Gerenciamento de malotes e documentos despachados

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de gerenciamento de malotes e documentos despachados, focando em fornecer uma orientação clara e prática para a execução correta da rotina no sistema.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que houver necessidade de realizar gerenciamento de malotes e documentos despachados ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.

Sintoma ou cenário

O usuário precisa realizar as etapas de gerenciamento de malotes e documentos despachados para garantir que a informação seja registrada corretamente ou para resolver uma demanda operacional específica.

Benefício para o usuário ou operação

Padronização do processo de registro.
Redução de erros manuais.
Maior agilidade e autonomia na gestão condominial.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu correspondente ao módulo em questão.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissões de escrita/gestão no módulo correspondente.
Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado.
Insumos e Dados Técnicos: Informações completas sobre a unidade ou registro a ser manipulado.

Causas prováveis

Necessidade de atualização de dados ou execução de rotina periódica do condomínio.

Como fazer ou corrigir

Acessar a função Malotes: No módulo Financeiro, vá para Despesas > Malotes > Malotes;
Cadastrar Malotes: Na tela inicial, visualize os malotes cadastrados ou clique em + Novo para criar um novo malote. Preencha os campos obrigatórios:
- Responsável: Usuário do sistema responsável pelo malote;
- Para: Responsável por receber o malote;
- Status: Selecione entre A despachar ou Despachado;
- Data: Informe a data do registro;
- Lacre de ida: Campo opcional para identificação;
- Lacre de volta: Campo opcional para identificação;
- Observação: Campo opcional para informações adicionais;
- Anexos: Inclua anexos, se necessário;
  Após salvar, o campo Documentos será habilitado;
1. Adicionar documentos ou cheques ao malote: Clique no ícone + no campo Documentos e preencha os campos conforme o tipo:
Documento:
Descrição/Código de barras: Informe os detalhes do documento;
Retorno: Escolha entre as opções disponíveis (ex.: próximo malote, sem retorno, ou datas específicas);
Cheque:
Conta: Informe a conta onde o cheque está registrado;
Número do cheque: O vencimento e o valor serão preenchidos automaticamente;
Retorno: Escolha entre as opções disponíveis;
Com o status A Despachar, você pode inserir, excluir ou editar documentos/cheques. Após incluir todas as informações, clique em Salvar;

2. Gerar relatório de malotes: Na tela inicial, clique em Relatório na parte superior da tela e configure conforme a necessidade. O relatório Protocolo inclui informações cadastrais, dados de documentos e campo para assinatura. O relatório Cadastro inclui apenas informações cadastrais e dados de documentos;

3. Despachar múltiplos malotes: Na tela inicial, marque diversos malotes e clique em Despachar para enviar todos de uma vez;

4. Gerenciar documentos/cheques de malotes despachados: Acesse Despesas > Malotes > Documentos para visualizar malotes com status Despachado. Utilize os filtros para localizar documentos/cheques por código, cheque, documento ou status;

5. Para alterar o status de retorno: Marque o documento/cheque desejado; clique em Mudar Status; no pop-up, indique o novo status e clique em Alterar.

Resultado esperado

Ao concluir os passos, o sistema processará a solicitação de gerenciamento de malotes e documentos despachados com sucesso. Você visualizará uma confirmação na tela e o registro será atualizado com os novos dados, permitindo a continuidade do fluxo operacional com total transparência.

Quando escalar

Caso o sistema apresente mensagens de erro impeditivas ou se o comportamento divergir do esperado após a execução dos passos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de erro.
ID ou nome do registro afetado.
Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

Mantenha os dados sempre atualizados para evitar inconsistências em relatórios futuros.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Botão de salvar inativo.
Causa provável: Falta de preenchimento de campo obrigatório.
Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco.

Dúvidas relacionadas

P: Como conferir se a ação em 'Gerenciamento de malotes e documentos despachados' foi validada em sistema? R: Consulte os logs de auditoria de usuário ou extraia um relatório rápido do respectivo módulo.

P: Restrições de acesso implicam no salvamento dessa rotina? R: Apenas perfis com atributo de 'Escrita' conseguem consolidar alterações; caso contrário, o botão de salvamento aparecerá bloqueado.

Palavras-chave de busca

Gerenciamento de malotes e documentos despachados, suporte condomob, ajuda, manual