Como Registrar e Gerenciar Ocorrências no Condomínio

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de como registrar e gerenciar ocorrências no condomínio, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina no sistema.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que houver necessidade de realizar como registrar e gerenciar ocorrências no condomínio ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.

Sintoma ou cenário

O usuário precisa realizar as etapas de como registrar e gerenciar ocorrências no condomínio para garantir que a informação seja registrada corretamente ou para resolver uma demanda operacional específica.

Benefício para o usuário ou operação

Padronização do processo de registro.
Redução de erros manuais.
Maior agilidade e autonomia na gestão condominial.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu correspondente ao módulo em questão.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissões de escrita/gestão no módulo correspondente.
Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado.
Insumos e Dados Técnicos: Informações completas sobre a unidade ou registro a ser manipulado.

Causas prováveis

Necessidade de atualização de dados ou execução de rotina periódica do condomínio.

Como fazer ou corrigir

A funcionalidade Livro de Ocorrências permite registrar eventos, sugestões, reclamações ou outras informações para facilitar a comunicação e documentar ocorrências no condomínio. Essa ferramenta é essencial para organizar e acompanhar registros de entrada e saída, mensagens de moradores e outras atividades.

1. Acessar a Função:

No menu lateral esquerdo, clique em Portaria > Livro de Ocorrências.

2. Tipos de Ocorrências:

Ocorrências Normais: Registros manuais realizados pela portaria, dentro deste menu.
Mensagens dos Condôminos: Mensagens enviadas pelos moradores, incluídas no livro de ocorrências.
Entrada/Saída de Visitantes: Registro de entrada ou saída de visitantes e colaboradores regulares ou eventuais.
Entrada/Saída de Veículos: Registro de entrada ou saída de veículos.
Entrada/Saída de Prestadores de Serviço: Registro de entrada ou saída de prestadores.
Troca de Turno: Registro informando a troca de turno entre porteiros.

3. Criar uma Ocorrência:

Clique no botão + Novo para incluir uma nova ocorrência.
Preencha os campos da janela exibida e determine:
Unidade Vinculada: Se deseja vincular a ocorrência a uma unidade.
Ocultar Ocorrência: Caso marque como sim, a ocorrência não será visível para o morador no aplicativo.

4. Filtrar Ocorrências:
O porteiro pode utilizar os seguintes filtros:

Grupos: Filtrar por bloco, torre ou outro agrupamento.
Unidades: Selecionar uma unidade específica.
Tipo de Ocorrência: Escolher um tipo de ocorrência específico.
Período: Informar datas e horários de início e fim da pesquisa.

5. Gerar Relatório:

Para emitir um relatório de todas as ocorrências registradas, clique no botão Relatório.

6. Registro de Saída:

Além dos registros de entrada, o porteiro pode registrar a saída diretamente no livro de ocorrências para visitantes, veículos, prestadores de serviço ou troca de turno:
Clique em Registrar Saída na ocorrência.
Verifique os dados e clique em Registrar.

7. Cancelamento ou Reversão de Ocorrências:

Para cancelar ou reverter o cancelamento de uma ocorrência:
Clique no ícone correspondente ao lado da ocorrência desejada.
Certifique-se de que o porteiro possui as permissões necessárias para realizar essa ação.

Observações:

O porteiro deve ter todas as permissões liberadas para realizar as ações descritas neste artigo.
Consulte o artigo Perfis de Usuários - Módulo Social para gerenciar permissões.

Resultado esperado

Ao concluir os passos, o sistema processará a solicitação de como registrar e gerenciar ocorrências no condomínio com sucesso. Você visualizará uma confirmação na tela e o registro será atualizado com os novos dados, permitindo a continuidade do fluxo operacional com total transparência.

Quando escalar

Caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas ou se o comportamento divergir do esperado após a execução dos passos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de erro.
ID ou nome do registro afetado.
Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

Mantenha os dados sempre atualizados para evitar inconsistências em relatórios futuros.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Botão de salvar inativo.
Causa provável: Falta de preenchimento de campo obrigatório.
Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco.

Dúvidas relacionadas

P: Como conferir se a ação em ‘Como Registrar e Gerenciar Ocorrências no Condomínio’ foi validada em sistema? R: Consulte os logs de auditoria de usuário ou extraia um relatório rápido do respectivo módulo.

P: Restrições de acesso implicam no salvamento dessa rotina? R: Apenas perfis com atributo de ‘Escrita’ conseguem consolidar alterações; caso contrário, o botão de salvamento aparecerá bloqueado.

Palavras-chave de busca

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