» Visitantes e Colaboradores

Consulta e registro de entrada e saída de visitante e colaboradores no condomínio.

 

Para acessar esta função na interface da portaria Condomob, no menu lateral esquerdo, clique em "Unidades" e em seguida em "Visitantes e Colaboradores":

 

 

Nesta função a portaria poderá na interface, visualizar, editar, criar ou excluir informações de todos os visitantes e colaboradores do condomínio. As ações possíveis irão depender do nível de permissão de acesso concedido aos usuários com o perfil de portaria. Também poderá fazer o registro de entrada e saída de visitantes e colaboradores no condomínio que ficarão registradas no Livro de Ocorrências.

 

Tópicos deste Artigo

 

Permissões de Acesso - Visualizar, criar, atualizar e excluir

Ferramentas de Pesquisa da Função

Registro de Entrada e Saída de Visitantes e Colaboradores Regulares

 

 

Permissões de Acesso - Visualizar, criar, atualizar e excluir

 

O nível de acesso da portaria poderá ser configurado no Perfil de Usuário. Mais informações no artigo » Perfis de Usuários - Módulo Social

 

Com permissão, a portaria poderá visualizar os seguintes dados dos visitantes:

• Nome; 
• Motivo / Função / Finalidade;
• Unidade;
• Nome do titular da unidade;
• CPF (com máscara, podendo visualizar somente alguns números);
• RG (com máscara, podendo visualizar somente alguns números);
• Telefone;
• Placa, fabricante modelo e cor de veículo;
• Foto;
• Status de liberado ou bloqueado (abaixo da foto);
• Último registro de entrada ou saída com data e hora;
• Período de permissão liberado para acesso (se houver);
• Data, hora e nome do usuário que realizou o cadastrou ou que realizou a última atualização no cadastro.

 

Lembrando que para que sejam visualizadas todas essas informações, o cadastro do visitante ou colaborador tem que estar completo.

 

Ao clicar no ícone Contatos, irá visualizar os dados dos moradores vinculados a este veículo:

 

 

 

>> Retornar ao início do artigo

 

Criar

 

Para criar um cadastro, clique no botão "+ Novo":

 

 

Um pop up de + Novo Visitante se abrirá e poderá optar em cadastrar um visitante regular, como a mãe, um amigo, uma diarista, etc, clicando no botão "+ Cadastrar" ou registrar a entrada de um visitante eventual, como um motorista de Uber, um taxista, um motoboy, etc, clicando no botão "Registrar Entrada":

 

 

Cadastrar um Visitante Regular

 

Clique em botão "+ Cadastrar" e preencha os seguintes campos:

 

• Unidade - campo obrigatório;
• Status - liberado (poderá entrar no condomínio) ou bloqueado (não poderá entrar no condomínio;
• Tipo: Se é um visitante ou um colaborador;
• Nome - campo obrigatório;
• Motivo / Função / Finalidade - campo obrigatório (exemplos: mãe, amigo, visitante Airbnb, diarista, etc);
• CPF (*);
• RG (*);
• Outro Doc (*);
• Nascimento;
• Fone;
• Idoso ou PNE - Sim, se idoso ou portador de necessidades especiais;
• Dados do Veículo - Placa, tipo, fabricante, modelo e cor;
• Foto;
• Observação.

 

(*) - A obrigatoriedade de preenchimento de pelo menos um campo de documento (CPF, RG ou Outro Doc.) deverá ser definida pela administradora / administração do condomínio no módulo social, acessando a função "Meu Condomínio > Condomínio > Configurações > Visitantes / Colaboradores". Se quiser definir como obrigatório o preenchimento, no campo "Documento do Visitante" preencha com a opção "Obrigatório".

 

Após preencher os campos clique no botão "Salvar".

 

 

Se for cadastrar vários visitantes ou colaboradores regulares, poderá selecionar a caixa "Cadastrar mais 1 após salvar", pois dessa maneira será direcionado para uma nova tela de cadastro de visitante. Se não marcar, após salvar, irá para a tela inicial de visitantes e colaboradores.

 

 

Cadastro de Permissão

 

Em um cadastro de visitante ou colaborador, poderá deixar somente o status de "Liberado" caso o morador do condomínio não tenha definido um período específico para a entrada desse visitante.

 

Porém, o cadastro de permissão poderá ser necessário em duas situações, a pedido do morador ou se administradora / administração do condomínio definir que o cadastro da permissão é obrigatória.

 

Observação: A definição de cadastro de permissão opcional ou obrigatório deverá ser realizado por um usuário com permissão administrativa, acessando no módulo social "Meu Condomínio > Condomínio > Configurações > Visitantes / Colaboradores" e escolhendo uma das duas opções mencionadas no campo "Cadastro de permissão". Também poderá, neste mesmo local, definir se há um limite de tempo para a validade da permissão, ou se não haverá limite. Leia mais sobre configurações no artigo » Meu Condomínio > Condomínio.

 

O cadastro da permissão é realizado no próprio cadastro do visitante, abaixo do campo "Observação". Clique no botão "+" para adicionar:

 

 

 

No pop up "Adicionar Permissão" preencher os seguintes campos:

 

Permissão por - Data ou Semana.

 

Se por data:

 

Data Inicial - dd/mm/aaaa - campo obrigatório;

Final - dd/mm/aaaa - campo obrigatório.

 

Se por semana:

 

Data Inicial - Domingo a segunda - campo obrigatório;

Final - Domingo a segunda - campo obrigatório;

 

Horário Inicial;

Horário Final;

 

Clique no botão "OK" após finalizar o cadastro e em seguida clique no botão "Salvar" do cadastro do visitante.

 

Exemplos:

 

Por data - Uma permissão que valida para o período de 27/01/2023 a 31/01/2023 começando às 08h00 no dia 27/01/2023 e terminando às 20h00 no dia 31/01/2023:

 

 

 

 

 

Por semana - Uma permissão válida de sexta-feira a domingo, começando às 08h00 na sexta-feira e terminando às 22h00 no domingo, portanto este visitante terá permissão todos os períodos de sexta a domingo no horário de entrada e saída definidos.

 

Será necessário cadastrar de sexta às 08h00 até sábado às 23h59 e mais uma permissão só com o domingo das 0h00 às 22h00.

 

 

 

 

 

 

Observação: Certifique-se de que todos os campos estejam preenchidos e que todos os dados estejam corretos antes de clicar no botão "Salvar", pois com esta permissão de "Criar", não conseguirá depois alterar os dados pois não tem a permissão de alterar cadastro, e será necessário nesses casos deverá entrar em contato com algum usuário da administradora / administração do condomínio que possua o acesso para realizar a alteração.

 

Cadastrar um Visitante Eventual

 

Clique em "Registrar Entrada" e preencha os seguinte campos:

 

• Unidade - campo obrigatório;
• Nome - campo obrigatório;
• Motivo / Função / Finalidade;
• CPF (*);
• RG (*);
• Placa;
• Outro Doc.(*);
• Observação (opcional);

 

(*) - A obrigatoriedade de preenchimento de pelo menos um campo de documento (CPF, RG ou Outro Doc.) deverá ser definida pela administradora / administração do condomínio no módulo social, acessando a função "Meu Condomínio > Condomínio > Configurações > Visitantes / Colaboradores". Se quiser definir como obrigatório o preenchimento, no campo "Documento do Visitante" preencha com a opção "Obrigatório".

 

 

Clique no botão "Registrar" para efetuar o registro de entrada do visitante eventual no livro de ocorrências.

 

 

O registro irá aparecer no livro de ocorrências da seguinte forma:

 

 

>> Retornar ao início do artigo

 

Atualizar

 

Para atualizar um cadastro, clique em cima para acessá-lo.

(Lembrando que poderá ser configurado no Perfil de Usuário se a portaria poderá editar cadastros. Mais informações no artigo » Perfis de Usuários - Módulo Social)

 

 

 

Poderá alterar dados de visitantes, e inclusive incluir e excluir permissões.

 

Para editar uma permissão clique sobre o período:

 

 

Para excluir uma permissão, clique no ícone de 'lixeira":

 

 

E para incluir uma permissão, clique no ícone de "mais":

 

 

>> Retornar ao início do artigo

 

Excluir

 

Clique no cadastro do Visitante e Colaborador e depois no botão "Excluir".

 

 

 

E no botão Clonar poderá reproduzir o mesmo cadastro para ser criado e vinculado em outra unidade:

 

 

 

>> Retornar ao início do artigo

 

Ferramentas de Pesquisa da Função

 

Para realizar pesquisas de visitantes ou colaboradores cadastrados, a função disponibiliza diversas ferramentas para facilitar a busca, tornando-a mais rápida.

 

Os filtros que poderá utilizar são:

• Status - poderá selecionar o status a ser filtrado - liberados e bloqueados.
• Grupos - poderá selecionar um grupo específico do condomínio (bloco, torre, etc);
• Unidades - poderá selecionar a unidade (apartamento, casa, etc);
• Ordenação - poderá "Ordenar por Unidade" ou "Ordenar por Nome".

 

 

 

 

 

Depois que aplicar os filtros desejados, clique no botão de "Buscar":

 

 

Busca Rápida

 

Depois que efetuar a busca e os visitantes estiverem listados em tela, poderá utilizar o campo de "Busca Rápida" para localizar um cadastro.

 

Escreva no campo alguma informação relativa ao visitante cadastrado, como o nome, o número da unidade, etc (exceto o número do documento, pois como a visualização não está completa em tela, isto é, com asteriscos no lugar de alguns número, a busca não conseguirá encontrar o número completo). A medida que for digitando a informação o sistema já vai buscando os cadastros que possuam informações correspondentes.

 

 

Botão Pesquisar

 

Se deseja realizar uma pesquisa diretamente pelo documento ou nome, sem utilizar filtros ou busca rápida, clique no botão "Pesquisar".

 

Por documento

 

Escolha a opção documento, depois o tipo de documento (CPF, RG, Placa ou Outro) e digite o número. Por fim, clique no botão "Pesquisar".

 

 

 

Por nome

 

Escolha a opção documento e digite o nome ou parte do nome. Por fim, clique no botão "Pesquisar".

 

 

 

Ao buscar um visitante pelo nome e não estiver cadastrado, a portaria poderá já efetuar o cadastro (caso possua essa permissão de "Criar".

 

Depois de digitar o nome, caso não seja encontrado, aparecerá a seguinte informação: "Não foram encontrados registros para a pesquisa abaixo: Nome: xxxx" E em seguida a pergunta "Deseja cadastrar um novo Visitante?". Abaixo deverá escolher a unidade no campo "Selecionar a Unidade" e em seguida clicar no botão "+ Regular" ou "+ Eventual".

 

 

O mesmo ocorrerá se pesquisar um documento e não houver um cadastro de visitante com o número pesquisado.

 

 

Ao clicar no botão "+ Regular" ou "+ Eventual" a tela de cadastro do visitante regular ou eventual se abrirá e poderá seguir com o preenchimento dos outros campos (campos descritos no item "Criar" deste artigo)  e salvar.

 

>> Retornar ao início do artigo

 

Registro de Entrada e Saída de Visitantes e Colaboradores Regulares

 

Através desta função, poderá fazer a entrada ou a saída de um visitante ou colaborador, o qual ficará registrado no livro de ocorrências.

 

 

Registro de Entrada

 

Clique em registrar entrada, escreva alguma observação (opcional) e clique no botão "Registrar":

 

Registro de Saída

 

Clique em registrar saída, escreva alguma observação (opcional) e clique no botão "Registrar":

 

 

Dentro do cadastro do visitante também é possível fazer o registro de entrada ou saída. Busque o cadastro do visitante, clique no cadastro, clique no botão "Registrar Entrada/Saída", escolha o evento, se entrada ou saída, escreva uma observação (opcional) e por fim clique em "Registrar":

 

 

 

 

Visitantes e Colaboradores Bloqueados ou Registro de Entrada fora do período de permissão

 

Para que seja possível dar entrada na portaria de visitantes bloqueados ou de visitantes fora do período da permissão cadastrada, recebendo somente um aviso sobre o bloqueio ou fora do período, é necessário que um usuário com permissão administrativa conceda este acesso nas configurações do condomínio, em Visitantes / Colaboradores > Entrada no Livro de Ocorrências?. Este campo poderá ser preenchido com a opção de somente dentro das permissões ou aviso quando fora das permissões.

 

Somente com permissão

 

Se o status do Visitante ou Colaborador estiver como bloqueado, não conseguirá registrar a entrada (pelo menos pela unidade na qual está bloqueado):

 

 

Ao tentar fazer o registro de entrada aparecerá a seguinte mensagem "Visitante Bloqueado" e não conseguirá fazer o registro:

 

 

Se for um visitante que estiver fora do período de permissão, irá aparecer o período cadastrado da permissão e não conseguirá fazer o registro:

 

 

Aviso quando fora da permissão

 

Ao clicar para fazer o registro de entrada de um visitante bloqueado, aparecerá a seguinte mensagem, "Visitante Bloqueado. Deseja Continuar?". Neste caso se clicar no botão "Continuar" a entrada será efetuada e registrada no livro de ocorrências:

 

 

No livro de ocorrências irá constar que o status do visitante ou colaborador é bloqueado, e na função entradas sem saída, poderá ver o ícone indicando que trata-se de um visitante bloqueado mas que foi autorizada a entrada.

 

 

 

Se for um visitante que estiver fora do período de permissão, irá aparecer o período cadastrado da permissão, mas neste caso se clicar no botão "Continuar" a entrada será efetuada e registrada no livro de ocorrências:

 

 

Neste caso não haverão indicações no livro de ocorrências e nas entradas sem saída, que a entrada foi realizada fora da permissão, mas poderá ser conferido comparando o cadastro do visitante com a data e hora da entrada.

 

Registros de ocorrências no cadastro do Visitante ou Colaborador

 

As últimas ocorrências de entrada e saída de um visitante ou colaborador também poderão ser consultadas no própria cadastro do visitante, abaixo da área de permissões:

 

>> Retornar ao início do artigo