Visão geral
Este conteúdo detalha o processo de espaços comuns > gestão de reservas, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina no sistema.
Quando usar este artigo
Utilize este guia sempre que houver necessidade de realizar espaços comuns > gestão de reservas ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.
Sintoma ou cenário
O usuário precisa realizar as etapas de espaços comuns > gestão de reservas para garantir que a informação seja registrada corretamente ou para resolver uma demanda operacional específica.
Benefício para o usuário ou operação
- Padronização do processo de registro.
- Redução de erros manuais.
- Maior agilidade e autonomia na gestão condominial.
Onde acessar / contexto de uso
Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu correspondente ao módulo em questão.
Pré-requisitos (Antes de começar)
- Perfil Exato: É necessário possuir permissões de escrita/gestão no módulo correspondente.
- Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado.
- Insumos e Dados Técnicos: Informações completas sobre a unidade ou registro a ser manipulado.
Causas prováveis
Necessidade de atualização de dados ou execução de rotina periódica do condomínio.
Como fazer ou corrigir
Função para controle de reservas de espaço com a possibilidade de aprovação de reservas para os condôminos e criação novas reservas nos espaços pela portaria.
Para acessar esta função, no menu lateral esquerdo da interface da portaria Condomob, clique em Espaços Comuns > Gestão de Reservas:
Para ter este acesso de Gestão de Reservas a administradora ou administração de condomínio precisa conceder esta permissão para o usuário com perfil portaria.
Na tela inicial poderá visualizar todos os espaços comuns dos condomínios:
Ferramentas de Pesquisa - Espaços
Pendências - Autorização de Reservas
Ferramentas de Pesquisa - Reservas
Cadastrar um Reserva de Espaço
Ferramentas de Pesquisa - Espaços
Filtros
Para facilitar a busca de um espaço comum, poderá utilizar os filtros de pesquisa:
- Filtrar por taxa, grupo e categoria;
- Todos ou somente Sem taxa (taxa de cobrança pelo uso do espaço) ou Com Taxa;
- Todos os Status ou somente Inativo (espaços que não estão mais disponíveis para agendamento de reserva) ou Ativo.
Após aplicar os filtros clique no botão “Buscar”.
Busca Rápida
Após efetuar uma pesquisa, com os espaços comuns listados na tela, poderá utilizar o campo de busca rápida, utilizando alguma palavra-chave do nome do espaço:
Pendências - Autorização de Reservas
As pendências referem-se a pedidos de reservas que precisam ser autorizados manualmente.
A visualização das pendências pode ser feita de duas formas, uma delas é por espaço, isto é, embaixo do nome do espaço constarão a quantidade de pendências em vermelho, e esses espaços estarão no começo da listagem (a ordem dos espaços é alfabética crescente, mas os espaços com pendências aparecerão primeiro, pela ordem de quantidade de pendências e depois alfabética):
Para ver as solicitações de reserva neste caso, clique no espaço comum
E depois no botão “Ver Pendências”:
Somente as solicitações de reservas do espaço selecionado serão listadas na tela, todas com o status “Aguardando” (aguardando aprovação):
A outra forma de verificar pendências é clicando no botão “Ver Pendências” na tela inicial da função:
Todas as solicitações de reservas de espaço serão listadas na tela, de todos os espaços e com o status “Aguardando”:
Para aprovar ou negar um reserva, clique sobre a pendência que está listada na tela:
Se já houver uma reserva de espaço concorrente, irá aparecer no lado direito inferior da tela:
Se nas regras do espaço seja obrigatório escrever os nomes das pessoas que irão utilizar o espaço na reserva, essa informação estará no lado inferior esquerdo da tela:
Se precisar inserir os nomes posteriormente na reserva, basta escrever os nomes, um abaixo do outro, e finalizar clicando no botão “Salvar”.
Se precisar escrever uma mensagem para o condômino, clique no botão “Responder”:
Escreva a mensagem e clique em “Salvar”:
Esta mensagem irá aparecer no aplicativo para o condômino na reserva de espaço que efetuou (receberá notificação) e não é possível que responder. Somente uma mensagem informando se confirmado ou cancelado, com uma justificativa ou informação adicional, enviada pelo usuário que está verificando as pendências.
Confirme ou cancele a solicitação de reserva clicando no botão “Confirmar” ou “Cancelar”:
A solicitação de reserva passará a ter o status de “Confirmada” ou “Cancelada”.
Se quiser ver todas as reservas de um espaço no mês, em todos os status, clique em um espaço e depois no botão “Lista Completa”:
Ferramentas de Pesquisa - Reservas
Ao selecionar um espaço poderá utilizar os seguintes filtros para checar reservas:
Espaço - para escolher outro espaço para consulta de reservas;
Mês/ano - para escolher outro período para consulta de reservas no espaço selecionado.
Se clicar no botão “Lista Completa” para ver todas as reservas de um espaço, poderá utilizar os seguintes campos para pesquisa:
Espaço - para escolher outro espaço para consulta de reservas;
Status - procurar em “todos os status” ou “Aguardando”, “Confirmada” ou “Cancelada”;
Data de início;
Hora de início;
Data final;
Horário final.
Depois de selecionar todas opções desejadas nos filtros, clique em “Buscar“
Se selecionar um espaço poderá ver as reservas efetuadas através do calendário. Clique em uma data que tenha um ponto verde, indicando reserva e o número a quantidade de reservas no dia:
A indicação de cores na marcação são:
Verde - Confirmada
Amarela - Pendente (aguardando aprovação)
Vermelha - Cancelada
Cadastrar um Reserva de Espaço
Com este acesso de Gestão de Reservas também poderá cadastrar um reserva em espaço em nome do condomínio ou em nome de um condômino.
Selecione o espaço comum:
Clique no botão “+ Nova Reserva”:
Preencha os seguintes campos:
Espaço - já está selecionado conforme a escolha que efetuou ao clicar na tela inicial;
Unidade - selecione uma unidade do condomínio ou deixe “Reservar para o Condomínio” se este for o caso;
Status - Deixar como “Confirmada” ou “Aguardando” se precisar que algum usuário administrativo aprove a reserva;
Data da Reserva - preencha com a data da reserva;
Horário - preencha com os horários de início e fim ou com as faixas de horário para reserva;
Motivo da Reserva - insira o motivo, qual a finalidade da reserva;
Convidados/Usuários - Quantidade - preencha com a quantidade de pessoas que estarão presentes no espaço comum no momento da reserva;
Convidados/Usuários - Lista - preencha com os nomes dos convidados (um nome por linha, escreve um nome e aperte “enter” e assim por diante ou poderá copiar e colar uma lista;
Observação - qualquer informação adicional que se fizer necessária.
Importante: A obrigatoriedade de preenchimento dos campos, as datas e horários disponíveis, a quantidade de pessoas que podem ser convidadas, etc, irá depender do que foi configurado em cada espaço comum pela administradora ou administração do condomínio. Poderá verificar um resumo dessas configurações, clicando no botão “Resumo das Configurações”:
Na parte inferior da tela poderá checar reservas já realizadas na mesma data no espaço que está cadastrando a reserva, dessa forma poderá visualizar rapidamente se poderá ou não fazer o cadastro na data e hora solicitados:
Depois que finalizar o preenchimento de todos os campos, clique no botão “Registrar Reserva”:
Resultado esperado
Ao concluir os passos, o sistema processará a solicitação de espaços comuns > gestão de reservas com sucesso. Você visualizará uma confirmação na tela e o registro será atualizado com os novos dados, permitindo a continuidade do fluxo operacional com total transparência.
Quando escalar
Caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas ou se o comportamento divergir do esperado após a execução dos passos.
Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento
- Print da tela de erro.
- ID ou nome do registro afetado.
- Data e hora do ocorrido.
Regras importantes / Observações
- Mantenha os dados sempre atualizados para evitar inconsistências em relatórios futuros.
Problemas comuns e como resolver
- Problema: Botão de salvar inativo.
- Causa provável: Falta de preenchimento de campo obrigatório.
- Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco.
Dúvidas relacionadas
P: Como conferir se a ação em ‘Espaços Comuns > Gestão de Reservas’ foi validada em sistema? R: Consulte os logs de auditoria de usuário ou extraia um relatório rápido do respectivo módulo.
P: Restrições de acesso implicam no salvamento dessa rotina? R: Apenas perfis com atributo de ‘Escrita’ conseguem consolidar alterações; caso contrário, o botão de salvamento aparecerá bloqueado.
Palavras-chave de busca
Espaços Comuns > Gestão de Reservas, suporte condomob, ajuda, manual
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