» Reservas

Essa função possibilita ao administrador criar reservas de espaço e gerenciar pendências (confirmar ou cancelar reservas) a partir do painel administrativo

 

Através desta função o usuário administrativo poderá fazer agendamentos nos espaços disponíveis no condomínio (reservas de espaço para o próprio condomínio ou para algum condômino que esteja sem acesso temporário ao app).

 

E também poderá confirmar ou cancelar reservas feitas pelos condôminos quando a opção de confirmação de reserva do espaço estiver configurada como manual.

 

Para acessar essa função, no menu lateral esquerdo do módulo social Condomob, clique em Espaços Comuns > Reservas:

 

 

Menu do artigo:

Criar uma Reserva

Consultar Reservas

Resolver Pendências

Vídeo

 

Criar uma Reserva

Para criar uma reserva, depois de acessar a função, clique no espaço desejado:

 

Clique no botão "+ Nova Reserva":

 

Preencha os campos referentes a nova reserva:

 

• Espaço: Campo para escolha do espaço comum. Mas se no passo anterior, já clicou no próprio cartão do espaço desejado, este campo já estará preenchido com o espaço selecionado. Mesmo assim, se preciso, poderá alterar o espaço, escolhendo outro dentre as opções;
  
  
  
  Obs.: Ao alterar o espaço, automaticamente, o Resumo das Configurações, os horários (se fixos ou personalizados), a área de reservas no mesmo dia e todas as configurações do espaço também serão alteradas conforme a configuração do novo espaço escolhido.
  
  
• Unidade: Escolha a opção "Reservar para o Condomínio" se o agendamento do espaço for para o próprio condomínio ou escolha a unidade para a qual deseja realizar a reserva;
• Status:  Poderá já cadastrar a reserva com o status de "Confirmada" ou "Aguardando", caso for esperar, por exemplo, alguma autorização ou pagamento;
• Data da Reserva: Por padrão este campo estará preenchido com a data que estiver fazendo o registro, porém poderá alterar para uma data futura;
• Horário: Escolha o horário que deseja reservar o espaço.
  Se na aba "Disponibilidade", na função "Espaço", os horários já estiverem cadastrados e portando predefinidos, as faixas de horários disponíveis aparecerão como opções de escolha neste campo. (Para saber mais sobre essa configuração veja o artigo » Espaços).
  Se não, este campo estará preenchido com a palavra "Personalizado" e abaixo haverão dois campos livres para preenchimento do horário de início e horário fim. Neste caso, é só digitar os horários inicial e final, desde que respeitem as regras de tempo de uso estabelecidas para o espaço.
  
  Exemplo com horários disponíveis pré-configurados:
  
  
  Exemplo sem horários disponíveis pré-configurados:
  
• Motivo da Reserva: Escreva por qual motivo a reserva está sendo efetuada. Este campo pode ou não ser obrigatório para preenchimento, também conforme configuração do espaço.
• Convidados/Usuários: Informe a quantidade de convidados ou usuários que estarão presentes na reserva. Também respeitando as regras do espaço referente a quantidade permitida por reserva:
  • Quantidade: Informe o número de pessoas; 
  • Lista: Escreva os nomes dos convidados ou usuários (dependendo da configuração do espaço pode ser opcional, obrigatória ou indisponível);
    • Instruções para preenchimento da lista:
      • Digite um convidado por linha;
      • Caso não disponha da lista no momento poderá informar depois ou o próprio condômino poderá também informar depois pelo app (respeitando o prazo, se houver);
      • Se já possui a lista digitada, é possível copiar e colar;
        Obs.: Se na configuração do espaço o campo "Contar Solicitante?" estiver marcado como "Sim", como está realizando o agendamento pelo condômino, será necessário incluir mais um na quantidade e escrever o nome na lista (caso seja obrigatória também).
• Observação: Campo livre para colocar qualquer informação que julgar necessária.

Logo abaixo do campo "Observação" poderá checar se existem "Reservas na mesma data" com as seguintes informações:

• Unidade;
• Solicitantes;
• Data/Hora;
• Convidados/Usuários;
• Status.

IMPORTANTE: Mesmo que uma reserva não esteja sendo efetuada conforme configuração do espaço, quando é realizada por um usuário administrativo, aparecerá um aviso de "Atenção" informando as regras que não estão sendo seguidas, mas será possível prosseguir mesmo assim clicando no botão "Sim".

Resumo das Configurações

Sempre que estiver cadastrando um agendamento de reserva em um espaço, poderá clicar no botão "Resumo das Configurações", para consultar quais são as regras configuradas para o espaço selecionado:

 

 

Consultar Reservas

A consulta de reservas de espaço pode ser feita de diversas maneiras. 

 

Ao acessar a função, clique no cartão do espaço comum que deseja consultar:

 

Através do calendário, poderá ver os dias nos quais existem reservas e quantas reservas existem por data, sendo as confirmadas em verde, as pendentes em amarelo e as canceladas em vermelho:

 

Se quiser ver detalhes das reservas em uma data específica, clique em cima data para abrir.

A partir da tela acima, já poderá consultar reservas de outra maneira, selecionando espaços, datas e etc, através dos filtros existentes ou do campo de busca rápida para procurar reserva.

 

Poderá aplicar filtros de busca selecionando nos campos:

• Espaços - Todos os espaços ou escolher um espaço específico;
• Status - Aguardando, confirmada ou cancelada;
• Período - Data e horário de início e data e horário de fim;

Após preencher os campos de filtro, clique no botão de "Buscar":

 

Ou utilize o campo de busca rápida "Procurar reserva...":

Através deste campo, poderá buscar por:

• Espaço;
• Unidade;
• Nome do solicitante;
• Data;
• Status;

 

Se clicar no botão "Lista Completa" também poderá ver todas as reservas do espaço em formato de lista na tela:

 

E se precisar de um relatório para impressão em PDF ou XLS, clique no botão "Relatório":

Abaixo um exemplo de relatório em PDF:

Resolver Pendências

Caso existam espaços configurados para que a confirmação da reserva seja manual, por exemplo, para confirmação manual após o pagamento da taxa de uso do espaço ou ainda que estejam aguardando a inserção da lista de convidados e etc.  Essas reservas ficarão pendentes para confirmação ou cancelamento posterior.

 

Para verificar essas pendências clique no menu lateral esquerdo em Espaços Comuns > Reservas e depois no botão "Ver Pendências":

 

Todas as pendências, de todos os espaços, serão apresentadas na próxima tela para tratamento:

Para verificar a solicitação de reserva do espaço e realizar o tratamento, isto é, confirmar ou cancelar, basta clicar em cima da solicitação:

 

Mas antes disso se quiser responder a solicitação do condômino, clique no botão "Responder":

Uma caixa de diálogo se abrirá para "Enviar Resposta":

Exemplo em um caso de cancelamento

 

Outros exemplos de respostas: "Aguardando o pagamento para liberação do agendamento", "Necessário incluir a lista de convidados para que o espaço seja liberado", "Aguardando confirmação de término de reforma" e etc.

 

Após escrever a resposta no campo livre, clique no botão "Salvar":

Esta resposta é única, isto é, será encaminhada a informação para o condômino com o aceite ou motivo de cancelamento, mas não há uma conversação.

 

Se desejar se comunicar com o condômino enviando mensagens e recebendo retornos para tratar alguma situação antes da confirmação ou cancelamento da reserva, clique no botão "Nova Mensagem":

 

 

Ao clicar nesse botão será direcionado para a função "Mensagem dos Condôminos" para iniciar uma conversa com o condômino. O campo de unidade já estará preenchido com o identificador da unidade que solicitou a reserva e o motivo também já estará preenchido com "Reserva de Espaço", que não poderão ser alterados e o assunto também estará preenchido com "Reserva de espaço <nome do espaço> em <data e hora da reserva>", porém esse campo poderá alterar caso necessário. 

 

 

O andamento posterior a troca de mensagens segue o mesmo procedimento descrito para a função "Mensagem dos Condôminos". Se quiser saber mais leia o artigo "» Mensagens dos Condôminos".

 

Para realizar então o cancelamento, basta clicar no botão "Cancelar":

Será solicitado o motivo do cancelamento. Escreva o motivo e clique no botão "Sim":

 

Observação: Caso a cobrança do espaço seja automática, cancelar o boleto no módulo financeiro e depois cancelar o agendamento.

 

E para realizar a confirmação, poderá também responder ao condômino antes, como já demonstrado e depois basta clicar no botão "Confirmar":

Pronto! A reserva do espaço já está confirmada.