» Manutenções Programadas

Nesta função poderão ser criadas e agendadas as manutenções obrigatórias do condomínio. As manutenções programadas são as de caráter obrigatório e que devem ser feitas periodicamente.

 

Como Criar uma Manutenção Programada e Realizar atualizações

Filtros de Busca de Manutenções Programadas

Relatórios

Replicar para outros Condomínios

Outras Funcionalidades - Ocultar no App, Excluir uma manutenção, Adiar uma manutenção e Log de Atividades

 

Como Criar uma Manutenção Programada e Realizar atualizações

 

No menu lateral esquerdo do módulo Social Condomob, acesse Mapa de Manutenções > Programadas:

 

 

Clique no botão "+ Nova":

 

Preencha os detalhes da manutenção nos campos abaixo:

• Título: Descrição da manutenção (campo obrigatório);
• Exibir no App: Se desejar que a manutenção fique visível para os condôminos no aplicativo  Condomob, selecione a opção "Sim", caso contrário, selecione a opção "Não";
• Categoria: Poderá definir uma categoria para a manutenção programada que está cadastrando, como por exemplo, manutenção de elevadores, limpeza piscina, troca de extintores, etc;
• Local: Lugar onde se encontra o problema ou o objeto para manutenção.
• Responsável: Quem irá realizar a manutenção ou o responsável pelo andamento da manutenção no condomínio;
• Periodicidade: Selecione o período em que deve acontecer a manutenção: anual, bienal, trienal, quinquenal, decenal, semestral, quadrimestral, trimestral, bimestral, mensal, quinzenal, semanal ou outro; 
• Data Prevista: Selecione no calendário a data prevista para ocorrer a manutenção (campo obrigatório).
• Dias p/ aviso: Coloque uma quantidade de dias de antecedência para receber uma notificação avisando sobre a realização da manutenção;
• Observação: Informações adicionais.

 

Após terminar o preenchimento, clique no botão "Salvar":

 

 

 

Após salvar o cadastro da manutenção, ficarão disponíveis mais três áreas para uso caso necessário:

 

Checklist

 

Para registro de tarefas que deverão ser executadas na manutenção, cadastrando itens que poderão ser checados assim que finalizados.

 

Clique no botão "Novo Item", descreva o item que deverá ser checado na realização da manutenção e clique no botão "Salvar"

 

 

 

Repita os mesmos passos para cadastrar cada item do checklist:

 

 

Se cadastrar todas as tarefas em um único item, será considerada somente uma linha para marcação no checklist:

 

 

A marcação de cada item executado poderá ser realizada através de ocorrências, em Histórico de Ocorrências (que veremos mais para frente neste artigo).

 

Caso queira excluir um item, clique no ícone da lixeira localizado no lado direito de cada item.

 

Anexos

 

Poderá anexar arquivos para consulta no cadastro da manutenção programada.

 

Clique no botão "Novo Anexo" para inserir um arquivo:

 

 

Escreva o nome do anexo, selecione o arquivo e clique no botão "Anexar":

 

 

 

Repita os mesmos passos para anexar outros arquivos.

 

Caso queira excluir um arquivo, clique no ícone da lixeira localizado no lado direito de cada arquivo.

 

Histórico de ocorrências

 

Para registrar uma ocorrência no cadastro da manutenção programada, clique no botão "Registrar ocorrência":

 

Preencha os campos:

 

Próxima Data: caso seja necessário registrar a prorrogação da manutenção para uma outra data; 

Data da Ocorrência: data na qual ocorreu o que está sendo registrado;

Descrição: descrição do que ocorreu durante a manutenção ocasionando a necessidade de um registro ou mesmo informando a finalização com detalhes da execução - campo obrigatório;

Checklist : poderá assinalar itens que já foram executados (ou todos se a ocorrência for para informar que a manutenção foi finalizada).

 

Para finalizar o cadastro da ocorrência, clique no botão "Registrar":

 

 

 

Caso queira editar uma ocorrência, clique no ícone de lápis no lado direito de cada ocorrência e caso queira excluir a ocorrência clique no ícone da lixeira.

 

Filtros de Busca de Manutenções Programadas

 

Para facilitar a localização de uma manutenção programada, poderá utilizar os seguintes filtros de pesquisa localizados na tela inicial da função:

• Categorias;
• Responsáveis
• Periodicidades;
• Período de Intervalo (Data da manutenção a ser filtrada).

 

Categorias

 

Ao cadastrar uma manutenção programada e preencher o campo Categoria, poderá fazer uma seleção de manutenções da mesma categoria utilizando este filtro.

 

 

Deixando o campo em branco no cadastro das manutenções poderá buscá-las utilizando a opção "Sem categoria".

 

Responsáveis

 

Através desse filtro poderá buscar todas as manutenções de um determinado responsável, desde que este campo esteja preenchido no cadastro de cada uma delas:

 

 

Deixando o campo em branco no cadastro das manutenções poderá buscá-las utilizando a opção "Sem responsável".

 

Periodicidades

 

Através desse filtro poderá buscar todas as manutenções com uma determinada periodicidade, pro exemplo, anual ou quinzenal (conforme opções disponíveis e que foram inseridas no cadastro):

 

 

Período de intervalo

 

Selecione um período específico utilizando esse filtro:

 

 

 

Depois de selecionar as opções nos filtros, clique no botão de buscar:

 

 

Busca Rápida

 

Depois que realizar uma busca e as manutenções estiverem listadas em tela, poderá procurar uma manutenção utilizando o campo de "Busca Rápida".

Digite qualquer informação que apareça em tela para fazer a pesquisa. Poderá, por exemplo, digitar uma palavra do título, um local, um período, etc.

 

No exemplo abaixo, no campo de busca rápida foi inserida a palavra "Estacionamento", e as manutenções que possuírem esta palavra em qualquer coluna irão aparecer. Neste caso, havia somente uma manutenção contendo esta palavra e portanto trouxe um resultado:

 

 

Relatórios

 

Relatório de uma Manutenção Programa Específica

 

Clique em uma manutenção que deseja emitir o relatório e em seguida clique no botão "Relatório":

 

 

Escolha de deseja emitir o relatório em formato de listagem, podendo incluir os anexos e as ocorrências.

 

 

Poderá imprimir o relatório em PDF ou XLS:

 

Exemplo em PDF:

 

 

Relatório Geral Manutenções 

 

Realize a busca das manutenções cadastradas por Categoria e/ou Periodicidade (ou deixe todas se desejar).

 

Clique no botão "Relatório":

 

 

Selecione o modelo:

 

• Listagem;
• Listagem + Ocorrências;
• Listagem + Ocorrências + Anexos.

Clique no botão relativo ao formato de arquivo que deseja, se PDF ou XLS (planilha):

 

 

Replicar para outros Condomínios

 

Poderá replicar uma manutenção programada para outros condomínios da base da administradora e depois fazer apenas alguns ajustes por condomínio se necessário.

 

Na tela inicial da função, selecione a manutenção que deseja replicar marcando a caixa de seleção (poderá selecionar mais de uma manutenção):

 

 

Clique no botão "Replicar":

 

 

Primeiro aparecerá a seguinte mensagem, clique em OK para prosseguir se não tiver título repetido:

 

 

Selecione um ou mais condomínios e clique no botão "Replicar".

 

Outras Funcionalidades - Ocultar no App, Excluir uma manutenção, Adiar uma manutenção e Log de Atividades

 

Ocultar no App

 

Caso queira utilizar a função de Manutenções Programadas mas não deseje que fiquem visíveis para os condôminos no aplicativo, na tela inicial da função, clique no botão "Ocultar no App":

 

 

Irá aparecer um aviso de confirmação. Clique em OK para continuar:

 

 

Haverá uma sinalização na tela indicando que a função está oculta no aplicativo. Caso queira retornar a visibilidade, clique novamente no botão.

 

Excluir uma Manutenção

 

Para excluir uma manutenção, clique na manutenção que deseja apagar e em seguida clique no botão "Excluir":

 

 

Adiar uma Manutenção

 

Para adiar uma manutenção sem o registro de uma ocorrência, clique no botão "Adiar":

 

 

Aparecerão para confirmação e preenchimento:

 

Data Atual - data atual para a qual a manutenção está agendada;

Nova Data - nova data de programação;

Dias p/ Aviso - aparecerá a quantidade de dias cadastrados na manutenção para aviso, mas poderá alterar.

 

Para finalizar, clique no botão "Adiar":

 

 

Log de Atividades

 

Se precisar saber informações sobre o cadastro e alterações em uma manutenção programada, clique na manutenção e em seguida no botão "Log":