Como usar o sistema

Este tutorial resume como: acessar o aplicativo, acessar a área de trabalho do Módulo Social e Financeiro, cadastrar moradores e condomínios, disparar as senhas e como fazer o auto treinamento. Estas informações permitem o uso imediato do sistema.

ITENS E ASSUNTOS DESTE TUTORIAL

1. Acesso ao APP pelos administradores que moram no Condomínio

2. Acesso ao painel administrativo (WEB) do Módulo Social pelos que moram no Condomínio

3. Acesso ao painel administrativo (WEB) do Módulo Social pela Administradora de Condomínios, pelo Supervisor, pela Portaria e pelo Zelador (usuários que não moram no condomínio)

4. Acesso a área de trabalho do Módulo Financeiro

5. Cadastro de unidades e de usuários do painel administrativo feito pelo Condomínio

6. Cadastro de condomínios, de usuários do painel administrativo e de unidades feito pela Administradora de Condomínios

7. Primeiro acesso dos moradores - Logins e Senhas

8. Infraestrutura da Portaria

9. Auto treinamento do Módulo Social

10. Treinamento padrão do Módulo Financeiro

11. Módulo Boleto Upload (MBU)

12. Suporte Técnico

13. Envio de sugestões

14. Acesso aos Boletos e as Notas Fiscais emitidas pelo CONDOMOB

NOTA: Para ver detalhes de todas as funções do sistema, clique ao lado: Manual Online

1.

1º ACESSO AO APLICATIVO (APP)

SÍNDICO(A), SUBSÍNDICO(A), E COLABORADORES(AS)

SOMENTE OS QUE MORAM NO CONDOMÍNIO

Síndico(a), subsíndico(a) e colaboradores(as) terão acesso ao painel administrativo pelo ícone ÁREA DO SÍNDICO.  Se este ícone não estiver visível, favor ver a DICA no item 5 e item 6 abaixo.

A partir da Área do Síndico será possível visualizar notificações, como mensagens de condôminos, solicitações de manutenções eventuais e de reserva de espaço, por exemplo. Ao clicar nas notificações, o acesso será redirecionado para o painel administrativo (WEB) do Módulo Social diretamente do navegador. Para confirmação do acesso o síndico(a), subsíndico(a) ou colaboradores(as) realizará o login informando conta Google e senha, anteriormente cadastrados no painel Usuários Permitidos. 

Para cadastrar, alterar ou remover os usuários do painel administrativo poderá usar o vídeo explicativo disponível na função MEU CONDOMÍNIO > USUÁRIOS PERMITIDOS ou siga as orientações clicando ao lado: Cadastrar Usuários.

2.

1º ACESSO AO PAINEL ADMINISTRATIVO (WEB)

SÍNDICO(A), SUBSÍNDICO(A) E COLABORADORES(AS)

QUE MORAM NO CONDOMÍNIO

O painel administrativo do Módulo Social é o ambiente na WEB onde trabalharão os moradores que também são administradores do condomínio. Acesse o nosso site: https://condomob.net/ e entre na opção LOGIN/ÁREA DO SÍNDICO, aí use seu e-mail e senha cadastrados no Google. Pronto! Você está no painel administrativo do CONDOMOB onde todas as funções estão na coluna do lado esquerdo, conforme a figura abaixo. Pronto! Você está no painel administrativo do CONDOMOB onde todas as funções estão na coluna do lado esquerdo, conforme a figura abaixo.

A medida que navegar pelas funções, verá no canto inferior direito dois botões que serão de grande ajuda:

Assistir vídeo dessa funcionalidade - Clicando aqui pode-se assistir a um vídeo explicativo com o detalhamento operacional da função em que está navegando no Módulo Social. Estes vídeos funcionam como um auto treinamento deste módulo.

Condobot - Aqui há um Chat Online onde pode ser colocado perguntas ou dúvidas sobre as funções do CONDOMOB. Caso não se tenha uma resposta imediata, poderá ser aberto um ticket solicitando o atendimento de nosso Suporte Técnico. 

 

3.

1º ACESSO AO PAINEL ADMINISTRATIVO (WEB)

ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIOS 

SUPERVISOR, PORTARIA E ZELADOR

O painel administrativo do Módulo Social é o ambiente na WEB onde trabalharão os contratados pelo condomínio. Como não são moradores poderão acessar o painel administrativo apenas pela aplicação WEB: https://condomob.net/, clicando em LOGIN/ÁREA DO SÍNDICO e utilizando seu e-mail e senha cadastrados no Google. Pronto! Você está no painel administrativo do CONDOMOB, conforme a figura abaixo.

Todas as funções estão na coluna do lado esquerdo. Quando é administrado mais de 01 (um) condomínio, basta clicar no botão ALTERAR (canto superior direito da tela) para visualizar todos os condomínios cadastrados no sistema.

DICA: Tanto no Módulo Social como no Módulo Financeiro, a medida que navegar pelas funções, verá no canto inferior direito dois botões que serão de grande ajuda:

Assistir vídeo dessa funcionalidade - Clicando aqui pode-se assistir a um vídeo explicativo com o detalhamento operacional da função em que está navegando no Módulo Social ou no Módulo Financeiro. Estes vídeos funcionam como um auto treinamento dos módulos.

Condobot - Aqui há um Chat Online onde pode ser colocado perguntas ou dúvidas sobre as funções do CONDOMOB. Caso não se tenha uma resposta imediata, poderá ser aberto um ticket solicitando o atendimento de nosso Suporte Técnico. 

 

ATENÇÃO: Estes profissionais não utilizam o aplicativo, pois o ambiente APP é apropriado para manuseios rápidos/simplificados e não para trabalhar no dia a dia. Como o CONDOMOB tem interface responsiva, todo o conteúdo do sistema se ajusta automaticamente aos diferentes tamanhos de telas dos dispositivos, então a aplicação WEB pode ser acessada normalmente por smartphones, tablets, notebooks e desktops.

A Administradora de Condomínios e o Supervisor terão acesso a todas as funções do SÍNDICO, já a PORTARIA e o ZELADOR terão acesso a funções específicas.

 

4.

COMO ACESSAR O MÓDULO FINANCEIRO

Para entrar na área de trabalho do Módulo Financeiro, basta clicar na função MÓDULO FINANCEIRO no painel administrativo do Módulo Social. Outra maneira é acessar o nosso site: https://condomob.net/ e entrar na opção LOGIN/ÁREA FINANCEIRA e usar o e-mail e senha cadastrados no Google. Novamente todas as funções estão na coluna do lado esquerdo, conforme a figura abaixo.

 

5.

CONDOMÍNIOS

CADASTRANDO AS UNIDADES

CADASTRANDO OS USUÁRIOS DO PAINEL ADMINISTRATIVO

Para cadastrar as unidades poderá usar o vídeo explicativo disponível na função UNIDADES > + ADICIONAR UNIDADES ou siga as orientações clicando ao lado: Cadastro de Unidades.

ATENÇÃO:

1º) Os identificadores das unidades criados podem ser prontamente alterados pelo usuário antes de serem "salvos". Mas depois que estes identificadores são "salvos", só poderão ser alterados e/ou excluídos pela Equipe Condomob, para se preservar a integridade da programação.

2º) Solicita-se à Equipe Condomob a liberação do acréscimo de mais unidades, somente se a nova quantidade total exceder a quantidade firmada em contrato.

Para preencher os dados dos moradores: nome, CPF, e-mail, telefone, etc., poderá usar o vídeo explicativo disponível na função UNIDADES > EDIÇÃO EM PLANILHA que mostrará que o preenchimento da planilha do CONDOMOB é do mesmo modo como preencheria uma planilha Excel, isto é, usando as opções Selecionar, Copiar e Colar, não esquecendo de clicar em SALVAR ALTERAÇÕES. Também poderá seguir as orientações clicando ao lado: Edição em Planilha.

DICA: Ao clicar no Menu de Barras no canto superior esquerdo da tela, a EDIÇÃO EM PLANILHA o Menu do Módulo Social será exibido.

Depois de preenchido esta planilha, os dados automaticamente aparecerão na função UNIDADES > UNIDADES.

DICA: Na função UNIDADES > UNIDADES não se esqueça de na unidade do(a) síndico(a) colocar SIM na configuração “Síndico?” para que o ícone ÁREA DO SÍNDICO apareça no aplicativo. O mesmo pode ser feito para o(a) subsíndico(a).

Para cadastrar, alterar ou remover os usuários do painel administrativo poderá usar o vídeo explicativo disponível na função MEU CONDOMÍNIO > USUÁRIOS PERMITIDOS ou siga as orientações clicando ao lado: Cadastrar Usuários.

 

6.

ADMINISTRADORAS

CADASTRANDO OS CONDOMÍNIOS

CADASTRANDO OS USUÁRIOS DO PAINEL ADMINISTRATIVO

CADASTRANDO AS UNIDADES

Para cadastrar condomínios poderá usar o vídeo explicativo disponível na função MINHA ADMINISTRADORA > + NOVO CONDOMÍNIO ou siga as orientações clicando ao lado: Cadastrar um Condomínio.

Para cadastrar, alterar ou remover os usuários do painel administrativo poderá usar o vídeo explicativo disponível na função MEU CONDOMÍNIO > USUÁRIOS PERMITIDOS ou siga as orientações clicando ao lado: Cadastrar Usuários.

Para cadastrar as unidades poderá usar o vídeo explicativo disponível na função UNIDADES > + ADICIONAR UNIDADES ou siga as orientações clicando ao lado: Cadastro de Unidades.

ATENÇÃO:

1º) Os identificadores das unidades criados podem ser prontamente alterados pelo usuário antes de serem "salvos". Mas depois que estes identificadores são "salvos", só poderão ser alterados e/ou excluídos pela Equipe Condomob, para se preservar a integridade da programação.

2º) Solicita-se à Equipe Condomob a liberação do acréscimo de mais unidades, somente se a nova quantidade total exceder a quantidade indicada pelo usuário no ato do cadastramento do condomínio.

Para preencher os dados dos moradores: nome, CPF, e-mail, telefone, etc., poderá usar o vídeo explicativo disponível na função UNIDADES > EDIÇÃO EM PLANILHA que mostrará que o preenchimento da planilha do CONDOMOB é do mesmo modo como preencheria uma planilha Excel, isto é, usando as opções Selecionar, Copiar e Colar, não esquecendo de clicar em SALVAR ALTERAÇÕES. Também poderá seguir as orientações clicando ao lado: Edição em Planilha.

DICA: Ao clicar no Menu de Barras no canto superior esquerdo da tela, a EDIÇÃO EM PLANILHA aumentará o tamanho e ocupará todo o comprimento da tela, facilitando seu preenchimento.

Depois de preenchido esta planilha, os dados automaticamente aparecerão na função UNIDADES > UNIDADES.

DICA: Na função UNIDADES > UNIDADES não se esqueça de na unidade do(a) síndico(a) colocar SIM na configuração “Síndico?” para que o ícone ÁREA DO SÍNDICO apareça no aplicativo. O mesmo pode ser feito para o(a) subsíndico(a).

 

7.

1º ACESSO AO SISTEMA PELOS MORADORES

DISPARO DOS LOGINS E SENHAS

​Na função UNIDADES > GERAÇÃO DE SENHAS > GERAR pode-se disparar de uma única vez os USUÁRIOS e as SENHAS para todos os moradores.​​ Estes dados serão automaticamente enviados para o e-mail do morador que estiver cadastrado no sistema e também é possível gerar uma lista em PDF com as senhas através do botão IMPRIMIR.

DICA: Caso algum morador informe que não recebeu o USUÁRIO/SENHA, o oriente a: 1) verificar a LIXEIRA e o SPAM de suas caixa de entrada e 2) confirmar se está correto seu endereço de e-mail cadastrado no sistema.

​Para orientar o condômino em seu 1º acesso ao sistema, fornecemos um INFORMATIVO DE 1º ACESSO em JPG com instruções simples e apresentadas de um modo fácil de entender. Recomendamos que o imprima​​ e o coloque em pontos estratégicos no condomínio ou ​o ​entregue ​a​os condôminos​ junto com o boleto da taxa condominial.​​ Também poderá disponibilizá-lo pelo Whatsapp ou transformá-lo num banner e colocá-lo nos portões de acesso de veículos.

IMPORTANTE: Antes e depois de liberar o sistema aos moradores, é importante alimentar o conteúdo do CONDOMOB e já começar a usar suas funções para os moradores perceberem a utilidade do aplicativo no dia a dia e o porquê foi feito este investimento no condomínio, e assim se evite o pedido de cancelamento do sistema. Então, recomendamos que:

  • inclua em ESPAÇOS COMUNS o nome, descrição e fotos das áreas comuns para pleno uso da função RESERVA DE ESPAÇO

  • disponibilize no aplicativo as últimas Atas de Reunião, os últimos Balancetes Financeiros e o Estatuto do Condomínio na função DOCUMENTOS; 

  • cadastre os funcionários na função COLABORADORES e os dados necessários na função RAMAIS/INTERFONES. Contatos importantes como o de Hospitais, Farmácias, Posto de Saúde, Pontos de Taxi, Pizzarias, etc. podem constar na função CONTATOS

  • use a função CALENDÁRIO DE EVENTOS para deixar os moradores a par dos trabalhos que serão feito em breve no condomínio; e as funções ASSEMBLEIAS VIRTUAIS e ENQUETES E VOTAÇÕES para abordar assuntos online sem precisar fazer uma reunião presencial; 

  • se foi contratado o Módulo Financeiro, se habitue a utilizar a função 2a. VIA DE BOLETO com sua facilidade na visualização: da data do vecto., do valor, da composição, das instruções, do código de barras e a possibilidade de fazer o download do boleto em PDF. Tudo simples, prático e rápido!

 

8.

INFRAESTRUTURA PARA A PORTARIA

Para o correto funcionamento do módulo PORTARIA, recomendamos a internet de no mín. 2Mb inteiramente livres para o uso dos porteiros. Também sugerimos o uso de no mín. um Tablet de 7" para melhor visualização dos comandos e preenchimento das informações. Poderá usar o vídeo explicativo disponível nas sub-funções da PORTARIA ou siga as orientações clicando ao lado: Portaria.

 

9.

AUTO TREINAMENTO DO MÓDULO SOCIAL

Para o  auto treinamento do  Módulo Social use os vídeos explicativos (material de apoio) alistados da função  SUPORTE no painel administrativo do Módulo Social, conforme a figura abaixo.

DICA: Tanto no Módulo Social como no Módulo Financeiro, na função SUPORTE temos 03 botões no topo da página:

Abrir Ticket - O usuário é direcionado a Central de Ajuda onde poderá preencher um formulário descrevendo em detalhes e de modo claro a ajuda que precisa. Com estas informações o Suporte Técnico poderá responder por escrito ou fazer uma vídeo chamada, a melhor opção para o assunto.

Sugerir Melhoria - Aqui é possível enviar sugestões de melhorias ao CONDOMOB, que serão respondidas por volta do dia 15 de cada mês.

Documentação - Dará acesso ao nosso Manual Online com orientações de uso das funções do Módulo Social e do Módulo Financeiro.

 

10.

TREINAMENTO PADRÃO DO MÓDULO FINANCEIRO

O Suporte Técnico CONDOMOB dará o treinamento online do Módulo Financeiro direcionado a implantação de 01 (um) condomínio. O treinamento é por um período máximo de 04 dias, com duração de 1h cada dia. O agendamento poderá ser em dias alternados e os horários poderão se repetir ou não, mas sempre será com o mesmo instrutor.  Será criado um grupo no WhatsApp de apoio temporário de implantação do Módulo Financeiro CONDOMOB que ficará aberto por 60 dias após a liberação do sistema. O treinamento online deverá ser agendado e concluído dentro deste período.

ATENÇÃO:
Somente agendaremos o treinamento online depois de confirmarmos que as configurações estão completas e os preparativos foram atendidos pelo cliente, conforme especificado a seguir.
 
 
CONFIGURAÇÕES
Antes do treinamento, o cliente deverá fazer as configurações iniciais nas funções GERAL e CONFIGURAÇÕES se orientando pelos itens pendentes que aparecem em destaque na cor laranja no painel de trabalho do Módulo Financeiro, conforme a figura abaixo:

Para fazer estas configurações siga as orientações nos vídeos explicativos (material de apoio) alistados na função SUPORTE da área de trabalho do Módulo Financeiro, conforme a figura abaixo.

 

PREPARATIVOS

Para a execução do treinamento online são indispensáveis os itens a seguir:

  • Estar cadastrado os dados dos moradores (nome, cpf, e-mail, etc.) de no mín. 05 unidades;
  • Ter disponível uma internet estável;
  • Utilizar o Skype ou o Meet (Google);
  • Utilizar o navegador Google Chrome;
  • Usar um Desktop ou Notebook (não usaremos smarthphone ou tablet no treinamento);
  • Ter fone de ouvido ou caixas acústicas e microfone (interno ou externo) funcionando;
  • Participar do treinamento as pessoas “chave” que depois repassarão as informações aos demais colaboradores ou funcionários, pois a solicitação de refazer o treinamento para novas pessoas poderá ter custos adicionais.

 

11.

MÓDULO BOLETO UPLOAD (MBU)

Este módulo permite manusear os boletos em PDF gerados por outro software financeiro utilizado pelo condomínio ou pela administradora de condomínio e os disponibilizar na função 2ª VIA DE BOLETO do sistema CONDOMOB.

Para saber como utilizá-lo, veja as instruções no vídeo abaixo:

 

12.

SUPORTE TÉCNICO

Com o objetivo de centralizar e melhor atender os chamados de Suporte Técnico (ST), pedimos a gentileza que toda e qualquer solicitação seja enviada para o nosso canal oficial de atendimento:

http://condomob.net/suporte
de Segunda a Sexta, em dias úteis, das 08-12:00hs e 14-18:00hs, no horário de Brasília/DF.

Este procedimento permite avaliarmos se o assunto é novo, recorrente, pontual, se já está em trabalho de atendimento, etc, pois com estas informações o ST poderá responder por escrito ou fazer uma vídeo chamada, a melhor opção para o assunto.

Lembramos que contratualmente o ST tem um prazo mín. de 02 horas úteis para responder às solicitações e nossos atendentes não estão autorizados a responder solicitações encaminhadas para seus contatos pessoais.

 

13.

SUGESTÕES

Sugestões de melhorias no sistema poderão ser enviadas para o link: http://condomob.net/suporte que serão respondidas por volta do dia 15 de cada mês.

 

14.

BOLETOS DE PAGAMENTO E NOTAS FISCAIS DO CONDOMOB

O boleto bancário é emitido entre os dias 27 e 29 do mês anterior a data do vencimento das cobranças. O CLIENTE obtém o boleto:
1) através do painel do CONDOMOB na função MEU CONDOMÍNIO/MINHAS COBRANÇAS ou MINHA ADMINISTRADORA/ADMINISTRADORA/MINHAS COBRANÇAS;
2) pelo envio do link de acesso (URL) do boleto para o e-mail informado na contratação.

As notas fiscais são em versão eletrônica (NF-e). A 1ª emissão será mediante a solicitação do CLIENTE e as demais se darão automaticamente até o 5º dia útil de cada novo período (mês) de competência, sendo disponibilizadas:
1) no painel do CONDOMOB na função MEU CONDOMÍNIO/MINHAS NOTAS FISCAIS ou MINHA ADMINISTRADORA/ADMINISTRADORA/MINHAS NOTAS FISCAIS;
2) por email, no endereço informado na contratação.

 

Estamos à disposição,

CONDOMOB - Condomínios Inteligentes!