Com esta função, adicione os espaços comuns do condomínio para que os condôminos façam a reserva pelo aplicativo, facilitando assim o agendamento e gerenciamento
No módulo Social Condomob acesse no menu lateral esquerdo a função Espaços Comuns > Espaços e assim poderá cadastrar todos os espaços do condomínio e disponibilizar no aplicativo para que os condôminos façam as reservas:
Na página inicial, caso já existam espaços cadastrados, poderá visualizá-los e se desejar consultar a configuração de um espaço específico ou fazer uma edição na configuração, basta clicar em cima do cartão indicado com o nome e imagem do espaço:
Para buscar um espaço poderá utilizar o campo de "busca rápida":
Acesso rápido no artigo:
Preencha as informações na aba "Sobre o Espaço"
Preencha as informações na aba "Configurações"
Preencha as informações na aba "Disponibilidade"
Cadastrando um Espaço Comum
Para criar um espaço clique no botão "+ Novo".
Preencha as informações na aba "Sobre o Espaço":
- Nome: Nome do espaço comum.
- Ativo: Selecione "Sim" para deixar o espaço disponível para solicitações de reserva no aplicativo pelos condôminos. Selecione "Não" para deixar o espaço indisponível e não será listado no aplicativo.
- Categoria: Selecione uma categoria, caso queira adicionar este espaço a uma, para organizar melhor os espaços comuns. Para criar uma categoria e aprender mais sobre, acesse nosso artigo » Categorias de Espaços.
- Grupo: Selecione um grupo, caso este espaço pertença apenas a um grupo específico. Quando mais de um espaço pertence ao mesmo grupo, as permissões referente as reservas serão as mesmas para ambos. Para criar um grupo e aprender mais sobre, acesse nosso artigo » Grupos de Espaços
- Capacidade (Pessoas): Número de pessoas que o espaço suporta.
- Taxa (R$): Valor da reserva do local se houver cobrança para uso do espaço.
- Observações / Regras de Uso: Regras de uso do local. Neste campo poderá inserir e formatar:
- Texto;
- Link;
- Imagem por link;
- Vídeo por link;
- Tabela.
Exemplo de preenchimento:
O condômino irá visualizar no app Condomob, o que estiver escrito no campo Observações / Regras de Uso e um Resumo das configurações do Espaço.
- Imagem: Imagem do espaço comum.
- Clique no ícone em + Incluir imagem;
- Escolha a imagem do espaço salva em seu dispositivo/computador;
Preencha as informações na aba "Configurações":
Espaço
- Confirmação automática: Confirma a reserva automaticamente. Se selecionar a opção "Sim", a reserva realizada pelo condômino, se estiver dentro das regras, já estará confirmada, mas se optar por "Não", um usuário com permissão administrativa da administradora e/ou do condomínio precisará aprovar essa solicitação de reserva manualmente. O status da reserva, enquanto espera aprovação, ficará com o status de "Aguardando resposta".
- Tempo máximo por reserva: Limite de tempo máximo de cada reserva ou evento no espaço.
- Horário limite inicial: Se informado, reservas não poderão ter horário de início antes do horário limite inicial.
- Horário limite final: Se informado, reservas não poderão ter horário de início ou término após horário limite final.
- Reserva paralela (mesmo dia): Se selecionar a opção "Sim", poderá haver mais de uma reserva para este espaço em uma mesma data, mas se selecionar "Não", somente uma reserva poderá ser feita para o espaço em uma mesma data.
- Reserva paralela (Horário): Se "Sim", não serão checados choques de horário entre as reservas, isto é, mais de uma reserva poderá ser feita em um mesmo horário.
- Limite de reservas no mesmo horário: Preencha com o número máximo de reservas em um mesmo horário.
- Permitir reserva pelo morador: Se selecionar a opção "Sim" o condômino cadastrado no sistema com o perfil de Morador (não Titular), poderá visualizar e reservar este espaço, mas se selecionar a opção "Não", o usuário com este perfil não irá visualizar o espaço e por consequência não poderá efetuar reservas.
- Intervalo mínimo de dias entre reservas: Defina uma intervalo de dias entre uma reserva e outra. Preencher com "0" (zero) se não houver intervalo de dias entre as reservas deste espaço.
- Intervalo mínimo entre reservas no mesmo dia: Defina um intervalo de tempo entre uma reserva e outra em um mesmo dia. O período de intervalo pode ser em minutos ou horas.
- Notificar portaria ao reservar: Se selecionar a opção "Sim", a portaria receberá uma notificação visual e sonora indicando que houve uma reserva para este espaço no dia corrente (interface da portaria).
- Enviar e-mail de reservas: Defina se deseja enviar um e-mail automático para o morador, quando uma reserva está aguardando resposta ou para todos os status.
- Notificar o condômino por e-mail: Defina se deseja notificar o condômino por e-mail sobre a confirmação ou cancelamento do espaço.
Unidade
- Reserva paralela (unidade): Se selecionar a opção "Sim", a unidade poderá reservar este espaço mesmo que já exista uma reserva agendada para esta mesma unidade, seja com o status de confirmada ou aguardando. Mas se selecionar a opção "Não", a unidade somente poderá reservar este espaço caso não haja outra reserva agendada.
- Limite de Reservas paralelas (unidade): Quantidade máxima de reservas futuras ou em curso de uma mesma unidade para este espaço. Se preenchido com "0" (zero), não haverá um limite.
- Intervalo mesma unidade (dias): Intervalo mínimo de dias entre reservas deste espaço para uma mesma unidade. Se preenchido com "0" (zero), não haverá um intervalo mínimo.
- Permite reserva paralela em outro espaço (mesmo dia): Se selecionada a opção "Sim", poderá haver reserva em outro espaço para uma mesma unidade na mesma data. Mas se selecionada a opção "Não", a unidade não poderá reservar outro espaço caso haja uma reserva para este espaço na mesma data.
- Intervalo mínimo entre reservas no mesmo dia: Defina um intervalo de tempo entre uma reserva e outra em um mesmo dia, com base na unidade. O período de intervalo pode ser em minutos ou horas.
- Exibir unidade no App: Se a unidade irá constar no aplicativo, nas datas reservadas, para as demais unidades visualizarem.
Limite de Reservas
- Unidade / dia: Quantidade máxima de reservas de uma mesma unidade em um mesmo dia para este espaço. Se preenchido com "0" (zero), não haverá um limite.
- Unidade / semana: Quantidade máxima de reservas de uma mesma unidade dentro de uma mesma semana para este espaço. Se preenchido com "0" (zero), não haverá um limite.
- Unidade / mês: Quantidade máxima de reservas de uma mesma unidade em um mesmo mês para este espaço. Se preenchido com "0" (zero), não haverá um limite.
- Unidade / ano: Quantidade máxima de reservas de uma mesma unidade em um mesmo ano para este espaço. Se preenchido com "0" (zero), não haverá um limite.
Convidados / Usuários
- Antecedência mín. (dias): Dias de antecedência mínima para que o condômino possa editar a lista de convidados ou usuários. Após o prazo determinado não poderá alterar a lista. Se preenchido com "0" (zero), não haverá uma antecedência mínima.
- Lista: Indicar se a lista de convidados ou usuários será obrigatória, indisponível ou opcional.
- Limite por reserva: Número máximo de pessoas por reserva.
- Contar solicitante?: Informar se o condômino que está realizando a reserva no app será incluído no número de convidados ou usuários.
- Número obrigatório: Se selecionar a opção "Sim", será obrigatório informar o número de convidados ou usuários ao solicitar reserva.
Solicitação da Reserva
- Antecedência mín. (dias): Dias de antecedência mínima para que o condômino possa editar a lista de convidados ou usuários. Após o prazo determinado não poderá alterar a lista. Se preenchido com "0" (zero), não haverá uma antecedência mínima.
- Antecedência mín. (minutos): Antecedência mínima de minutos para que o condômino possa editar a lista de convidados ou usuários. Após o prazo determinado não poderá alterar a lista. Se preenchido com "0" (zero), não haverá uma antecedência mínima.
- Antecedência máx. (dias): Antecedência máxima para solicitação de reserva em relação à data do evento. Se preenchido com "0" (zero), não haverá uma antecedência máxima.
- Horário limite inicial: Se informado, as reservas não poderão ser solicitadas antes do horário limite.
- Solicitação após início?: Se selecionada a opção "Sim", o condômino poderá solicitar a reserva do espaço mesmo que já tenha se passado o horário de início. Mas se houver um horário final, continuará o mesmo.
- Solicitar motivo da reserva?: Se selecionar a opção "Sim", será obrigatório que o condômino preencha o motivo da reserva, e se selecionar a opção "Não", o preenchimento do motivo será opcional.
Cancelamento da Reserva
- Cancelamento - ant. min. (dias): Dias de antecedência mínima para cancelamento de solicitação de reserva em relação a data do evento. Sem antecedência, inserir zero.
- Cancelamento - ant. min. (minutos): Minutos de antecedência mínima para cancelamento de solicitação de reserva em relação a hora do evento. Sem antecedência, inserir zero.
- Solicitar motivo do cancelamento: Se selecionada a opção "Sim", será obrigatório o preenchimento do motivo ao cancelar a reserva. Se "Não" o preenchimento será opcional.
Disponível apenas quando contratado o Módulo Financeiro
- Bloquear reservas para unidades inadimplentes?: Se selecionada a opção "Sim" irá bloquear o agendamento do espaço para unidades inadimplentes.
No módulo financeiro em Configurações > Reservas de Espaço, poderá preencher o seguinte campo "Considerar inadimplente a partir de (dias)" e assim definir a partir de quantos dias de atraso nos pagamentos uma unidade será considerada inadimplente e bloqueada para que realize agendamentos de espaços comuns.
- Gerar boleto automaticamente? Se selecionada a opção "Sim", o sistema Condomob irá gerar um boleto automático logo após a reserva ter sido efetuada pelo condômino.
IMPORTANTE: A emissão automática de boletos para reservas de espaço, somente está disponível para emissões com a PJBank.
Mas para que a emissão de boletos seja automática, deverá configurar no Módulo Financeiro, na função Configurações > Reservas de Espaço, sendo que o espaço somente será liberado para uso após a liquidação do pagamento.
Se selecionada a opção "Não", o valor de cobrança de reserva do espaço deverá ser importado e faturado manualmente. E o espaço não ficará bloqueado para uso se a "Confirmação Automática" do espaço estiver com a opção "Sim".
Caso não utilize o serviço da PJBank e deseje liberar o espaço para o condômino somente após o pagamento, selecione a opção "Não" no campo de "Confirmação Automática" na aba "Configurações" do espaço e liberar manualmente após a liquidação do boleto.
Observação: Em qualquer tempo, com a liquidação de pagamento ou não, a liberação do espaço poderá ser realizada manualmente por usuários com permissão administrativa na funcionalidade de Reservas.
Para saber como efetuar a importação do valor de cobrança da reserva, leia Receitas > Composição das Cobranças > Lançamentos por Unidade (importar reservas) e depois para a geração e faturamento, leia Receitas > Cobranças.
Preencha as informações na aba "Disponibilidade":
- Disponível para: Escolha para qual ou quais grupos (Bloco, Torre, e etc) o espaço comum estará disponível ou deixe com a opção "Todos os Grupos" se o espaço estiver disponível para todos os blocos.
- Dias não disponíveis: Selecione dias da semana que o espaço NÃO ficará disponível para reservas.
Clique em "Salvar", pois depois de salvar ainda poderá configurar mais informações :
Depois de salvar, conforme mencionado acima, poderá definir os horários de agendamento, períodos de bloqueio e bloqueio de unidade.
Horários
Clicando no botão em "Horários" abrirá a seguinte caixa de diálogo:
Assim poderá estabelecer horários de agendamento, como por exemplo, das 08:00 às 09:00, para todos os dias, exceto feriados e registrar:
Será necessário registrar todas as faixas de horário, repetindo o processo até o horário de fechamento do espaço.
Poderá também bloquear um determinado período do dia, por exemplo, o horário para limpeza. Neste caso preencher o período que permanecerá bloqueado para agendamento, marcar os dias em que haverá este bloqueio do espaço e clicar na caixa de seleção de "Bloqueado":
Estes são apenas exemplos, podendo realizar a configuração conforme as regras do espaço.
Períodos de Bloqueio
Clicando no botão em "Períodos de Bloqueio" abrirá a seguinte caixa de diálogo:
Com esta funcionalidade poderá bloquear o espaço com um período de dias específicos, preenchendo a data de início e a data de fim do bloqueio e clicando no botão "Registrar".
Exemplo de preenchimento:
***
Bloqueio de Unidade
Clicando no botão em "Bloqueio de unidade" abrirá a seguinte caixa de diálogo.
Lembre-se que depois de qualquer alteração realizada clicar no botão superior "Salvar".
Clonar um Espaço Comum
Com o botão "Clonar" poderá cadastrar um outro espaço comum com as mesmas configurações do espaço que está sendo clonado.
Clicando no botão "Clonar" irá abrir uma caixa de diálogo para que insira o nome e a imagem do espaço:
Todas as outras configurações estarão iguais ao espaço clonado, mas poderá fazer alterações posteriores caso desejar.
Excluir um Espaço Comum
É possível excluir um espaço comum cadastrado, clicando no espaço e depois no botão "Excluir":
ATENÇÃO: Somente é possível excluir um espaço comum caso nenhum agendamento tenha sido efetuado, mesmo que tenham sido posteriormente cancelados.
Aparecerá o seguinte erro:
Havendo qualquer tipo de registro somente será possível deixar o espaço indisponível para novos agendamentos no aplicativo do condômino, alterando na aba "Sobre o Espaço" o campo "Ativo" para a opção "Não".
Log de Alterações
Poderá consultar qualquer alteração realizada nas configurações de um espaço comum, clicando no botão "Log":
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