Malotes

A função Malotes é uma ferramenta para o registro e controle de documentos do condomínio.

As opções para criar e gerenciar os malotes podem ser acessadas no Módulo Financeiro> Menu Despesas> Malotes 

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Cadastrar Malotes

  1. Acessar o Módulo Financeiro > Menu Despesas > Malotes > Malotes
  2. Clicar no botão + Novo
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  3. Preencher as informações:
    • Responsável - Usuário do sistema responsável pelo malote;
    • Para - Responsável por receber o malote;
    • Status - A despachar ou despachado;
    • Lacre de ida - Campo opcional para identificação de lacre de ida;
    • Lacre de volta - Campo opcional para identificação de lacre de volta;
    • Observação - Campo opcional para registro de observação.
  4. Clicar no botão + para adicionar um documento ao malote
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5. Preencher as informações:

    • Tipo - Se o Tipo selecionado for Documento: No campo Documento informe o código de barras ou uma breve descrição para o documento; Retorno, que pode ser o próximo malote, sem retorno, em 3 dias, 1 semana, 15 dias, 1 mês ou data selecionada (em seguida selecione a data)
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    • Se o Tipo selecionado for Cheque: Informar a conta em que o cheque está registrado; Indicar o número do cheque (o vencimento e o valor serão automaticamente carregados de acordo com o cadastro do cheque); Retorno, que pode ser o próximo malote, sem retorno, em 3 dias, 1 semana, 15 dias, 1 mês ou data selecionada (em seguida selecione a data)
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6. Salvar o documento/cheque

Enquanto o status do malote estiver em A Despachar, é possível:

  • Inserir outro documento/cheque - Siga os passos 4, 5 e 6.
  • Excluir documento/cheque - Clique no ícone da lixeira do lado direito do documento/cheque que deseja excluir.
  • Editar documento/cheque - Clique no documento ou cheque desejado, realize as alterações necessárias e salve.

7. Clicar em Salvar após adicionar todos os documentos/cheques para concluir o cadastro do malotemalote-6

Gerar relatório de Malotes

Para gerar um relatório de malote registrado:

  1. Clicar no Botão Relatório
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  2. Selecione o Modelo de Relatório
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    Modelo Protocolo: Contém as informações cadastrais do malote, os dados de cada documento e campo para assinatura do responsável por entregar e receber o malote.
    Modelo de Cadastro: Contém as informações cadastrais do malote e os dados de cada documento.
  3. Clique em PDF
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Malotes Despachados 

No Módulo Financeiro > Despesas > Malotes > Documentos podem ser visualizados os documentos/cheques cadastrados em malotes com status Despachados e alterar o status de retorno dos documentos.

Para visualizar documentos específicos aplique filtros para a busca que podem ser o código do malote, o número do cheque, a descrição do documento, o status (aguardando retorno, retornado, retorno cancelado, sem retorno ou todos os status) ou palavra-chave, em seguida clique no botão de buscar.

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Para alterar o status do retorno do documento/cheque:

  1. Selecionar documento/cheque que deseja alterar retorno
  2. Clicar no botão Mudar Status
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  3. Indicar Novo Status, que pode ser Aguardando retorno, Retornou, Retorno Cancelado e Sem retorno.
  4. Clicar em Alterar
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