencimento;
- Valor;
- Forma de Pagamento;
- Doc/NF;
- Tipo de Arquivo;
- Linha Digitável.
Portanto, neste momento os campos abaixo estarão em branco sendo necessário o preenchimento:
- Descrição (descrição da despesa);
- Parcela - De (se o pagamento da despesa for parcelado);
- Competência;
- Agendamento;
- Série (da NF, se houver);
- Cheque (se esta for a forma de pagamento);
- Conta (conta financeira do condomínio);
- Classificação do Serviço (se não for necessário, deixar o padrão "Não informado").
- Conta Contábil;
- Conta Disponibilidade;
- Rateio.
Se o pagamento for realizado em mais de uma parcela, deixar marcada a caixa de seleção "Lançar demais parcelas" (Atenção: o valor que deverá ser inserido é o valor da parcela) :
Se desejar que o arquivo seja anexado em todas as parcelas da despesa, clicar na caixa de seleção "Manter anexos em todas as parcelas":
Clique no botão "Salvar" para criar a despesa:
Vincular a outro rascunho
Com esta opção poderá vincular o arquivo a um rascunho de despesa já existente.
Os campos abaixo já estarão preenchidos conforme a primeira triagem realizada antes de salvar (se necessário, releia Triagem de Documentos - Análise e preenchimento de dados dos arquivos):
- Fornecedor;
- Data de emissão;
- Data de vencimento;
- Valor;
- Forma de Pagamento;
- Doc/NF;
- Tipo de Arquivo;
- Linha Digitável.
Clique no botão "Vincular a outro rascunho" e selecione o rascunho relacionado desejado:
Em seguida clique no botão "Salvar":
Se houverem dados diferentes entre os que foram inseridos na análise do arquivo e os que estiverem no rascunho de despesa selecionado, um pop up se abrirá perguntando se deseja sobrescrever os dados do rascunho/despesa com os dados informados no documento.
Nesse pop up poderá ver os dados do documento e decidir o que deverá ser feito, clicando no botão "Somente anexar" ou no botão "Anexar e sobrescrever":
Antes de prosseguirmos, há uma outra forma de anexar um arquivo a um rascunho de despesa. Se caso já houver um rascunho com dados do mesmo fornecedor, irá visualizar na tela uma "Sugestão de Rascunho" e poderá vincular o arquivo clicando no botão "Vincular" que está localizado dentro dessa caixa de sugestão:
O mesmo pop up perguntando se deseja sobrescrever dados, caso hajam dados diferentes, também irá aparecer, e será necessário optar para somente anexar o arquivo ou anexa e sobrescrever os dados.
Pronto, o anexo já estará vinculado com o rascunho e será necessário somente a aprovação e efetivação para uma despesa:
Vincular a outra despesa
Com esta opção poderá vincular o arquivo a um cadastro de despesa já existente.
Os campos abaixo já estarão preenchidos conforme a primeira triagem realizada antes de salvar (se necessário, releia Triagem de Documentos - Análise e preenchimento de dados dos arquivos):
- Fornecedor;
- Data de emissão;
- Data de vencimento;
- Valor;
- Forma de Pagamento;
- Doc/NF;
- Tipo de Arquivo;
- Linha Digitável.
Clique no botão "Vincular a outra despesa" e selecione a despesa relacionada desejada:
Em seguida clique no botão "Salvar":
Se houverem dados diferentes entre os que foram inseridos na análise do arquivo e os que estiverem no cadastro da despesa selecionada, um pop up se abrirá perguntando se deseja sobrescrever os dados do rascunho/despesa com os dados informados no documento.
Nesse pop up poderá ver os dados do documento e decidir o que deverá ser feito, clicando no botão "Somente anexar" ou no botão "Anexar e sobrescrever":
Pronto, o anexo já estará vinculado com a despesa:
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